A stratégiai szállítókat nem szabad félvállról venni

Az üzleti működés egyre inkább az informatikával lesz egyenlő, éppen ezért nem mindegy, milyen kapcsolatot alakít ki a szervezet a legfontosabb stratégiai beszállítóival. Az IT beszerzéseket össze kell hangolni az üzleti stratégiával, amihez újfajta képességeket kell elsajátítaniuk az informatikai munkatársaknak – hangsúlyozza Guriq Sedha, a Gartner elemzője, aki nemrégiben Budapesten tartott szűkkörű előadást.


 

– A szállítók érthető módon nem szeretik, ha a vevők túl sokat gondolkoznak a beszerzéseken. Az IT szervezeteknek mégis el kell mozdulniuk a taktikai IT beszerzések felől a stratégiai szemléletű IT erőforrás-gazdálkodás (sourcing) irányába, amire amiatt van szükség, mivel számos olyan kihívással kell szembenézniük, amire egy ilyen szemléletváltás hozhat megoldást – kezdte előadását Guriq Sedha, a Gartner témavezető elemzője, aki a napokban Ausztráliából látogatott Budapestre, hogy hazai pénzintézetek és nagyvállalatok pénzügyi, beszerzési és informatikai vezetőinek tartson előadást az IT sourcing és a beszerzés viszonyáról, illetve a stratégiai sourcing szerepéről.

 

Újfajta készségek
 

Az elemző hangsúlyozta: mivel az IT költések felett minden szervezet nagyobb kontrollt akar gyakorolni, ezért a korábbinál hatásosabb menedzsmentet kell kifejlesztenie annak érdekében, hogy a szállítók számát csökkenteni tudja, kategorizálni tudja azokat, és megfelelő méréseket legyen képes elvégezni a beszerzések értékeléséhez. Annak érdekében, hogy az informatikára fordított források az üzleti igényeknek megfelelően hasznosuljanak, újfajta menedzsment készségekre van szükség, amelyek jellemzően nincsenek meg a mai beszerzési csapatoknál vagy éppen az IT szervezeteknél, inkább csak az üzleti oldalon vagy a külső szállítóknál – hangsúlyozta a Gartner elemzője. 

Guriq Sedha szerint először is érdemes tisztáni az IT sourcing szerepét, valamint az IT beszerzésekhez való viszonyát. Az IT beszerzés gyakorlatilag az informatikai igények és ezzel párhuzamosan az IT költések menedzselését fedi le, amelyek célja a szervezetek számára szükséges informatikai termékek és szolgáltatások beszerzése. Ennek érdekében a beszerzőknek fel kell mérniük az egyes piacokat és szállítókat, tárgyalniuk, majd szerződniük kell velük, és utána kezelniük kell a meglévő szerződéseket.

Az IT sourcing ezzel szemben sokkal inkább egy üzleti szemléletmódot takar, amely az IT erőforrások üzleti stratégiához való igazítását, illetve az IT erőforrások üzleti eredmény elérése érdekében történő menedzselését értik. A Gartner szerint az ideális, ha a vállalatok az esemény vezérelt megközelítés helyett tervezetten végezik a beszerzéseket, és azokat folyamatosan az IT sourcing stratégiához illeszkedve hajtják végre. A Gartner szerint azok a cégek, amelyek sikerrel sajátítják el az IT sourcing kompetenciákat, kompetítív előnyre tehetnek szert azáltal, hogy több erőforrást fordíthatnak az üzleti tevékenységükre, amellyel megkülönböztetik magukat a piacon a versenytársakkal szemben.

 

Különböző szerepkörök

A Gartner egy olyan eszközt fejlesztett ki, amelynek segítségével a vállalatok megállapíthatják, hogy az IT beszerzésük milyen érettségi szinten van. Guriq Sedha szerint a legtöbb vállalat egy ötös skálán az érettségi modell 2-3. szintjén van, és csupán néhány olyan nagyvállalatról tud az egész világon, amelyek a legfejlettebb szinten lennének. Hozzátette: a beszerzés szerepe, hogy az IT sourcing célokat összekösse a napi üzemeltetési feladatokkal, ezért fontos tudni magának a szervezetnek is, hogy milyen fejlett a beszerzése.

A Gartner elemzője szerint a vállalatoknak érdemes átgondolnia, hogy az IT sourcing folyamatokban részt vevőknek – akik között a pénzügyi vezető (CFO), az informatikai vezető (CIO), az informatikai beszerzéssel foglalkozó munkatárs, és az informatikai menedzserek szerepelnek – milyen ismeretekkel kell rendelkezniük; ami mindannyiuk esetében kritikus, hogy az üzleti célok szem előtt tartásával kell a feladataikat elvégezniük.

Mivel az IT beszerzés minden esetben speciális szaktudást igényel, ezért a nagyvállalatoknál sehol sem az általános beszerzési szervezeten belül kezelik ezt a területet, legtöbb esetben a az IT szervezeten belül dolgozik az informatikai beszerzésekért felelős munkatárs. Amennyiben azonban egy IT szervezet stratégiai szintre akarja emelni a beszerzéseket, úgy érdemes önálló vállalati IT beszerzési egységet létrehoznia.

Guriq Sedha szerint amikor azt a kérdést teszi fel egy vezető, hogy szükség van-e a cégének stratégiai beszerzési menedzsmentre, akkor arra kell gondolnia, hogy az IT manapság sok esetben magával az üzleti működéssel egyenlő. Emiatt a szállítóknak is érteniük kell az ügyfelük üzleti céljait; mégis nagyon gyakori, hogy hiába teljesítik a szállítók a szerződési feltételeket, mégsem teljesülnek az üzleti célok. A szállítókat persze csak azért lehet felelőssé tenni, ami felett kontrolljuk van: éppen ezért ha üzleti célokat is meghatároznak a megállapodáskor, akkor különböző ösztönző eszközöket kell alkalmazni, hogy a szállítónak is érdeke legyen az ügyfél üzleti céljainak elérése – húzta alá az elemző.

 

Kik a stratégiai szállítóink?

A stratégiai szállítói menedzsment első lépése, hogy kategorizálni kell a szállítókat: melyek azok a stratégiai partnerek, amelyektől nagy mértékben függ a cég üzleti sikere. Emellett vannak azok a legacy szállítók, amelyeknek az – üzleti stratégia szempontjából szintén fontos – rendszereit valamilyen okból nem lehet lecserélni. A taktikai és a feljövőben lévő szállítókat ezt követően is lehet a már megszokott módon kezelni, a kiemelt szállítókkkal azonban külön, stratégiai szinten kell foglalkozni annak érdekében, hogy a lehető legszorosabb együttműködést tudják velük kialakítani.

A közeljövőben több olyan trend is felerősödik majd, ami miatt még fontosabb lesz a stratégiai szállítói menedzsment: az IT büdzsékből a külső beszerzésekre fordított összeg aránya a következő esztendőkben tovább fog emelkedni, és az új cloud szolgáltatások is abba az irányba mutatnak, hogy a stratégiai sourcing szerepe még inkább kritikus lesz az üzleti siker elérésében. 

A Gartner szakértője éppen ezért azt tanácsolja az IT terület beszerzéssel vagy sourcinggal foglalkozó vezetőknek és menedzsereknek, hogy minél hamarabb konszolidálják a szállítói szerződéseket, azonosítsák szállítóikat, továbbá definiálják a beszerzés, illetve a sourcing üzletre gyakorolt főbb hatásait, és határozzák meg a sourcing irányítás módját.

A következő 6-12 hónapra a szállítók kategorizálását, a sourcing aktivitások szervezeti szerepkörökhöz való rendelését, és az ügyfélközpontú sourcing és beszerzési szolgáltatások kialakítását nevezte meg feladatként. Hosszabb távon Guriq Sedha szerint a stratégiai szállítói kapcsolatok kialakítása, az IT sourcing hatékonyságának mérése és a a sourcing iroda fejlesztésének megvizsgálása lesz a vállallatok legfontosabb dolga a stratégiai IT sourcing kapcsán.