Nem kell félni, nem fog fájni

Robotok veszik át a munkát? Na végre!

2023. március 30. csütörtök

A csapból is az folyik, hogy a vállalatoknak digitalizálni és automatizálni kell működésüket. A folyamatrobotizációval (“RPA”, Robotic Process Automation) eddig mégis kevesen találkoztak testközelből, pedig a technológia óriási segítséget nyújthat változatos működési kihívások leküzdésében.

Kiknek való a folyamatrobotizáció?

Az RPA elsősorban azoknak a közepes és nagyobb méretű szervezeteknek nyújt segítséget, melyek nagy számban végeznek manuális, ismétlődő feladatokat. A működés komplexitását jellemzően az alkalmazott rendszerek száma is növeli, az azok közötti adatmozgatás még manapság is megdöbbentő mennyiségű emberi munkát képes generálni.

Sokszor előfordul, hogy a digitalizációs és automatizációs projektek, programok csúsznak, ilyen-olyan okból mindig “jövőre indulnak el”. Az RPA-t minden olyan vállalatnak érdemes közelebbről szemügyre vennie, aki “majd” helyett “most” akar javítani működésén.

Melyek a jól automatizálható folyamatok?

A jól automatizálható folyamatoknak kettő fontos ismérve van:

A végrehajtáshoz szükséges adatok strukturált formában rendelkezésre állnak. Ilyen lehet például egy sztenderd formátumú excel tábla, elektronikus űrlap, vagy akár egy rendszerképernyő.
A folyamat gyakorlati végrehajtása szabályokkal leírható. Itt nem az ISO-ra és a fiókban porosodó ügyvitelikre kell gondolni. Csak az számít, hogy a napi munkát végző kollégák a bemeneti adatokból ugyanazon lépések végrehajtásával ugyanazokra az eredményekre jutnak-e.

Honnan tudjuk, hogy egy folyamatot operációs, illetve pénzügyi szempontból érdemes lenne automatizálnunk?

RPA-val a nagyvállalati működés 80+ százaléka technikai értelemben megcélozható, ugyanakkor az már nem mindig kézenfekvő, hogy mely működési területeken tudjuk automatizációval a legnagyobb értéket teremteni. Az alábbi kérdéseket javasolt feltenni a kollégáinknak:

Melyek a leggyakrabban ismételt manualitást tartalmazó folyamataink?
Mely rendszerek között kell kézzel (pl. Excelen keresztül) adatokat mozgatnunk?
Melyek azok a sztenderd feladatok, melyen több kolléga is dolgozik?
Mivel elégedetlenek az ügyfeleink? A társterületek? A partnereink? Változó a minőség? Nem tartjuk a határidőt?
Van-e olyan folyamatunk, melynek (részleges) kiesése a működés folytonosságát, vagy eredményességét veszélyeztetné?
Van-e olyan manuális feladatunk, melyre belátható időn belül nem várható IT megoldás?

Mégis mit nyerhetünk robotok bevezetésével?

A legkézenfekvőbb haszon a robotok által megtakarított idő, amit a kollégák – gyakran igen magasan képzett szakemberek – hasznosabb feladatokra tudnak fordítani. A robotok gyorsan és pontosan hajtják végre a rájuk bízott feladatot, mely a külső, belső ügyfeleknél gyors és magas színvonalú kiszolgálás formájában jelentkezik. Mivel a robotok elsőre jól végzik el a feladatokat, jelentősen csökken a hibák nyomozására és javítására fordított idő is.

A működési hatékonyságon túl egyre inkább felértékelődik a működésbiztonság fenntartása és a gyors alkalmazkodás képessége. A robotok korlátlan változatosságú és mennyiségű feladaton, folyamatosan dolgozhatnak, ráadásul az igényeknek megfelelően szinte azonnal átcsoportosíthatóak.

Fenti hasznokat figyelembe véve pénzügyileg rövid távú megtérüléssel, majd folyamatos jelentős megtakarítással számolhatunk.

Hogyan érdemes elindulni a robotizációval?

Mivel a technológia újszerű, érdemes vele egy kisebb pilot keretében megismerkedni. Ennek javasolt menete a következő:

Felmérünk egy mérsékelt komplexitású folyamatot, mely megfelel az automatizációs követelményeknek (sztenderd és rendelkezésre állnak az adatok).
Előkészítjük a robotizációhoz szükséges informatikai eszközöket (pl. robot által használt számítógép, mappa jogosultságok, rendszerhozzáférések).
Lefejlesztjük a robotot és teszteljük a működését.
Fokozatosan éles üzembe állítjuk a robotot és a pilot időszakban futtatjuk.
A pilot időszak lezárultával értékeljük a robot teljesítményét (pl. elvégzett feladatok száma, üzleti kivételek aránya, megtakarított idő stb.).

Az első robot jellemzően pár hét alatt élesbe állhat. A robotot igénylő terület szakértői az igény meghatározásába, később pedig a robot tesztelésébe kell bevonódjanak összesen pár nap erejéig.

Magunk is meg tudjuk csinálni az első robotot, vagy vonjunk be inkább külső szakértőt a pilotra?

Az RPA technológia lényegi sajátossága, hogy az alapjai gyorsan elsajátíthatóak, ugyanakkor egy megbízhatóan teljesítő, hibatűrő, könnyen üzemeltethető robot tervezése és fejlesztése már erős módszerességet és gyakorlatot feltételez. Emiatt a pilotra javasolt robotok implementálásában gyakorlott külső szakértőt bevonni.

A pilot sikerességének esélyét növeli, ha a külső szakértő bizonyított tapasztalattal rendelkezik többféle RPA platform használatában és változatos folyamatok automatizálásában. Mivel a robotizáció eredményességét nagymértékben befolyásolja a megcélzott üzleti folyamat (és annak kontextusának) mély megértése, jó, ha a partner az üzleti és informatikai képességeket is egyesíteni képes szakértőket tud biztosítani számunkra.

Az RPA bevezetése melletti elköteleződés esetén hasznos, ha a bevont szakértő partner támogatást tud nyújtani a teljes robotizációs tevékenységi körben (a robotok fejlesztésén túl akár az RPA folyamatok kialakításában, vagy a belső csapat felállításában is).

A sikeres pilotot követően érdemes összegyűjteni további kézenfekvő automatizálandó folyamatokat és számba venni az RPA bevezetésével járó költségeket is. Ez alapján a szervezet informált döntést tudni hozni arról, hogy robotokkal (is) támogatja működését, vagy egyéb utat választ.

A HeroBot Kft. a folyamatrobotizáció szakértője, az üzleti igény felmérésétől a robotfejlesztésen át egészen a robotüzem felügyeletével bezárólag támogatja partnereit.