A Hungarian Procurement Community (HPC) és az MVÜK által közösen rendezett Beszerzés Connect rendezvényen vettem részt, ahol a cél a beszerző-beszállító párbeszéd elindítása volt. A rendezvény elején Südy György – a HPC elnöke – ezt a kérdést tette fel a hallgatóságnak:
„Kedves Szállítók, Cégvezetők, hányan nem kaptok visszajelzést egy-egy tendert követően?!”
Nos. A Feltett kezek arányán én nem lepődtem meg, sokkal inkább azon, hogy a várt válasz nem érkezett meg.
Több ponton fognám meg a választ, ami egy ilyen kérdésre, vagy pontosabban elvárásra adható.
1. Értékelési szempontok
A komplexebb, nagy értékű tenderekhez kapcsolódó Ajánlati Felhívásban az Ajánlatkérő fel kell, hogy sorolja azokat a szempontokat amelyeket értékelni kíván egy tender során, melyek témaspecifikusan a termék/szolgáltatás beszerzési ár mellett lehetnek (csak néhányat felsorolva) a minőség, alapanyag, szállítási határidők, szállítási ár, kellékanyagok és üzemeltetés, javítási költségek, fizetési határidő, árfolyam és árfolyam garancia, jótállási illetve garancia idő, referenciák, pénzügyi eredményesség, hasonló iparágban szerzett tapasztalat, meglévő szakemberek akit a feladathoz bevonni kíván a meghívott cég, dedikált kapcsolattartó, fenntarthatóság, tanúsítványok és minősítések, mintatermék vagy mintagyártás, egyéb próbamunkák – a lényeg: adjuk meg legalább az első 3-4-max 5 szempontot amit értékelni szeretnénk ez ajánlatadást megelőzően az RFQ dokumentumban.
FONTOS: a Beszerzés nem adja meg a súlyozást, sem a tender végén a pontozás végeredményét, de a fontosabb drive-okat, hogy mit nézünk meg kell/kellene adni előre.
2. Mi történik a tender után
Szállítói szemmel nézve több esetben semmilyen visszajelzés nem érkezik, vagy az kimerül tendert nem nyertek esetében egy nemleges válasszal, és gyakran csak egy rendszerüzenet. Állásfoglalásom szerint a beszállítói kapcsolatok ápolása nem csupán a meglévő szállítói kapcsolatokra korlátozódik. Egy valódi tender eredményéről adó visszajelzésben a Beszerzés hivatkozik a komplex értékelési szempontokra (ld. 1. pont) és egy mondatban ki lehet térni arra, hogy a felsorolt szempontok közül, melyik volt az, ami alapján most nem az XY cég mellett hoztuk meg a döntést, hogy nyertesként választjuk ki. Habár sok helyen a Beszerzés nem köteles indokolni a döntését, mégis a visszajelzéssel a pályázó cég számára értékes információt adunk át, és elképzelhető, hogy pont emiatt lesz ez a cég 1-2 év múlva az egyik nyertes szállítónk, mert a visszajelzésből építkezve tett meg lépéseket a fejlődése érdekében, akár árban, akár bármilyen más szakmai szempont szerint. Tudom, sőt én is tapasztalom sokszor mennyire nincs idő semmire, de nekem emberileg is szükséges, hogy ha valakivel egy tender során végig kapcsolatban voltam és negatív választ kell adnom számára, legalább 1-2 mondat időt szánjak rá és adjak neki visszajelzést.
Nagyon egyszerű hasonlattal és élnék: képzelje el mindenki, pályázik egy állásra, részt vesz egy 3 vagy még több körös interjún, esetleg már a vezető is meghallgatja és utána csak vár és nem kap semmilyen visszajelzést. Szerintem ezt az érzést sokan ismerjük. 🙂
Összefoglalva az üzenetem
Ne csak akkor tekintsünk partnerként egy cégre, cégvezetőre, amikor velük együtt dolgozunk, hanem a tenderek, beszerzési eljárások során is képzeljünk oda egy arcot, ha van rá lehetőség – ha még csak online is – de hívjuk meg, kérdezzük meg, adjunk neki ha kell csak 15 percet, legyen benyomásunk, de a legfontosabb, ne hozzunk döntést személyes interakció nélkül és adjuk meg a tiszteletet a másik félnek, azzal, hogy ő is megtisztelt minket, hogy érdeklődött a tenderünk s ezáltal a Vállalatunk iránt! Lehet ezzel egy jövőbeli kiváló Partner bizalmát szerzem meg!
Dénes Anna, stratégiai beszerző, B+N
