Egy online beszerzési rendszer haszna az egészségügyben

Az Avalon Health Care Group egy új e-beszerzési rendszerrel fedi le 55 intézetének a beszerzési igényeit, mellyel a tisztítószerektől az orvosi felszerelésig mindent könnyen és egyszerűen be tud szerezni.

Az Amerikai Egyesült Államokban tevékenykedő, különböző egészségügyi szolgáltatásokat nyújtó vállalatnak szüksége volt egy sokkal hatékonyabb és felhasználóbarátabb beszerzési rendszerre, mivel a különböző nyugati államokban található 55 intézet, közel 300 igénylője csak nehezen boldogult a megrendelések leadásával. Az új, felhő alapú megoldással a bevezetés utáni első évben közel 1 millió dollárt spórolt meg a vállalat a beszerzési költségekre vonatkozóan. Optimalizálni tudták a beszerzési folyamatokat, mellyel időt és energiát takarítottak meg, mondta Hyrum Kirton, a vállalat beszerzési vezetője.

"Képessé váltunk arra, hogy az előre meghatározott büdzsé alatt maradjunk" – Hyrum Kirton.

Hozzá tette, hogy a fő ok, amiért a Coupa megoldását választották, az az, hogy az alkalmazottak is folyamatosan nyomon követhetik a büdzsék alakulását és már a megrendelések leadása előtt is összehasonlíthatóvá válik számukra egy igénylési kérelem értéke és hozzá tartozó, aktuális büdzsé állása. "A múltban nem tudtuk megmondani, hogyha megvesszük most ezt a gézt, akkor átlépjük e a büdzsét vagy sem." Kirton még hozzátette, "most látjuk a büdzsé tervet az igénylések mellett, a jóváhagyási folyamaton belül. Ez elég volt ahhoz, hogy egy új rendszer bevezetése mellett döntsünk."

Az rendszer lehetővé tette az osztályvezetők számára, hogy hozzáférjenek az aktuális raktérkészlet adatokhoz, például most látják, hogy hány darab nagy értékű kerekesszék vagy egyéb felszerelés érhető el a raktárból. Ezzel megelőzték az alacsonyabb áron elérhető felszerelések, termékek felesleges beszerzését. "Mi is folyamatosan a legjobb árat keressük, de valóban mindig mindenre szükségünk van, amit meg is veszünk? Azzal, hogy nem veszünk meg a felesleges dolgokat, sokkal többet tudunk spórolni."

Az Avalon kihelyezett kórházi szolgáltatásokat nyújt magasan képzett nővérekkel és gyógyszertárral. 2012 nyarán bevezetett Coupa e-beszerzési megoldással, már az első évben, közel 1 millió dollárt spóroltak meg. Azóta eltelt egy kis idő, de a Coupa rendszer továbbra is jól teljesít valamint maga a program is számos új és hasznos funkcióval, megoldással bővült az elmúlt években.

Az előző beszerzési rendszerrel a folyamataik lassúak voltak, mivel felesleges és időigényes jóváhagyásokat kellett útjára indítaniuk. A folyamatok felgyorsításához a Coupa mobil alkalmazását illetve e-mail értesítő funkcióját vették igénybe a kompetens döntéshozók, így gyorsabban lehetett bármit jóváhagyni vagy éppen elutasítani. A vezetőknek 1, a csoportoknak maximum 2 napba került egy igénylési kérelemmel kapcsolatos jóváhagyás. Az előző rendszerrel ez napokba vagy hetekbe került.

A Coupa előtt két különböző rendszert kellett fenntartaniuk a szállítók számára, az elektronikus és papíralapú megrendelések kezelése miatt. Az Avalon most egy rendszeren belül tudja intézni az össszeset, egy könnyen kezelhető adminisztratív oldalon, ahol szállítónként kiválaszthatja a megrendelés továbbításának a módját, mely lehet cXML, e-mail, EDI, régimódi papíralapú is akár.

A Coupa öt különböző megrendelési módjával, teljes körűen képes támogatni az Avalon munkatársait, hogy egy rendszeren belül kezelhessék a beszerzési igényeiket. Kellő szabadság mellett a felhasználók bármit megkereshetnek, illetve igényelhetnek, amit akarnak a vállalati szabályok betartása mellett. Az Avalon számára a PunchOut funkció is hasznosnak bizonyult. A szállítója e-kereskedelmi rendszerében kereshet rá termékekre, melyeket meg is rendelhet az előre leszerződött árakkal, feltételekkel. Az igénylés vége illetve a jóváhagyási folyamat viszont a Coupa-ban történik.

Az Avalon azért is döntött a Coupa mellett, mert a szállítóinak így már nem kellett tovább tranzakciós díjakért vagy rendszerhasználatért fizetniük, kialakult egy win-win helyzet.

Kirton megjegyezte, hogy körülbelül 3 hónapot vett igénybe a rendszer bevezetése, plusz még 3-at, hogy mind a 6000 szállítójuk kellőképpen tájékoztatva és integrálva legyen.

 
Másik példa:
 

A világ egyik vezető gyógyszervállalata, a Sanofi is már a Coupa-t használja indirekt költéseinek menedzselésére.

A Sanofi új stratégiájának fontos részét képezte az, hogy felhő alapú rendszerre váltsanak, abból a célból, hogy az indirekt költések feletti átláthatóságot fejlesszék és a felhasználói élményt fokozzák. A bevezetés 85 ország, 50.000 felhasználóját érintette és SAP integrációt is magába foglalt.

Az elvárások között szerepelt többek között az akadálytalan jóváhagyási folyamatok létrehozása, komplexitás csökkentése, rövidebb átfutási idők elérése, kiadások hatékonyabb kezelése.

 

 

A Streamline Beszerzési Kft. büszke arra, hogy a Coupa kizárólagos tanácsadója és viszonteladója Magyarországon, Németországban, Ausztriában, Svájcban, Szlovákiában és Szlovéniában.

 
 
Cikk ajánló:
 
Hirdetés