Hogyan csökkentsük kiadásainkat a felhőben? 1. rész

A felhőalapú költésmenedzsment térhódítása és annak jelentősége az e-beszerzésre.

Miért javasolt a felhő alapú technológiára komoly figyelmet fordítani?

Publikációk, tanácsadók és elemzők tucatjai prognosztizálták top technológiai trendnek a felhő alapú számítástechnikát.

A Gartner 2 évvel ezelőtti tanulmánya szerint a vállalatok egyötöde ma már a felhőbe telepíti az IT megoldásait vagy a megoldásainak egy részét.

A CNN/Money a kulcsrakész szoftvereket a következő évtized top technológiai trendjének tartja, különösen azért, mert a SaaS (Software as a Service – szoftver, mint szolgáltatás) megoldás vonzó mind a vállalatokat irányítóknak, mind pedig a beszerzési vezetőknek, hiszen nyilvánvaló költségcsökkentő előnyökkel jár. A felhő alapú SaaS megoldások bevezetése által,

  • elkerülhetővé válik az, hogy komoly adattároló centerekbe kelljen befektetniük a vállalatoknak és
  • a létszám változásaival tökéletes összhangban (új munkatárs vagy megszűnő munkahely esetén is) fizessenek elő vagy mondjanak vissza szolgáltatásokat a vezetők.

A Coupa tippsorozatában, 5 legjobb költésmenedzsment gyakorlati megoldás kerül bemutatásra, mely a felhő alapú innovációra épül, továbbá az, hogy ezek a megoldások hogyan képesek segíteni a vállalatoknak okosabban költeni, többet spórolni.

 

Best Practice 1: Alapozza meg a sikert

A kiadások és megtakarítások sikeressége nagymértékben azon áll vagy bukik, hogy milyen a beszerzési folyamat és ezt milyen felületen támogatják. A régi technológiákból épített alap, amit nehézkes használni, korlátozott betekintést enged a folyamatokba és nem megfelelő munkafolyamatokba kényszerít bele, csak felesleges költéseket okoz, és el is lehetetleníti ezek megszüntetését. A siker eléréséhez a szervezeteknek egy támogató platformot kell megteremteniük, ami gyorsan működik, rugalmas és általa könnyen elérhető a kívánt megtakarítások mértéke.

A manuális folyamatok okozta fejfájás és megkötöttség megszüntetése

A drága, időrabló Excel-alapú folyamatok, melyekben sok ember tölt el sok időt papírtologatással, meglepő módon még mindig nagyon sok vállalat normarendszerét jelentik. Azonban ha a haszontalan folyamatoktól megszabadulnak, időt szabadítanak fel értékesebb tevékenységekre, mint például a kiadások adatainak elemzése, jobb árak elérése, erősebb beszállítói kapcsolatok kialakítása. Egy felhő alapú beszerzési megoldás használatával, mint pl. ahogy a Container Store tette, elérhető, hogy automatikus online figyelmeztetést kapjon a megfelelő ember, amikor szükség van a beavatkozásra valamely folyamatba, akár azért, mert a kiadások meghaladták a megadott határértéket, vagy akár azért, mert a költések kimeríthetnek egy adott költségkeretet.

Bár a szoftverfejlesztő nagyvállalatok dollármilliókra rúgó fejlesztései jellemezték az elmúlt 20 évet, a felhő alapú számítástechnika egy friss, kis költséggel járó alternatívát kínál, ami gyakran könnyebben is használható és kevésbé forrásigényes. Az eredmény: egy valós lehetőség arra, hogy szerény befektetéssel egy teljes körűen funkcionáló rendszert használjanak.

Egy rendszert először egy szervezeti egységen belül is elkezdhet bevezetni, hogy megbizonyosodjon a hozzáadott értékéről, mielőtt belefog a teljes roll-out-ba. Gyakran az IT szervezet az ideális egy ilyen projekt elindítására. Számos cégnél a legtöbb részleg esetében kiváló eredménnyel alkalmazhatóak a felhő alapú megoldások. Azon túl, hogy a szervezet e-beszerzési folyamatait fejlesztik, a felhő-alapú alternatívák igénybevételével azonnali megtakarítási lehetőségeket is elérhet a legtöbb IT szervezet. Minimális, előre tervezhető kiadással lehetővé válik az IT számára, hogy megbecsülje az alkalmazás használhatóságát, a vállalati szoftver specifikumait. Ha a teszt sikeres és az IT a projekt mögé áll, Önnek haszna származik abból, hogy a támogatásukkal más osztályok is használni fogják a megoldást. Az IT számára viszont abban a pillanatban jelentkezik az azonnali költségmegtakarítási lehetőség, amint az előfizetéssel járó, lényegesen alacsonyabb kiadások kiszorítják a jelentős támogatási és karbantartási kiadásokat. Ha így van, a többi részleg számára is bevezethetik az e-beszerzést, és valószínűleg azokkal folytatják, ahol magasak a kiadások, de alacsony a volumen, vagy azokkal, ahol egyedi igények vannak.

Ne hátráltassák az integrációs félelmek!

Az Aberdeen becslése szerint a legtöbb cég az indirekt kiadásainak közel 20%-át tudja csak menedzselni. Ez a százalék nem növelhető a felhasználók egyetértése nélkül, és ők nem valószínű, hogy támogatni fogják ezt, hacsak nem biztosítanak számukra egy vonzó indokot.

Átlépni a felhőbe ugyanannyira kulturális kérdés is, mint technológiai. Ha az e-beszerzési megoldás könnyen használható, és jobb a felhasználónak, mint bármelyik más beszerzési alternatíva – mint például rendszeren kívül beszerezni konkrétan azt, amire szükség van. Meg fog lepődni, alkalmazottai mennyire gyorsan adoptálják, használják és juttatják el a költési metódust egy új, ellenőrzött szintre. Azonban ha a projekt túl korai szakában fókuszál az integrációra, akkor azt kockáztatja, hogy az integrálni kívánt rendszer már önmagában véve is elavult, túlzottan munkaigényes folyamataira kellene rászabni azt. Érdemesebb először megnézni, hogy az alkalmazás használata önmagában milyen hatással van a felhasználókra, mielőtt leképezné a megoldást egy optimálisnál alacsonyabb szintű folyamatra. Rövid idő után meg tudja állapítani, hogy a meglévő számlázási, teljesítési és a többi, egymással összefüggő folyamatai milyen könnyen is optimalizálhatók; és eközben Ön semmit sem veszít azzal, hogy felhőalapú e-beszerzési megoldással egészíti ki a meglévő számlázási és kifizetési folyamatait.

Hamarosan folytatjuk…

Hirdetés