A globális folyamatok korábban nem tapasztalt mértékben hatnak a vállalkozásokra, a nehézségekkel pedig sokszor a beszerzők szembesülnek elsőként. Alapanyaghiány, egekbe szökő szállítási költségek, akár naponta változó árak, árfolyam ingadozás – csak néhány azon problémák sorából, amivel a beszerzési osztályoknak meg kell küzdeniük. Hogyan lehet megőrizni a versenyképességet és csökkenteni a kockázatoknak való kitettséget? A beszerzési osztályok változó szerepköréről és a szakmát érintő megkerülhetetlen folyamatokról beszélgettünk Héjjas Jánossal, a Manutan magyarországi cégvezetőjével.
Háború, infláció, klíma- és energiaválság. Hogyan csapódik le mindez a beszerzőknél?
Már a 2020-as covid-sokk is komoly megrázkódtatással járt. Most azt látjuk, hogy ez a folyamat tovább erősödik, és sajnos a beszerzők szembesülnek elsőként a nehézségekkel.
Ilyen körülmények között a beszerzési osztályok büdzséje hónapok alatt elszállhat, ezért felértékelődnek azok az üzleti kapcsolatok, ahol a felek hatékonyságra, tervezhetőségre és kiszámíthatóságra törekszenek.
Nem kérdés, hogy a háború, az alapanyaghiány és az energiaválság együttes hatása már minden szektorban kongatja a vészharangot: felelősebb, fenntartatóbb és takarékosabb fogyasztás felé kell elmozdulni lakossági és vállalati szinten is. Ebben komoly szerep jut a beszerzőknek is, hiszen az ő segítségükkel honosodhatnak meg cégeknél olyan újítások, mint a lean beszerzés vagy a CSR-szemlélet. Ezek hosszú távon alapozzák meg a versenyképességet, a hatékonyságot és a fenntarthatóságot.
Az olcsóság egyre inkább relatívvá válik, hiszen lehet, hogy egy-egy kedvező árú beszerzésnek egyszerűen máshol, vagy másképp fizetjük meg az árát (pl. drágább szállítás, magasabb üzemben tartás, költségesebb ártalmatlanítás az életciklus végén stb.).
A beszerzésre is igaz, hogy szemléletváltásra van szükség. Aki nyitott erre, hogyan kezdjen neki?
Ami a legfontosabb, hogy nyitottnak kell lenni az újdonságokra és hinni kell abban, hogy a tetteinkkel formálhatjuk a jövőt. Ezek elsőre nagy szavaknak tűnhetnek és talán kicsit megfoghatatlan is. Mondok is gyorsan egy példát, hogy kézzelfoghatóvá tegyem. A kölcsönös kommunikáció és az információk megosztása a beszerzési piac valamennyi szereplőjét segíthetjük. Sokáig mi sem gondoltunk például arra, hogy a Manutannál rendelkezésünkre álló több mint 50 éves tapasztalat mások számára is hasznos lehet. Aztán rá kellett jönnünk, hogy a mai globalizált világban igenis van létjogosultsága annak, hogy a jó gyakorlatokat és trendeket megosszuk az ügyfeleinkkel, hiszen azok nagyon rövid időn belül megjelennek a magyar beszerzési gyakorlatban is. Ezért elindítottuk a Manutan Blogot, ahol ma már sok-sok anyagot publikálunk magyarul is.
Milyen típusú publikációk ezek?
Egy kicsit visszakanyarodnék az előző témánkhoz, mert a most megélt energiaválság és a gazdasági nehézségek végső soron a fenntarthatóságról, az egyén és a vállalatok felelősségéről szólnak. Mi már évek óta nagyon komolyan foglalkozunk a CSR kérdéskörével. Mitől lesz fenntarthatóbb a beszerzés? Hogyan csökkenthető a hulladék? Mit tehet egy cég a bolygónk jövőjéért? Ezekben a kérdésekben konkrét, kézzel fogható tanácsokat adunk a blogon keresztül. De publikálunk olyan tanulmányokat is, amik egy-egy trendet, vagy előre mutató irányzatot mutatnak be és a céljuk a szemléletformálás.
Mik ezek a trendek és irányzatok?
Az egyik, hogy a lean menedzsment és az agilis megközelítés – a gyártás mellett – egyre inkább megjelenik a beszerzésben is. Ha belegondolunk, cégen belül a beszerzési osztály az, ahol a külső erőforrások összehangolása zajlik. A lean beszerzés és az agilis megközelítés segítségével a folyamatokat optimalizálni lehet, a felesleges költségeket drasztikusan csökkenteni, a hatékonyságot növelni és végső soron nagyobb értéket teremteni.
Mondok konkrét példát is erre. A Metalworks egy irodabútorokat gyártó amerikai cég. Amikor elkezdtek lean szemlélet szerint „vizsgálódni”, rájöttek, hogy milyen sok vizet pazarolnak el az öblítési műveletek során. A családi tulajdonban működő vállalkozás ezért megbízta egyik partnerét, hogy tervezzen nekik egy olyan kaszkád öblítőrendszert, amelyik újrahasznosítja a vizet. Az eredmények magukért beszélnek: évi 16 millió liter vizet és 30 000 dollárt tudott megtakarítani az újítással. Aztán 20%-kal csökkenteni tudták a felhasznált vegyszerek mennyiségét is, ami újabb 20 000 dolláros megtakarítást jelentett.
Számos cég együtt alkalmazza a lean és az agilis eszközrendszert, hogy a legjobbat hozza ki mindkét szemléletből. Ez a megközelítés – amit így együtt angolul „Lean-Agile” vagy a kettőt összeolvasztva „Leagile” beszerzésnek nevezünk – közös célokat tart szem előtt: a vállalkozások versenyképességének javítását és ellenálló képességük fokozását. Mindez a felesleges, azaz többletértéket elő nem állító, feladatok kiiktatásáról szól, miközben egy folyamatosan fejlődő módszertani keretrendszert alkalmaz.
Jól látszik, hogy átalakulóban van a teljes szakma. Egy beszerzési szakember ma már messze nem csak megrendeléseket és vásárlásokat bonyolít. Megtervezi és számszakilag is alátámasztja a felelős, fenntartható fogyasztási döntéseket, amik maximálisan igazodnak mind térben, mind időben a vállalat igényeihez. Úgy is szokták ezt mondani, hogy a tranzakcionális, repetitív feladatokat ellátó munka felől egyre inkább a stratégiai döntés-előkészítő, magas hozzáadott értékű munka felé tolódik el a beszerzési osztályok működése. Azt tapasztaljuk, hogy azon beszerzési osztályok, ahol elérhető az e-procurement rendszer (ami manuális munka helyett automatizmusokkal operál, ezzel értékes munkaidőt szabadítva fel), ott sokkal több időt tudnak szánni a beszerzők a felhasználói igények felmérésére, az előzetes kockázatértékelésre, a TCO (teljes életút költség) optimalizálására, innovációra, miközben használatával az idő mellett az adminisztratív költségek egy része is megspórolható.
Egy másik nagyon jellemző trend, hogy erősödik a vállalatok társadalmi felelősségvállalásának kérdésköre. A már korábban is említett CSR számos területet felölel a befogadóbb társadalomtól az etikus fogyasztáson át a klímavédelemig. Ma már egyetlen vállalat sem mondhatja azt, hogy nem szentel időt és pénzt ezekre a kérdésekre, amik így szükségszerűen megjelennek a beszerzésekben is, ideális esetben pedig mindennek az alapja az adott cég CSR-politikai irányelve. Hogy csak két figyelemre méltó adatot említsek: a felmérések szerint az európai fogyasztók 90%-a elvárja egy márkáktól, hogy álljanak ki a fenntartható fejlődés mellett, 56%-uk pedig hajlandó is többet fizetni egy termékért, ha az környezetkímélőbb.
A Manutan hogyan tudja támogatni a cégek CSR tevékenységét?
Ma már több mint 17 ezer újrahasznosított alapanyagból készült termék található Manutan kínálatában. A fenntarthatóság egyik alapelve, hogy az a legjobb hulladék, ami létre sem jön. Ezt a Manutannál kétféleképpen is támogatjuk. Egyrészt minőségi, tartós termékeket kínálunk, így azokat hosszú időn keresztül lehet biztonságosan használni. Tartós termékekkel drasztikusan csökkenthető a keletkező hulladék mértéke. Ebben olyannyira hiszünk, hogy a sajátmárkás termékeinkre 10 év garanciát vállalunk. Másrészt olyan alapanyagokat használunk (pl. fa, fém), amelyek az életciklusuk végén nem szemétként, hanem újrahasznosítható alapanyagként kerülhetnek ismét felhasználásra, ami a körforgásos gazdaság alapja. Aki érzékeny a témára, az ma már gond nélkül be tud rendezni egy teljes irodát vagy akár egy raktárt is újrahasznosított anyagok felhasználásával készült berendezésekkel.
De hatalmas figyelmet fordítunk a logisztikánk optimalizálására is, kezdve a kamionjaink rakterének kihasználtságától a csomagméretek csökkentésén át a felhasznált csomagolóanyagokig. A szénlábnyom csökkentésében komoly előnyünk, hogy európai családi vállalkozásként termékeink többségét nem távol-keleti országok raktáraiból, hanem a „szomszédból” szállítjuk, a termékeink 98,5%-a európai beszállítóktól származik. Fedezze fel a Manutan termékkínálatát! >>
Említettük, hogy átalakulóban van a szakma. A cég akkor kezdte a működését, amikor a beszerzők még offline kapcsolatban voltak a beszállítókkal. Ehhez képest mi a jelenlegi helyzet?
Ahogy minden más területen, itt is berobbant a digitalizáció és minden felgyorsult. A webáruházak térnyerésével és a logisztika digitalizációjával aztán nagyot változott a világ. Azon túl, hogy egyre több termék lett online is rendelhető, ma már e-procurement rendszerek támogatják a beszerzőket, az ügyfelek számára is elérhető, transzparens és valós idejű raktárkészletek és árak segítik a hatékony döntéshozatalt, illetve minden műszaki paraméter és tanúsítvány elérhető online is.
Hogy egy konkrét példát említsek. Egy több száz fős cégnél a legegyszerűbb irodaszerek beszerzése is elvihet akár egy teljes munkanapot, mivel a folyamat rengeteg adminisztratív jellegű manuális lépésből áll: begyűjteni az igényeket, azokat összesíteni, kalkulációt készíteni, megrendelőt írni stb. Ehhez képest e-procurement rendszerrel a teljes folyamat automatizálható és a beszerzőnek csak az előre definiált döntési és jóváhagyási pontokon kell beavatkoznia. Mennyivel jobban hangzik nem?
Ugyanakkor nem állíthatjuk, hogy minden a digitális térben zajlik. A személyre szabott tanácsadás például felértékelődött, hiszen egy hozzáértő csapat a beszerzési szakember munkáját nagyon komolyan tudja támogatni a tervezéstől egészen a kivitelezésig. Egyszóval folyamatos mozgásban, fejlődésben van a szakma, de ez így van jól, ez a lean szemléletnek is az egyik mozgatórugója.
Könnyítse meg életét és olvassa szakmai cikkeinket a Manuntan Blogon! A cikkek mellett érdekes tanulmányokat, infógrafikákát osztunk meg olvasóinkkal. Legyen még nyitottabb a világra, lépjen tovább a blogra >>
Szponzorált tartalom
