A nagyobb volumenű rendelések esetén a beszerzők előszeretettel használják a tendereztetést, mint eszközt, hogy növeljék a beszerzés hatékonyságát.
A tendereztetés egyik alapkövetelménye, hogy a beszállítókat egységesen tájékoztassuk. Ezt pedig akkor tehetjük meg leghatásosabban, ha beszállítói fórumot tartunk. A sikeres és eredményes beszállítói fórum szervezésének, azonban vannak olyan kulisszatitkai, amiket nem árt ismerni és alkalmazni.
1. Kommunikáció:
- Ha rossz hírt kell közölnöd, ne mond el konkrétan, de célozz rá, már előre a meghívóban, hogy ne ott érje őket a sokk, és ne ott kezdjenek zúgolódni. Viszont készülj fel ennek a kezelésére, hiszen tömegben bátrabbak lesznek
- Kérj meg valakit, hogy mutasson be téged (pozitívan)
- Találj cégen belülről szponzort a projektednek és kérd meg, hogy pár perces prezentációval kezdjen ő. Előtte pár mondattal szépen vezesd fel.
- Próbáld – ha van – a nekik szóló előnyöket kihangsúlyozni. Ha tudsz, hozz példákat máshonnan: mindenhol költséghatékonyság, beszállító szám csökkentés, stb. van. Adj egy iparági kitekintést is így tájékozottnak tűnsz majd.
- Kérdezhessenek és legyen majd kérdés-felelet jegyzék utólag kibocsájtva
- Legyél őszinte velük, tudják, hogy a bőrükre megy a dolog, nem érdemes nagy üres szavakat mondani nekik, de legalább lehetsz támogató feléjük.
2. Helyszín:
- Ha nem kell sokat írniuk, akkor inkább széksorosan üljenek asztal nélkül – így csökkenthető a magabiztosságuk és te is jobban rájuk látsz.
- A projektort, mikrofont és egyéb eszközöket próbáld ki előre a helyszínen, hogy működnek-e.
3. Szervezés:
- Ha van a cégetekről készült bemutatkozó kisfilm, kezd annak a levetítésével.
- Rögzítsd kamerával a fórumot és utána nézd vissza őket (ki hogyan reagált, ki kivel volt jóban, ki kihez ült le, ki nem figyelt, stb.)
- A fórum végén kapjanak konkrét akció tervet egy általad elkészített sablonban
- Ha van rá költségkeret, kapjanak egy kis frissítőt, rágcsálni valót.
Ha jól sikerült a fórum, akkor szívesen leadunk róla egy PR cikket a beszerzes.hu-n!
Ha szeretnél továbbfejlődni és még hatékonyabban kommunikálni a beszállítóiddal, jelentkezz a februári beszerzési tárgyalástechnikai workshopra!
Südy György – Németh Eszter
