Feledkezzünk meg egy percre az egyszerűség kedvéért a beszerzési funkciók összetettségéről, hogy megkülönböztetünk operatív, stratégiai vagy direkt és indirekt beszerzést és mára már minden befér a beszerzés alá a raktározástól, termeléstervezésig.

Nézzük azt az esetet mikor egy közepes méretű céghez beültetnek egy beszerzési menedzsert (Igen, ezt is 12 féle képen lehet nevezni) és megpróbálják a folyamatokba beilleszteni a vezetők, tulajdonosok, hogy kapjanak még egy kontroll funkciót a gazdálkodásukba. (Ha sikerült megtalálniuk a megfelelő hülyét a feladatra akkor egyébként elfogja látni a teljes palettát és direkt, indirekt stratégia és operatív beszerző lesz, és idővel majd a raktárosokat és mindenkit rá fognak tolni)

És elkezdődik a végtelen harc, hogy a különböző társosztályi vezetők hogyan érzik majd magukat méltóságukban sértve, hogy jön valaki, aki se nem mérnök, se nem pénzügyes, életében egy gyártósort, labort, üzletet, éttermet nem irányított és bele akar szólni abba, hogy ők kivel és hogyan dolgoztassanak. És még esetleg, ha kellően tapasztalt az illető és bátor meg meri kérdezni, hogy miért úgy végzik a munkájukat, ahogy és milyen historikus adatok alapján definiáltak az igényeiket.

És némi harc elhozza azt a felfedezést a kollégákban, hogy ha muszáj már a beszerzéssel együtt dolgozni, akkor miért ne végezhetnék ők a munka kellemetlen részét. Ilyenkor jön az, hogy kellően irányítva megérkezik egy igény, amiben a specifikáció vagy az adott beszállítóra, termékre, szolgáltatásra van szabva, vagy kellően nem részletezett ahhoz, hogy körön kívüli cégek ne tudjanak rá reflektálni. És akkor elvégezheti a beszerzés az e-mailek kiküldését, ajánlatok összegzését, de ne akarjon beleszólni, hiszen nem ért hozzá.

Illetve szintén adminisztratív szintre lesz a beszerzés kényszerítve örömmel átadnak számára minden kellemetlen túl sok munkával és kevés sikerrel kecsegtető apróbb kiválasztást, keresést. Igazából sok hozzáadott értéket nem tud adni a beszerzés, mikor egy adott problémára meg kell találni a beszállítót, aki egyetlen alkalommal fog kis értékben ellátni egy feladatot, vagy a szélsőséges példa kedvéért kell 10 darab speciális csavar egy prototípushoz, de holnapra…

Olyan jó lenne ezeken a körökön túljutni és belátni, hogy a beszerzési osztály sokat hozzá tud adni a munkához, ha bevonásra kerül az első pillanatokban a projektekbe. Hiszen képesek vagyunk a piacról információt, tudást, megoldásokat szállítani. Ha már az igény felmerülésének pillanatába bevonásra kerülünk és a tenderre már egy olyan specifikáció készül el, amely a problémánkra valós ár-érték arányban jó megoldást keres és nem egy mérnökünk, informatikusunk, vagy bármely vezetőnk agymenésére és vágyaira reflektál.

Az operatív osztályok sok esetben ad hoc kezelnek helyzeteket és a beszerzés lassító tényezőnek minősül, de mi képesek vagyunk olyan megállapodások letárgyalására, ami után nem lesz szükség azonnali megoldásokra, amire a piactól várjuk a gyors választ, mert azt a stratégiai beszállítónk fogja megoldani.

Adatalapú döntéshozatallal kezeljük azt, hogy ne legyenek feleslegesen tárolt készleteink. Képesek vagyunk egy-egy árajánlat mögé látni és elkerülni azt, hogy egy kétes céggel dolgozzunk együtt, és azon dolgozunk, hogy a partnereink hosszú távon ellássanak minket azonos, transzparens feltételek mellett.

Olyan partneri együttműködéseken dolgozunk, ahol a beszállító képes és akar a cégünk igényeinek megfelelő fejlesztéseket végrehajtani.

És végül megtaláljuk azokat a pontokat a költéseinkben, ahol megtakarításokat lehet elérni. És a legtöbb esetben ezt nem alkudozással érjük el, hanem a historikus adatok alapján be tudjuk azonosítani azokat a területeket, ahol érdemes megszólítani más piaci szereplőket, vagy a jelenlegi beszállítóval adatalapon újra tárgyalni a feltételeket. Vagy megtalálni azokat a pontokat, ahol a beszerzéseink elaprózódnak, vagy felfedezni a logisztikai, vagy egyéb feltételekben az ár növelő tényezőket. Vagy megtalálni azokat a termékeket, szolgáltatásokat, amik az évek alatt beragadtak a rendszerbe és már nem adnak hozzá annyit a tevékenységünkhöz, mint amennyi pénzt visznek.

És még oldalakon keresztül folytathatnám, hogy miért nem egy adminisztratív kiszolgáló funkció a beszerzés, bízom benne, hogy a jelenlegi piaci helyzet egyre több céget fordít afelé, hogy átértékelje a beszerzési osztály szerepét és érték teremtő funkcióként fogják a cégben kezelni és nem papírgyártóként…

A cikk szerzője: Silye Zoltán beszerzési szakértő.

Te hogy látod a helyzetet? Írd meg nekünk a beszerzes@beszerzes.hu címre!

Hirdetés