A beszerzésben dolgozók számára ismerős helyzet: sürgős igények, egymásba érő projektek, rövidülő határidők – és közben újabb és újabb kérések, amelyekre sokszor szinte automatikusan igent mondunk.
De valóban mindig a túl sok feladat okozza a túlterheltséget? Vagy érdemes azt is megvizsgálnunk, miért olyan nehéz időnként meghúzni a saját határainkat?
Erről a nagyon is emberi, ugyanakkor a beszerzői mindennapokat erősen meghatározó kérdésről beszélgetett Temesi András, a 4iG Csoport Technológiai Beszerzés, NW Kategória Menedzsere Südy Györggyel. A beszélgetés nyomán született írás a segítőkészség, a felelősségvállalás és a nemet mondás közötti sokszor nehezen megtalálható egyensúlyt járja körül.
Mert minden kimondott igennek ára van – és néha éppen a nemet mondás jelenti a felelős döntést.
A nemet mondásról rengeteget beszélünk. Mégis ritkán beszélünk őszintén arról, miért olyan nehéz kimondani.
A Hungarian Procurement Community egyik fontos törekvése, hogy ezeknek a kérdéseknek is teret adjon. Mert a vezetői fejlődés és a szakmai érettség sokszor nem akkor kezdődik, amikor egyre több feladatot vállalunk magunkra, hanem akkor, amikor megtanuljuk felismerni a saját határainkat.
Többek között erről is beszélgettünk nemrég egy kávé mellett Südy Gyurival. Talán éppen ezért is maradt meg az kérdés bennem ilyen intenzíven.
A beszerzésben dolgozók körében szinte állandó téma a túlterheltség. Tele vannak a naptárak, egymást követik a megbeszélések, sürgős igények érkeznek, projektek csúsznak, határidők rövidülnek. Sokszor úgy tűnik, mintha minden egyszerre akarna megtörténni.
Ilyenkor kézenfekvő magyarázatnak tűnik, hogy egyszerűen túl sok a feladat. Az évek során azonban egyre többször merült fel bennem a kérdés, hogy valóban erről van-e szó. Valóban a munka mennyisége okozza a legtöbb feszültséget, vagy valami más húzódik meg a háttérben?
A beszerző természetes szerepe
A beszerzés különleges helyet foglal el a szervezetek működésében. Kevés olyan terület létezik, amely egyszerre kapcsolódik az üzleti oldalhoz, a műszaki szakértőkhöz, a pénzügyhöz, a projektvezetéshez és a piachoz. A beszerző szerepéből adódóan folyamatosan különböző érdekek, elvárások és prioritások között mozog.
Ennek a működésnek természetes része a segítségnyújtás. A beszerző támogat, koordinál, összehangol és gyakran olyan helyzetekben is megoldást keres, ahol a szervezet más szereplői már elakadtak. Talán éppen ezért válik sok beszerző idővel olyan emberré, akire mindenki számít. Ha sürgős egy igény, ha csúszik egy projekt vagy ha gyors döntésre van szükség, gyakran ugyanazokhoz az emberekhez fordulnak újra és újra.
Ez önmagában nem probléma. Sőt, sok esetben éppen ez teremti meg a beszerzés valódi értékét a szervezet számára.
Amikor az igen automatikussá válik
A nehézség általában nem ott kezdődik, hogy túl sok a feladat. Sokkal inkább ott, amikor az „igen” fokozatosan automatikus válasszá válik.
A legtöbb beszerző nem azért vállal el újabb és újabb feladatokat, mert nem látja a saját kapacitásának határait. Sokkal inkább azért, mert segíteni szeretne. Előre akarja vinni a projektet, támogatni akarja a kollégáit, vagy egyszerűen úgy érzi, hogy nélküle nehezebben haladnának a dolgok.
Ezek mögött az igenek mögött többnyire jó szándék áll.
Idővel azonban kialakulhat egy sajátos dinamika. A szervezet megszokja, hogy számíthat ránk, mi pedig megszokjuk, hogy számítanak ránk. Egy pont után már nem is az a kérdés, hogy belefér-e még egy feladat, hanem az, hogy milyen következménye lesz annak, ha most először nemet mondunk.
Ezzel a dilemmával küzdöttem én is sokáig.
Még most is emlékszem arra, amikor egyik nap az irodában ültem az open office egyik hátsó szegletében és a mellettem lévő, teljesen lehúzott roló mellett már nem szivárgott be a napfény és ez tűnt fel nekem.
Akkor néztem rá az órámra és délután hatot mutatott. Ezzel nem is lett volna önmagában gond, ha nem fél hétkor kezdeném mindig a munkafelvételt.
„Jó, akkor indulok” gondoltam magamban és zártam volna le egy határozott mozdulattal a gépet is, amikor konstatáltam, hogy 13 feladat van megnyitva.
Megtorpantam. S a megtorpanás oka az volt, hogy mi lesz így ezekkel, hogyan lesznek készen? Mindegyiket beígértem rövid határidő mellett.
S ekkor jött a felismerés – amit nagyban segített az is, hogy körbe nézve egyedül ültem már – hogy semmi. Rajtam kívül, több, mint a felén nem is izgul senki, a másik felét meg csak azért vállaltam be, klasszikusan ego vezérelt állapotban, mert hogy akkor gyorsabban és jobban lesz megoldva.
Furcsa érzés volt. Egyszerre éreztem büszkeséget, hogy ennyien számítanak rám, és fáradtságot attól, hogy ezt az árat már én fizetem meg.
Ott, akkor húztam egy határt és eldöntöttem, hogy mindig egy nagyobb levegővétel mellett hátralépek, a feladatokat utána rangsorolom és az effektív munkavégzés csak is akkor kezdődhet, ha érdemben mindenki a saját részét beleteszi a legnagyobb részben.
Később jöttem rá, hogy ez az élmény egyáltalán nem egyedi. Mentorálásokon, szakmai beszélgetéseken és kollégákkal való közös gondolkodás során újra és újra ugyanazzal a mintával találkoztam.
Nem egyszerűen a munkamennyiség okozza a legnagyobb terhelést, hanem az, hogy milyen nehéz meghúzni a saját határainkat, és időben kimondani azt a bizonyos nemet.
A „nem” kimondása sokszor kevésbé szakmai, mint amennyire emberi kérdés.
Sok esetben nem maga a feladat jelent kihívást, hanem az a belső bizonytalanság, amelyet egy visszautasítás lehetősége okoz. Hogyan fog reagálni az igénylő? Mit gondol majd a vezető? Nem sérül-e a korábban kialakított együttműködés? Ezek a kérdések gyakran erősebben hatnak ránk, mint maga a szakmai mérlegelés.
Minden igennek ára van
A szervezetek működésében ritkán jelenik meg látványosan az a tény, hogy minden igen egyben egy másik döntésről való lemondást is jelent.
Egy új feladat elfogadása önmagában nem problémás. A kérdés inkább az, hogy mi marad el miatta. A hatás általában nem azonnal jelentkezik, hanem fokozatosan épül fel. Egyre kevesebb idő marad a stratégiai feladatokra, csökken a fókusz a valóban fontos projekteken, miközben a folyamatos prioritásváltások lassan növelik a mentális terhelést.
Éppen ezért érdekes, hogy a legtöbb szervezetben gyakran a legmegbízhatóbb emberek válnak a leginkább túlterheltté. Nem feltétlenül azért, mert több munkát kapnak, hanem azért, mert kevesebb dologra mondanak nemet.
Mit jelent valójában a nemet mondás?
A nemet mondást sokan az együttműködés hiányával azonosítják, pedig a kettő nem ugyanaz. A legtöbb esetben nem arról van szó, hogy valaki nem akar segíteni vagy nem kíván részt venni egy feladat megoldásában.
A nemet mondás sokkal inkább a korlátok láthatóvá tételéről szól.
Arról, hogy őszintén beszélünk a kapacitásokról, a prioritásokról és a következményekről. Arról, hogy egy szervezet számára nemcsak az fontos, mit vállal el, hanem az is, hogy mit tud valóban teljesíteni.
Érdekes módon a bizalom sem attól épül fel hosszú távon, hogy minden helyzetben igent mondunk. Sokkal inkább attól, hogy a vállalásaink kiszámíthatóak, reálisak és teljesíthetőek.
A kimondatlan igenek
Talán ezért érdemes időnként más szemszögből is ránézni a túlterheltség kérdésére. Könnyű azt feltételezni, hogy a probléma kizárólag a feladatok mennyiségéből fakad, miközben előfordulhat, hogy a háttérben valami egészen más történik.
Lehet, hogy bizonyos helyzetekben nem a túl sok feladat okozza a legnagyobb terhelést.
Hanem a túl sok kimondatlan igen.
Felismerés
Nagyon fontos tudati lépésnek gondolom, hogy azt is fel kell ismerni, az emberi tényező milyen hatással van ezekben a helyzetekben.
Sokszor olyan jó kollegiális viszony, akár barátság alakul ki, hogy az ezekre való tekintettel vállalunk be feladatokat a másik fél helyett.
Természetesnek gondoljuk és „jófej” cselekedetnek.
Viszont, ha önvizsgálat mellett mélyebben ebbe belegondolunk, akkor lehet csak annyi van mögötte, hogy pozitív visszajelzésre vágyunk és a másik egyszerűen eközben sikeresen lerázta magáról azt a feladatot, amivel ő nem boldogul.
Éppen ezért hiszek abban, hogy szükségünk van olyan szakmai közösségekre, ahol nemcsak tenderekről, megtakarításokról vagy szerződésekről beszélünk, hanem ezekről a belső dilemmákról is. Mert sokszor nem egy új módszertan vagy eszköz visz előre bennünket, hanem az a felismerés, hogy mások is ugyanazokkal a kérdésekkel küzdenek.
Egy kérdés útravalónak
A túlterheltséget gyakran a feladatok számával magyarázzuk. Néha azonban érdemes megnézni, hogy a háttérben nem a saját döntéseink állnak-e.
Valóban azért mondok igent, mert ez szolgálja legjobban a szervezetet?
Vagy azért, mert nehezebb lenne nemet mondani?
Szerző: Temesi András, 4iG Csoport – Technológiai Beszerzés, NW Kategória Menedzser
Az írás a Südy Györggyel folytatott beszélgetés nyomán született.
