Hogyan csökkentsük kiadásainkat a felhőben? 4. rész

Valós adatok nélkül nagyon nehéz mérni a teljesítményt, meghatározni az iparágban a többi szereplőhöz viszonyított pozíciót, vagy akár a szervezeten belül két divíziót összehasonlítani.

Best Practice 4: Hagyja a közvélemény-kutatásokat, és a valós piaci tranzakciós adatokhoz viszonyítson!

 
Általánosságban az üzleti teljesítmény a célok megfogalmazásából, a megfelelő irányba haladástól és a versenytársakénál jobb teljesítmény eléréséről szól.

 

A viszonyítás alapja: saját-jelentés alapú felmérés

Veszteség mindenhol van, még ott is, ahol megfizetik azokat a speciális termékeket, melyek a vásárlások és rendelések teljesítésére vonatkozó folyamatok hatékonyságát hivatottak biztosítani. Ez óriási teret jelent a fejlesztésre és rengeteg lehetőséget a megtakarítások maximalizálására. Ahhoz azonban, hogy a legjobban működjön, a vállalatoknak mérnie kell a kiadási teljesítményüket, de nem önmagukhoz képest, hanem a piachoz hasonlítva, hogy lássák, teljesítményük tényleg a legmagasabb szintű-e, vagy további figyelmet igényel.

Általában a megtakarításokat a várhatóan kitárgyalandó szerződések költési volumeneire tervezik meg. Más szavakkal: egy preferált beszállítói szerződés jelenthet olyan egyedi árengedményt, amiért cserébe viszont garantálni kell egy bizonyos költési volument. Összegezve ezt a két tételt máris megvan a megtakarítás.

A probléma viszont: hogyan biztosítsuk, hogy az aktuális megrendelési viselkedésmód megfeleljen a tervezett megtakarítási irányoknak és az adott termékre, szolgáltatásokra vonatkozó megrendelések valóban a preferált partneri megállapodáshoz kötődjenek, ne pedig a preferált partnertől eltérő beszállítóknál landoljanak (kalózköltések)

Eleddig az összehasonlítások túlnyomó része, legyen szó akár az árakról, akár a „beszerzéstől a fizetésig” folyamat hatékonyságáról, teljes mértékben a tanácsadók és elemző cégek által összegyűjtött adatok alapján készültek. És egyik sem reprezentálja a vállalatok valós „beszerzéstől a fizetésig” tranzakcióinak adatait.

 

Egy pontos, valós idejű kiadási teljesítmény-mutató

Lépjen be a felhő alapú számítástechnika és a hálózat nyújtotta elképesztő előnyök világába. A felhő alapú alkalmazások egy valós több-felhasználós szerkezetben kínálnak magában a rendszerben rejlő előnyöket az elavult alapon működőkkel szemben, de akár még az egy felhasználós előfizetéses alternatívákkal szemben is, mert képesek összegyűjteni és összegezni az adatokat akár a hálózaton, akár a teljes felületen. A Coupa esetében ez azt jelenti, hogy a kiadások dollár milliárdjait összegezve tranzakciós viszonyítást végez több mint 30 kulcsfontosságú teljesítménymutató alkalmazásával. A vállalatok beleegyezhetnek abba, hogy a program mérje a teljesítményüket, akár egy kiválasztott időszakra vonatkozóan, akár piaci összehasonlításban. Egy valós idejű jelentést készít, és egy valós átláthatóságot biztosít a cég megtakarítási programjának hatékonyságáról.

A rendszer aktuális tranzakciós adatainak alapján a cégek felhasználhatják az összehasonlításokat, hogy meghatározzák a teljesítményüket egy szélesebb piaci környezethez vagy saját iparágukhoz, régiójukhoz képest a következő referencia-kategóriákban:

  • megtakarítások a költések százalékában
  • átlagos ajánlatelfogadási idő
  • visszautasított ajánlatok százalékos aránya
  • módosított ajánlatok százalékos aránya
  • nem megfelelő számlák százalékos aránya
 
Vizsgálja meg az alábbi lehetőségeket:
 
Ha megtudja, hogy átlagosan az ajánlatok 30%-át visszautasították, és az Ön vállalata csak az ajánlatok 2%-át nem fogadta el, nem gondolkodna-e el azon, hogy egy szigorúbb beszerzés-jóváhagyási elvet vezessen be, most, hogy valós adatokkal rendelkezik, ami megalapozná ezt a döntést?
 
Mi történne akkor, ha tudomására jutna, hogy míg az átlagos ajánlatelfogadási idő 2 óra, addig az Ön vállalatánál ez a folyamat átlagosan három napot vesz igénybe? Nem fontolná-e meg, hogy leegyszerűsítse a munkafolyamatokat és a jóváhagyási folyamatot, így a munkatársai hozzájutnának azokhoz a termékekhez és szolgáltatásokhoz, amelyekkel gyorsabban tudják végezni a munkájukat? És hogy ez mennyi adminisztrációs tehertől és kiadástól szabadítja meg?
 
Fontos kérdések ezek, melyeken érdemes elgondolkodni.

 

A Streamline Kft. és a Coupa cikksorozata hamarosan folytatódik.

Hirdetés