Valós adatok nélkül nagyon nehéz mérni a teljesítményt, meghatározni az iparágban a többi szereplőhöz viszonyított pozíciót, vagy akár a szervezeten belül két divíziót összehasonlítani.
Best Practice 4: Hagyja a közvélemény-kutatásokat, és a valós piaci tranzakciós adatokhoz viszonyítson!
A viszonyítás alapja: saját-jelentés alapú felmérés
Veszteség mindenhol van, még ott is, ahol megfizetik azokat a speciális termékeket, melyek a vásárlások és rendelések teljesítésére vonatkozó folyamatok hatékonyságát hivatottak biztosítani. Ez óriási teret jelent a fejlesztésre és rengeteg lehetőséget a megtakarítások maximalizálására. Ahhoz azonban, hogy a legjobban működjön, a vállalatoknak mérnie kell a kiadási teljesítményüket, de nem önmagukhoz képest, hanem a piachoz hasonlítva, hogy lássák, teljesítményük tényleg a legmagasabb szintű-e, vagy további figyelmet igényel.
Általában a megtakarításokat a várhatóan kitárgyalandó szerződések költési volumeneire tervezik meg. Más szavakkal: egy preferált beszállítói szerződés jelenthet olyan egyedi árengedményt, amiért cserébe viszont garantálni kell egy bizonyos költési volument. Összegezve ezt a két tételt máris megvan a megtakarítás.
A probléma viszont: hogyan biztosítsuk, hogy az aktuális megrendelési viselkedésmód megfeleljen a tervezett megtakarítási irányoknak és az adott termékre, szolgáltatásokra vonatkozó megrendelések valóban a preferált partneri megállapodáshoz kötődjenek, ne pedig a preferált partnertől eltérő beszállítóknál landoljanak (kalózköltések)
Eleddig az összehasonlítások túlnyomó része, legyen szó akár az árakról, akár a „beszerzéstől a fizetésig” folyamat hatékonyságáról, teljes mértékben a tanácsadók és elemző cégek által összegyűjtött adatok alapján készültek. És egyik sem reprezentálja a vállalatok valós „beszerzéstől a fizetésig” tranzakcióinak adatait.
Egy pontos, valós idejű kiadási teljesítmény-mutató
Lépjen be a felhő alapú számítástechnika és a hálózat nyújtotta elképesztő előnyök világába. A felhő alapú alkalmazások egy valós több-felhasználós szerkezetben kínálnak magában a rendszerben rejlő előnyöket az elavult alapon működőkkel szemben, de akár még az egy felhasználós előfizetéses alternatívákkal szemben is, mert képesek összegyűjteni és összegezni az adatokat akár a hálózaton, akár a teljes felületen. A Coupa esetében ez azt jelenti, hogy a kiadások dollár milliárdjait összegezve tranzakciós viszonyítást végez több mint 30 kulcsfontosságú teljesítménymutató alkalmazásával. A vállalatok beleegyezhetnek abba, hogy a program mérje a teljesítményüket, akár egy kiválasztott időszakra vonatkozóan, akár piaci összehasonlításban. Egy valós idejű jelentést készít, és egy valós átláthatóságot biztosít a cég megtakarítási programjának hatékonyságáról.
A rendszer aktuális tranzakciós adatainak alapján a cégek felhasználhatják az összehasonlításokat, hogy meghatározzák a teljesítményüket egy szélesebb piaci környezethez vagy saját iparágukhoz, régiójukhoz képest a következő referencia-kategóriákban:
- megtakarítások a költések százalékában
- átlagos ajánlatelfogadási idő
- visszautasított ajánlatok százalékos aránya
- módosított ajánlatok százalékos aránya
- nem megfelelő számlák százalékos aránya
A Streamline Kft. és a Coupa cikksorozata hamarosan folytatódik.
