Hogyan csökkentsük kiadásainkat a felhőben? 3. rész

A megtakarítás nem csak néhány ember felelőssége a szervezetnél, hanem minden munkavállaló számára prioritásnak kellene lennie.

Best Practice 3: Tömeges forrás megtakarítás

 

Amikor a folyamatok és a rendszerek arra kényszerítik a munkavállalókat, hogy csak bizonyos beszállítóktól vásároljanak, vagy bürokratikus akadályokkal kelljen megküzdeniük, csak azért, hogy hozzájussanak a munkájuk elvégzéséhez szükséges dolgokhoz, lehetetlenné válik, hogy csatlakozzanak, és aktív résztvevői legyenek a vállalati szintű megtakarítási kezdeményezéseknek. Annak érdekében, hogy mindenki elkötelezett és csatlakozó szellemű legyen, a munkavállalóknak lehetőséget kell adni arra, hogy könnyedén ki tudják használni a legjobb elérhető ajánlatok előnyeit, miközben a megfelelő betekintési és jóváhagyási folyamat keretében végzik a munkájukat. 

 

Ne küzdjön a változás ellen!

Naivitás lenne azt gondolni, hogy kizárólag a beszerzési részleg néhány munkatársa tárgyalja le a szerződéseket, és kizárólag az biztosítja, hogy mindig az üzletileg legjobb árat érjük el a szervezet egészében. Néhány kivételtől eltekintve az üzleti folyamatok és az információáramlás túl gyors ahhoz, hogy ez legyen a realitás. Sokkal átgondoltabb stratégia az, hogyha rábízzák a „tömeg bölcsességére” azt, hogy kiválassza a legjobb ajánlatokat és üzleti megtakarításokat generáljon egy széles választékú, ám vállalati normáknak megfelelő portfólióból.

Ahogy az információ szaporodik az interneten, és egyre több és több piac válik átláthatóbbá, az árkialakítás is ugyanígy válik egyre tudatosabbá. Gondoljunk csak a repülőgépek ülőhelyeire. Nem tetszik a folyosói ülőhely ára? Akkor várjon tíz percet, majd nézze meg újra, mert lehet, hogy ez idő alatt az ár jelentősen megváltozott.

A munkavállalók mindig gyanakodva tekintettek a beszerzési részleg és a preferált beszállítók közötti megállapodásokra. Tudják, különösen most, hogy akár egy kis internetes kereséssel jobb árakat is találhatnának a szerződött áraknál. Nézzünk szembe a ténnyel: az információ hozzáférhető, látható az interneten. Ez a folyamat semmiképpen sem állítható meg. A „szükséges és elégséges információ” elvű gondolkodásra épülő költésmenedzsment-kezdeményezések, melyek az információáramlást befolyásolják, bukásra vannak ítélve. És ezt a hullámot már nem lehet megállítani.

 
Inkább lovagolja meg a hullámot!
 

Egy vagy akár több évtizedes kollektív tapasztalattal bíró beszerzési szervezet sem tud minden beszerzési kategóriában szakértőként eljárni. Még ha így is lenne, mégis mennyire lenne motiváló egy beszerzési menedzsernek az, ha minden egyes ad hoc beszerzési tétel esetén ki kellene találnia, hogy hogyan és miképpen lehet a legjobb árat megtalálni? Bizonyára nem lenne az. Érdemesebb a beszerzési szervezetet hagyni, hogy a nagy volumenekre és a stratégiai kérdésekre fókuszáljon, és felhatalmazni a munkavállalókat arra, hogy megszerezzék azt, amire szükségük van; egyszerűen és gyorsan – és ez sokkal könnyebb, mint a „fizesd ki és felejtsd el” alternatíva, ami nélkülöz mindenféle kontrollt és átláthatóságot a beszerzési folyamatból.

Bízzon a rendszerben, mely ellenőrzi a beszerzési folyamatot és biztosítja a megfelelő jóváhagyásokat, de egyébként minden mást hagyjon a tömegre. Ne féljen tőle!

Az új felhő alapú költésmenedzselő megoldások, mint pl. a Coupa, meghaladja a korlátolt információs gondolkodásmódot, helyette olyan eszközöket alakít ki, melyek engedélyezik a munkatársak számára a „fedezd fel és oszd meg” elven alapuló, online, pénzmegtakarítással járó beszerzési lehetőségeket.

A dolgozók az igénylési folyamat részeként végigkutathatják az internet, és gyakran remek ajánlatokat találhatnak olyan termékekre, amikre szükségük van.

Megoszthatják az információkat a munkatársakkal a fogyasztóközpontú web 2.0-ás alkalmazásban, így mindenki egyenként, mégis kollektíven együtt dolgozik a szervezetben, következésképpen ez a tömeg olyan, eddig kiaknázatlan forrás-megtakarításokat fog elérni, amik egyébként rejtve maradtak volna.

Szóval, nem javasolt korlátozni az embereket azzal, hogy limitálja az információáramlást, vagy mesterségesen kontrollálja a számukra hozzáférhető lehetőségeket. Hatalmazza fel munkatársait arra, hogy felhasználják a tudásukat a vállalat pénzének megtakarítása érdekében. Gondoljon csak a vállalaton belüli, alulról induló szerveződések és kezdeményezések pszichológiai hatásaira és előnyeire: minden munkavállalónak lehetősége van hozzájárulni a vállalati megtakarításokhoz minden igényléssel, amit előterjeszt, még akkor is, ha esetenként ez csak filléreket jelent.

Hamarosan folytatjuk…

Hirdetés