A kommunikáció a beszerzési folyamat elengedhetetlen része!

A LinkedInen több nemzetközi beszerzői csoportot is követek és az utóbbi időben elkezdtek megjelenni nagyon hasznos infografikák arról, hogy mi is az a procurement vagy éppen olyan segítő grafikák, amik útba igazítanak a beszerzés rövidítései, vagy a különböző folyamatok között. Azt gondolom, hogy nagyon sokat segítenek ezek a procurement megítélésében, de valamelyik nap a tendereztetést bemutató grafika nálam azért eléggé rendesen kiverte a biztosítékot.

Egy minősített nemzetközi beszerzési tanácsadó, aki egy multi biztosítótársaság Procurement managere készített infografikát a tenderezési folyamat hét lépéséről, amit az alábbiak szerint fogalmazott meg:

Silye Zoltán
Szerző: Silye Zoltán
    1. Dokumentáció előkészítése
    2. Beszállítói lista összeállítása
    3. Ajánlatkérés kiküldése
    4. Ajánlatok összegyűjtése
    5. Az ajánlatok összehasonlítása
    6. Beszállító kiválasztása
    7. Az eredmény kihirdetése

Első ránézésre egészen jól összeszedett processnek néz ki, még a pontok alatt add további tippeketet, hogy a dokumentáció összekészítése során mire érdemes odafigyelni, vagy hogy a vendor lista összeállításánál érdemes a már ismert cégek mellé választani egy-két új belépőt is.

Ugyanakkor számomra nem ezt jelenti a beszerzés vagy a procurement, ez valóban egy olyan folyamat, amit kisebb programozás után egy gép el tud látni helyettem, ha behozok három gyereket, aki a közeli gimnázium előtt cigizik a szünetben és elmagyarázom neki 15 percben, valószínűleg már holnap végig tudja vinni a folyamatot.

Ráadásul a hölgy nem szégyelli azt leírni a beszállító kiválasztásánál, hogy ha a tender dokumentációban megfogalmazott minden feltételnek megfelel, akkor a legolcsóbb ajánlatot kell kiválasztani.

De akkor lássuk csak én az eddigi tapasztalatom szerint mit adnék még a processhez:

1. Ismerjük a szükségleteket, vagy a problémát: Mindig hittem benne, hogy csak akkor tudjuk jól végezni a munkánkat, ha sikerül elérnünk, hogy a társosztály vonjon be minket, már a projektek tervezésébe, hogy megismerhessük pontosan milyen problémára keresnek megoldást, mi a szükségletük, mi az a fókusz, ami alapján beszállítót keresnek.

2. Ismerjük, vagy ismerjük meg a piacot: Azt gondolom, hogy nem az a jó megoldás, ha a cég beszerzése 3-4-10 beszállítót alkalmaz évek óta és minden tenderen őket forgatja körbe. Érdemes megismerni és ismerni a piacot, amiben dolgozunk, hiszen akkor fogjuk tudni a megfelelő beszállítókat megtalálni a problémára, ha kapcsolatunk van velük, illetve ők folyamatosan el fognak látni piaci információval, bemutatják a piaci innovációkat, megoldásokat, amit a beszerzés képes lesz szállítani a társosztályok problémájára.

3. A kommunikáció elengedhetetlen: A hölgy a teljes tender folyamatot lefolytatná e-mailezéssel, de az elmúlt 10 év során számomra az volt a legnagyobb tapasztalat, hogy elengedhetetlen a kommunikáció és, hogy legalább felületesen megismerjük az ajánlattevőket. Számos olyan alkalom volt mikor az ajánlat alapján legjobb beszállítóról a beszélgetések során kiderült, hogy a két cég karaktere olyan szélsőségesen eltér egymástól, hogy ha kiválasztjuk őket, akkor nagyon hamar szakítás lett volna a vége. De számos alkalommal történt olyan, hogy a kommunikáció során kiderült, hogy van olyan ötletük, ami olcsóbb és jobb megoldást kínált a problémánkra, de az igénylői oldal valamiért erről nem tudott, nem ismerte a megoldást. De arra is volt példa, hogy ott derült ki, hogy valamivel nem számoltunk, ami szerződéskötés után lehetetlenné tette volna az együttműködést, lásd olyan IT háttér szükséges, amit a cég nem képes biztosítani.

4. Mindig tárgyaljunk az árakról és feltételekről: Nem, ne alkudozzunk, hanem a két potenciális nyertessel még egyszer üljünk le és beszéljük át az árakat és a feltételeket. Az elmúlt 10-20 év “harctéri” beszerzői a mi kis piacunkon elérték azt, hogy a piac mindig egy kicsit magasabbra lő, mert úgyis elkezdenek majd három körben alkudozni (“höhöhö mennyit engedsz a feléből”). Szerintem ezen a ponton érdemes egy őszinte beszélgetést folytatni a beszállítóval arról, hogy értékeljük a tudásukat, az ajánlat meggyőző számunkra, de milyen meglátásuk van, amivel esetleg optimalizálni lehetne a feltételeket. Egészen változatos megoldásokat lehet itt hallani, amivel megismerhetjük azokat a feltételeket, amivel az ő oldalukon optimalizálni lehet a költségeket és egyéb feltételeket és egy win-win helyzetet lehet kialakítani. De az is beszédes, ha a beszállító elzárkózik ettől a beszélgetéstől, vagy azt válaszolja, hogy az ajánlatban minden benne van.

Hosszan lehetne folytatni még a felsorolást, de talán össze lehetne foglalni azzal a témát, hogy a beszerzés nagyban egy kommunikációs feladat, amit nagyon sokan elfelejtenek és próbálják minél hatékonyabban egy központi e-mail cím mögé elbújva végezni a feladatukat, de azt gondolom, hogy ez nem lehet hatékony. És ha így végezzük a feladatunkat, akkor visszatérünk oda, hogy a beszerzés csak egy adminisztratív támogató osztály lesz, de én hiszek abban, hogy a beszerzés nem egy adminisztratív támogató osztály.

A cikk szerzője: Silye Zoltán beszerzési szakértő.

Címlapfotó: fauxels from pexels

A témáról sokat fogunk beszélgetni a Beszerzői Bár 5.0-án is! Hozzátennéd a nézőpontod? Írd meg nekünk véleményed a beszerzes@beszerzes.hu címre!

- H I R D E T É S -