Az Enterasys lecsapott a Coupa SAP-ba integrálható beszerzési folyamat-menedzselésére

Az Enterasys Network a Coupa felhő-alapú szoftverét használja a beszerzési és engedélyezési folyamatainak menedzseléséhez, ezzel a lépéssel jelentős mértékben megnövelve a beszerzési kiadások ellenőrzését és drasztikusan csökkentve az engedélyezéshez szükséges időt.


 

„Komoly hatékonyságot értünk el, sokkal rugalmasabban és magasabb szintű kontroll mellett tudunk működni” mondta el Chris Lavoie, az Enterasys Network Inc. Applikációs fejlesztésekért és az ERP-ért felelős igazgatója. „A kevesebb néha több tipikus példája vagyunk.”

A salemi székhelyű vállalat eszközöket és szolgáltatásokat biztosít a vezetékes és vezeték nélküli hálózatokhoz. Emellett egy sor hálózati terméket és alkatrészt is gyárt, például routereket, switch-eket és más eszközöket. Hozzávetőleg 1.200 alkalmazottja van világszerte és kb. 350 millió dollár éves árbevétele.

A régóta SAP-t használó Enterasys jelenleg SAP ERP EEC 6.0 verziót használ, ezt néhány évvel ezelőtt az R/3 3.li verzióról frissítették, tette hozzá Lavoie. Bár a cég nem használja az SAP Human Capital Management (HCM) rendszerét, viszont alkalmazza az SAP pénzügyi és beszerzési folyamat menedzselő szoftverét.

Lavoie elmondása szerint a Coupa-hoz közeledés a Microsoft SharePoint cégüket támogató portálján történő megjelenésével kezdődött 2007-ben. Ennek következtében jelentősen megváltozott az adattárolás, és az is, ahogyan a vállalat virtualizálta bizonyos infrastruktúráit.

„Két fontos évbe tellett, rengeteg ember munkáját tettük bele, ennek köszönhetően hat új alkalmazással lettünk gazdagabbak.” említette Lavoie, hozzátéve azt, hogy a legtöbb időt a vállalati infrastruktúrát érintő kérdések tisztázására szánták. „A beszerzési igazgatónk ekkor már úgy gondolta, hogy lennie kell egy jobb megoldásnak.”

 

Az SAP beszerzések átköltöznek a felhőbe

Egy idő után ezeken a megbeszéléseken kialakult a „mindent a felhőbe, amit csak lehet” stratégia. Azóta a vállalat már jónéhány telephelyi applikációt kiváltott ezzel. A fáradozásuk eredményeként megváltak a Microsoft Outlook Exchange-től és a Google Gmail-t kezdték új háttérszolgáltatásként használni az e-mail forgalom kezelésére.

Az Enterasys lecserélte a belső beszerzési engedélyezési munkafolyamatot irányító rendszerét is, mely hagyományosan „on-premise” működött.

„Az útvonal-megállapító rendszer nem volt intelligens, minden esetben egy személyes megerősítésre támaszkodott, mielőtt a következő személyhez továbbította volna az adatokat. Nekik tudniuk kellett azt, hogy kinek küldjék, hová kell megérkeznie és mikor. Ez számos hibalehetőségre adott alkalmat.”

„Az elmúlt 10 évben, míg ezt a rendszert használták, az alkalmazás egyre mélyebbre és mélyebbre került a „spagetti kódban” Lavoie szerint. „Ez az applikáció már megérett a cserére.”

 

Rövid út a Coupa-hoz

Lavoie elmondta, hogy a vállalat megnézett néhány opciót, például a meglévő SAP ERP rendszer olyan módosítását, amellyel automatizáltabbá válhatnak a PO folyamatok. „A folyamatot szabályzó motor túl komplex volt, vagy legalábbis nekünk annak tűnt. Ha ezt az SAP-val kellett volna elérnünk, ahhoz technikai fejlesztésekre is szükség lett volna. Ez pedig komoly befektetés.”

Az Enterasys kacérkodott az Ariba-val is, de végül a Coupa Software Inc. mellett döntött, amellett a vállalat mellett, amely e-beszerzési és költésmenedzselő platformján keresztül számlázási és PO folyamatokat is képes kezelni. „A kezdetektől fogva egy hullámhosszon voltunk.”

A Coupa a cég minden elvárásának megfelelt, különösen akkor, amikor megtapasztalták a könnyen használható rendszert, egy olyan multi-felhasználós applikációt, amely képes összegyűjtve kezelni az igényléseket és magas szinten automatizált. A vállalati SAP háttérrendszerrel is könnyen integrálható, és mivel a szoftver felhő alapon működik, az alkalmazottak igényléseiket mobil eszközeiken is leadhatják.

Az Enterasys Coupa rendszere 2011. májusában indult el.

 

SAP integráció

Az új rendszerben a PO az SAP keretein belül, az „igazság pillanataként” működik. Az igénylés a Coupa-ba kerül, így bárki, akinek nincs SAP hozzáférése – és ez a legtöbb cégnél így is van – láthatja a költéseiket, kap egy SAP rendelési számot, dolgozik a beszállítóval és rendelkezésére áll az összes olyan információ, amire szüksége van – a Coupa-n keresztül.

„A Coupa az összes olyan munkatárs számára jelent alkalmazási felületet, akiknek bármilyen oknál fogva pénzt kell költeniük a vállalatnál.” tette hozzá Lavoie. „Így a kiadások konszolidáltak, áttekinthetőek, engedélyezhetőek, az információk megkaphatóak és menedzselhetőek a Coupa-n keresztül, majd automatikusan betöltődnek az SAP-ba, teljessé téve ezáltal a „beszerzéstől az átvételig” terjedő folyamatot.

Eredeti cikk: Todd Morrison: Enterasys taps Coupa for SAP purchase order workflow, http://searchsap.techtarget.com/feature/Enterasys-taps-Coupa-for-SAP-purchase-order-workflow, 2013.04.

Hirdetés

Ez a weboldal az Akismet szolgáltatását használja a spam kiszűrésére. Tudjunk meg többet arról, hogyan dolgozzák fel a hozzászólásunk adatait..