A LinkedInen több nemzetközi beszerzői csoportot is követek és az utóbbi időben elkezdtek megjelenni nagyon hasznos infografikák arról, hogy mi is az a procurement vagy éppen olyan segítő grafikák, amik útba igazítanak a beszerzés rövidítései, vagy a különböző folyamatok között. Azt gondolom, hogy nagyon sokat segítenek ezek a procurement megítélésében, de valamelyik nap a tendereztetést bemutató grafika nálam azért eléggé rendesen kiverte a biztosítékot.
Egy minősített nemzetközi beszerzési tanácsadó, aki egy multi biztosítótársaság Procurement managere készített infografikát a tenderezési folyamat hét lépéséről, amit az alábbiak szerint fogalmazott meg:

- Dokumentáció előkészítése
- Beszállítói lista összeállítása
- Ajánlatkérés kiküldése
- Ajánlatok összegyűjtése
- Az ajánlatok összehasonlítása
- Beszállító kiválasztása
- Az eredmény kihirdetése
Első ránézésre egészen jól összeszedett processnek néz ki, még a pontok alatt add további tippeketet, hogy a dokumentáció összekészítése során mire érdemes odafigyelni, vagy hogy a vendor lista összeállításánál érdemes a már ismert cégek mellé választani egy-két új belépőt is.
Ugyanakkor számomra nem ezt jelenti a beszerzés vagy a procurement, ez valóban egy olyan folyamat, amit kisebb programozás után egy gép el tud látni helyettem, ha behozok három gyereket, aki a közeli gimnázium előtt cigizik a szünetben és elmagyarázom neki 15 percben, valószínűleg már holnap végig tudja vinni a folyamatot.
Ráadásul a hölgy nem szégyelli azt leírni a beszállító kiválasztásánál, hogy ha a tender dokumentációban megfogalmazott minden feltételnek megfelel, akkor a legolcsóbb ajánlatot kell kiválasztani.
De akkor lássuk csak én az eddigi tapasztalatom szerint mit adnék még a processhez:
1. Ismerjük a szükségleteket, vagy a problémát: Mindig hittem benne, hogy csak akkor tudjuk jól végezni a munkánkat, ha sikerül elérnünk, hogy a társosztály vonjon be minket, már a projektek tervezésébe, hogy megismerhessük pontosan milyen problémára keresnek megoldást, mi a szükségletük, mi az a fókusz, ami alapján beszállítót keresnek.
2. Ismerjük, vagy ismerjük meg a piacot: Azt gondolom, hogy nem az a jó megoldás, ha a cég beszerzése 3-4-10 beszállítót alkalmaz évek óta és minden tenderen őket forgatja körbe. Érdemes megismerni és ismerni a piacot, amiben dolgozunk, hiszen akkor fogjuk tudni a megfelelő beszállítókat megtalálni a problémára, ha kapcsolatunk van velük, illetve ők folyamatosan el fognak látni piaci információval, bemutatják a piaci innovációkat, megoldásokat, amit a beszerzés képes lesz szállítani a társosztályok problémájára.
3. A kommunikáció elengedhetetlen: A hölgy a teljes tender folyamatot lefolytatná e-mailezéssel, de az elmúlt 10 év során számomra az volt a legnagyobb tapasztalat, hogy elengedhetetlen a kommunikáció és, hogy legalább felületesen megismerjük az ajánlattevőket. Számos olyan alkalom volt mikor az ajánlat alapján legjobb beszállítóról a beszélgetések során kiderült, hogy a két cég karaktere olyan szélsőségesen eltér egymástól, hogy ha kiválasztjuk őket, akkor nagyon hamar szakítás lett volna a vége. De számos alkalommal történt olyan, hogy a kommunikáció során kiderült, hogy van olyan ötletük, ami olcsóbb és jobb megoldást kínált a problémánkra, de az igénylői oldal valamiért erről nem tudott, nem ismerte a megoldást. De arra is volt példa, hogy ott derült ki, hogy valamivel nem számoltunk, ami szerződéskötés után lehetetlenné tette volna az együttműködést, lásd olyan IT háttér szükséges, amit a cég nem képes biztosítani.
4. Mindig tárgyaljunk az árakról és feltételekről: Nem, ne alkudozzunk, hanem a két potenciális nyertessel még egyszer üljünk le és beszéljük át az árakat és a feltételeket. Az elmúlt 10-20 év “harctéri” beszerzői a mi kis piacunkon elérték azt, hogy a piac mindig egy kicsit magasabbra lő, mert úgyis elkezdenek majd három körben alkudozni (“höhöhö mennyit engedsz a feléből”). Szerintem ezen a ponton érdemes egy őszinte beszélgetést folytatni a beszállítóval arról, hogy értékeljük a tudásukat, az ajánlat meggyőző számunkra, de milyen meglátásuk van, amivel esetleg optimalizálni lehetne a feltételeket. Egészen változatos megoldásokat lehet itt hallani, amivel megismerhetjük azokat a feltételeket, amivel az ő oldalukon optimalizálni lehet a költségeket és egyéb feltételeket és egy win-win helyzetet lehet kialakítani. De az is beszédes, ha a beszállító elzárkózik ettől a beszélgetéstől, vagy azt válaszolja, hogy az ajánlatban minden benne van.
Hosszan lehetne folytatni még a felsorolást, de talán össze lehetne foglalni azzal a témát, hogy a beszerzés nagyban egy kommunikációs feladat, amit nagyon sokan elfelejtenek és próbálják minél hatékonyabban egy központi e-mail cím mögé elbújva végezni a feladatukat, de azt gondolom, hogy ez nem lehet hatékony. És ha így végezzük a feladatunkat, akkor visszatérünk oda, hogy a beszerzés csak egy adminisztratív támogató osztály lesz, de én hiszek abban, hogy a beszerzés nem egy adminisztratív támogató osztály.
A cikk szerzője: Silye Zoltán beszerzési szakértő.
Címlapfotó: fauxels from pexels