A sikeres konferencia egyik kulcsa a kényelmes konferenciaszék

Egy konferencia elsősorban a jó előadásoknak, érdekes és előremutató szakmai beszélgetéseknek és persze a kapcsolatépítési lehetőségeknek köszönhetően lesz sikeres. De figyelmünket és általános közérzetünket erősen befolyásolja, mennyire érezzük komfortosan magunkat. Ebben pedig nagy szerepe van a jó konferenciaszéknek. Problémák és megoldások – ezt kínálja Partnerünk következő cikke. (Szponzorált tartalom)

Voltál már olyan konferencián, ahol a vendégeket olcsó székre ültették? Netán te voltál ennek a gaztettnek az elszenvedője? Ne félj, nem vagy egyedül: a konferenciák és előadások többsége rendelkezik egy hatalmas infrastrukturális hiányossággal: nincsenek kényelmes székek.

Egy konferencia rendhagyó története

Szeretném elmesélni legutóbbi konferenciaélményemet – név és helyszín nélkül, hiszen lehettem volna csaknem bárhol:

Az első óra: Megérkeztem az egész napos konferenciára: regisztráció, nyakpassz, ajándékcsomag, papírzacsi, jegyzettömb, toll, majd irány a terem. Indul a helyezkedés a széksorok között: hátra ülnek, akik telefonálni is akarnak, előre a lelkesek, a többiek pedig szétszóródnak. Vagyis szétszóródnának, ha tudnának, de a székeket olyan közel rakták egymáshoz, hogy esélyed sincsen a komfortzónád fenntartására…

A második és harmadik óra: Ahogy telik az idő gyorsan rátalálsz a következő problémára. Az olcsó székekre – hozzájuk “méltó” – olcsó szövet is került, így  a műszálas nadrágban érkezettek többsége már el is kezdte átélni a kínok első szakaszát:  pici szúró érzés, diszkonfort érzet, folytonos állapotváltoztatás, hőérzet emelkedése.

De a folytonos mocorgásnak van még egy kellemetlen mellékhatása: hamar kiderül tőle, mennyire vastag egy széken a szivacsozás. Egy pont után gyakorlatilag a szivacsot már nem is érzed, csak a szék alját. Kínodban elkezdesz visszaszámonli és azon gondolkodsz, hogy 500 darab szék esetében a további 5 centis extra szivacs vajon hány köbméter öntött szivacsot jelentett volna, és az mennyibe kerülne, majd gyorsan rájössz, hogy a te kényelmeddel filléreskednek…

Negyedik és ötödik óra: Kezdődhet a délutáni etap, a rövid szünetben felfrissültél és el is felejtetted, milyen kényelmetlenül ültél. Igen ám, de amint visszaülsz, a szenvedések azonnal folytatódnak, és egyszer csak minden megvilágosodik előtted: kiderül, mennyire (nem)tervezték ergonomikusra és kényelmesre ezt a széket. A konferenciaszékben töltött fél nap után ugyanis megérzem derekam első segélykiáltásait. Hirtelen belenyilal valaminyel mélyről jövő, tompa fájdalom…

Hatodik óra: Az utolsó óra kezdetben extra kínokkal szolgál, hiszen a csúszás miatt a szervező örömmel jelenti be, hogy a délutáni szünet elmarad és mindenki maradjon a helyén. Ennél rosszabb hírt nem is közölhetett volna, ezt látom a többiek eltorzult arcán is. Visszaszámolom a perceket, az utolsó pár előadásból már nem is emlékszem semmire, mert fáj mindenem, melegem van, kényelmetlen a szék és mennék haza.

Elköszön az utolsó előadó is. Végre felállhatok, kisurranok, irány a garázs és az autó. A derékfájdalom azonban nem enyhül, viszem haza és otthon is érzem, este, sőt éjjel az ágyban is. Aztán még három napig, folyamatosan…

De nézzük, miben is hibáztak a szervezők?

Szabályok melyekkel a probléma megelőzhető

Első szabály: a székek térköze

Van egy proxemika nevű tudomány, a térközszabályozással foglalkozik, és még az építészeknek is kötelező tantárgy. Nem úgy a rendezvényszervezőknek. A legtöbb konferenciaterem már ott elbukik kényelmi szempontból, hogy a székek túl közel kerülnek egymáshoz. Ez persze érthető: minél kisebb helyből akarnak kihozni minél több résztvevőt.

Sok jó ember kis helyen is elfér, csak nem kényelmes nekik. Az az igazság, hogy a legtöbb konferenciaszéken nincsen sorolóelem. A sorolóelem nem csak abban segít, hogy szép szabályos sorokban rendezhesd el a kipakolt székeket, de abban is, hogy azok egymástól akár 5-10 centi távolságban is lehessenek. Pont olyan messze, amennyire a karoknak, a könyököknek szükségük van ahhoz, hogy két ember kényelmesen is tudjon ülni egymás mellett.

Az olcsó konferenciaszékeknél sokszor még karfa sincsen, ezért aztán nem csoda, hogy még a minimálisnál is közelebb kerülnek egymáshoz, így a konferencia hallgatósága is soha nem látott közelségbe kerül egymással, csak éppen nem biztos, hogy szeretnének.

Második szabály: akár papír, akár tablet, valamire tenni kell

Egyetlen széken sincsen írótábla. Enyhe mosolyt csal a rejtett kihívás a szám szélébe: hiába kapom majd meg a diákat e-mailben (kezdi ezzel minden előadó), ha egyszer nekem a saját jegyzetelési struktúrám a hatékony, akkor bizony írni szeretnék. Sokszor elfeledett tény, hogy minden ember másképp tanul, így másképpen is jegyzetel (és éppen ezért írni fog lapra vagy telefonba, esetleg tabletbe vagy laptopba, hiába a diás segédlet).
Igyekszem a combomra szorítani a jegyzettömböt és szorgosan körmölni, közben a mellettem ülőkkel könyökeink pajkos kis érintés-táncot járnak, halk “elnézések” sűrű, egy idő után már ki sem mondott kíséretében. Kellettek volna azok az írótáblás konferenciaszékek.

Harmadik szabály: a jó széken jó kárpit is van

Bármilyen széket lehet jobb, vagy egyenesen jó minőségű szövettel rendelni, de tény, hogy ez többletköltség. A többletköltségek pedig főleg egy dologra jók: spórolni lehet rajtuk. A koncerenciahelyszínek és a szervezők is hajlamosak kizárólag egy szempontot szem előtt tartani székvásárláskor: milyen a kárpit színe? Piros? Fekete? És olcsó is? Jöhet! Kopásállóság? Kit érdekel? Szövetösszetétel? Kit érdekel? A konferenciavendégeket nagyon, csak őket nem kérdezik.

Negyedik szabály: szivacsvastagság

Az olcsó székek esetében jellemzően 30-50mm vastag szivacsokat használnak a gyártók, ami még arra sem elég, hogy a tandemugró hangyák becsapódását lefékezze. Arra meg aztán főleg nem alkalmas, hogy egész nap rajta üljenek.

Ötödik szabály: ergonómia és kényelem!

Ez a legfontosabb, azért írom felkiáltójellel. Igen, az ergonomikus tárgyalószék drágább, mint a normál társai, de normális karfája, kényelmesen és helyesen kiképzett ülőlapja és hátlapja van, amelyek ráadásul olyan szöget zárnak be egymással, hogy az akár 8 óra huzamos ülésre is lehetőséget ad.

Rajtunk is múlik, mikor javul a helyzet

Résztvevő vagy, vagy szervező? Bármelyik is legyél, ha te nem támasztasz igényt a normális, kényelmes konferenciaszékekre, akkor senki sem fog, és ez a helyzet a hazai konferencia-világban még évekig nem fog javulni.

Rajtad is múlik, hogy meghozod-e a kényelmes konferenciák és a vendégeid érdekében a döntést, és beszerzed-e az egészséges konferenciaszékeket. Az Irodabutik annyit tehet ezért, hogy kínálatával segít választani.

Irodabutik

Hirdetés