Hogyan csökkentsük kiadásainkat a felhőben? 2. rész

Alkalmazzon egy olyan beszerzési tapasztalatot, mely a rövidlátó emberek gondolkodásmódját is megváltoztatja, ezzel elkerülheti a bürokráciát és a felesleges vitákat.

Best Practice 2: A felhasználói tapasztalat segítségével történő adaptáció.

 
Tegye egyszerűbbé az alkalmazottaknak, hogy azt rendeljék meg, amire szükségük van, könnyítse meg a vezető dolgát, hogy megismerhessék és jóváhagyhassák ezeket a kéréseket, és egyszerűsítse le a részlegvezetők dolgát, hogy láthassák a költések saját költségvetésükre vonatkozó valós idejű hatásait.
 

Legyen olyan egyszerű, mint a Google

A legkisebb ellenállással akkor találkozunk, ha már kitaposott ösvényen járunk. Nem véletlenül. Egyetlen munkavállaló sem – legyen bármilyen szorgalmas is – szívesen teszi ki magát egy nehezen érthető folyamatnak, vagy egy olyan igénylési és jóváhagyási procedúrának, mely hetekig tart. Különösen akkor, ha lehetőség van online elérésre és mindent, amire csak szükség van, pár klikkel virtuálisan meg lehet rendelni, aztán később elintézni a kiadás jóváhagyását. 

És éppen ez az, amit a legtöbb cég csinál. Meghatároznak vállalati beszerzési protokollokat, aztán pedig kényszerítik a munkavállalóikat, hogy menjenek végig ezeken a nehezen követhető folyamatokon, ami őrjítően bonyolult és összetett. Annyira idegesítő, de tényleg, hogy sok alkalmazott már arra gyanakszik, hogy őket csak az „üzleti prevenció” eszközéül szánták. Kénytelenek a preferált beszállítóktól vásárolni, akik nem törődnek a valós szükségletekkel, vagy a termékeket a „megbeszélt” áron szállítják, ami 15%-kal magasabb, mint amit egyébként egy egyszerű online kereséssel találni lehet. A visszavásárlás pedig, ahogyan sejthető, nem létezik.

A jó hír az, hogy az újabb felhő alapú üzleti alkalmazások már úgy épülnek fel, hogy ugyanazt a technológiát és fogyasztói innovációt tartalmazzák, mint amivel az Amazon létrehozta a lenyűgöző vásárlói élményét.

Az e-beszerzés szempontjából ez egy Google-szerű felületet jelent, ami azt kérdezi a felhasználótól: „Mire van szükséged?”

Nincs szükség a munkavállalói oldalon a beszerzési irányelvek keresgélésére, vagy arra, hogy kitaláljuk, melyik katalógust nézzük át alaposan. A rendszer megteszi ezt helyettünk, majd visszatér a felhasználóhoz egy olyan keresési eredménnyel, ami megfelel a vállalati vásárlási alapelveknek, katalogizálja a preferált beszállítók termékeit, vagy egyéb, külső beszállítókét, és még az interneten található termékekkel és szolgáltatásokkal is összehasonlítja. Egy igazi „egy megállós” vásárlói élmény a munkavállalónak, ami egyszerűbb, és még támogatott is, szemben a nemkívánatos alternatívával, a korrupciós költéssel, amit nehéz megelőzni, és gyakran láthatatlan is marad, egészen addig, amíg egy beszerzési időszak le nem zárul és a könyvelők le nem zárják az anyagot.

Járjon egy lépéssel előrébb a felhő alapú költésmenedzsmenttel

Az újabb felhő alapú megoldásoknál, mint pl. a Coupa, az igénylés és a pénzügyi teljesítés közötti határvonal elkeskenyedik. Egy közös platformon megosztott egyszerű jóváhagyási munkafolyamatot vezérlő motor segítségével, egyetlen felület használatával a munkavállaló elő tud terjeszteni egy beszerzési igényt, iktatni tud egy kiadási jelentést. Valójában a Coupával elérhető, hogyha a munkavállalók találnak egy kiváló online ajánlatot, akkor a terméket az igényléshez adhatják, az igénylést elfogadtathatják, illetve közvetlenül meg is rendelhetik a terméket. Ez automatikusan generál egy kiadási jelentést, mint egy elő-engedélyezett termék. A munkavállaló szempontjából ez egy forradalmi fejlesztés a felhasználói élmény szintjén, mely valóban felgyorsítja a beszerzési folyamatot, anélkül, hogy az átláthatóság, vagy a vezetői kontroll azon szükséglete, hogy valós ellenőrzés történjen, csorbát szenvedne.

De ne álljunk meg a végfelhasználói igényeknél. A valós kiadásellenőrzés eléréséhez szükséges adaptáció irányításához meg kell határozni minden egyes szereplő igényeit. Annak a menedzsernek is át kellene tudnia tekinteni és jóvá kellene hagyni az igényléseket e-mailben vagy mobil eszközön keresztül, aki úton van és nincs ideje arra, hogy belépjen a rendszerbe. Az üzleti kiadásokért felelős részlegvezetőknek és a felsővezetőknek is tudniuk kell azt, hogy a kiadások mikor közelítik meg a tervezett határértékeket, vagy a költségkeret mikor kerül túl gyorsan felhasználásra. Ne kényszerítsük őket a rendszer használatára. Adjon meg inkább határértékeket és programozzon be figyelmeztetéseket előre, amik azonnali cselekvésre szólítanak fel.

A költésmenedzsment több mint forint-fillér kalkuláció. Ez egy kulturális lenyomat. Arról szól, hogy hogyan állítsuk a teljes szervezetet a vállalati kiadások csökkentésének elérése mögé. Ez az okosabb költési gyakorlatok kialakításának támogatásáról szól. Az embereknek egy közös platformra van szüksége, amin keresztül ezt működtetni tudják. Csak könnyítse meg számukra a részvételt.

Hamarosan folytatjuk…

Hirdetés