Mire figyeljünk karbantartási szolgáltatások beszerzésénél?

A karbantartási szolgáltatások beszerzésére a vállalatok sok esetben nem fordítanak kellő figyelmet. Miért gond ez?

Berendezésekkel kapcsolatos karbantartási szolgáltatások költségelemeiről, és a karbantartási szolgáltatások beszerzésének specifikumairól tudhat meg többet az alábbi sorokat olvasva, Nagy Péter tollából.

Ahhoz, hogy a nagy értékű termelésben használt, vagy termeléshez indirekt módon kapcsolódó berendezések megfelelően működjenek, biztonságosan szolgálják a termelést és a beruházás során elvárt teljesítményt folyamatosan hozni tudják, azok karbantartása elengedhetetlen.

A tervezett teljes életciklus alatt a karbantartási kiadások tekintélyes költséggel járhatnak, éppen ezért már a beszerzéskor célszerű odafigyelni a karbantartási költségekre, gyakoriságra, az eladó szervizhátterére, szerviz technikusainak elérhetőségére és az alkatrész ellátottságra a potenciális kiadások és veszteségek csökkentése érdekében.

Az üzemeltetési és karbantartási- elmélet szerint 4 fő üzemeltetési és karbantartási stratégia van:

  • Meghibásodásig történő üzemeltetés
  • Kötött üzemidő szerinti üzemeltetés – TMK
  • Megbízhatósági szint szerinti üzemeltetés
  • Jellemző paraméter szerinti üzemeltetés

A fentiek a klasszikus típusokat alkotják, de az elmélet óta sokat fejlődött ez a terület is, így jelenleg a karbantartás csúcsa a TPM — Total Productive Maintenance – Teljeskörű Hatékony Karbantartás / Termelékenység Központú Karbantartás új stratégiaként is értelmezhető. Ebben az esetben a rendszer célja a veszteségforrások felmérése és azok megelőzése, amire a későbbiek során a teljes karbantartási terv fel lesz építve.

Egy jó beszerző véleményem szerint nemcsak a jó ár-érték arányú beszerzésekért felelős, de az innováció és a folyamatos fejlődés iránti igény és törekvés is az aktív beszerzői munka részét képezi. Éppen ezért a karbantartás is TCO (Total Cost of Ownership / Teljes Költség) és maximális ROI (Return on Investment / Beruházás megtérülés) mellett kezelendő, ugyanis a legnagyobb haszon folyamatos termelés, maximális kiszállítási mutatók és minimális átállás, karbantartás mellett érhető el.

A legmegfelelőbb karbantartási szolgáltatás tartalom meghatározásáért a műszaki specialisták felelősek, de a beszerzés feladata a műszaki elvárások menedzselése a teljes életciklus időtartam alatti karbantartással és hibajavítással kapcsolatos kiadások optimalizálásával.

Véleményem szerint már a berendezés beszerzésekor figyelmet kell fordítani a karbantartással kapcsolatos költségekre, így a berendezések beszerzési költségeinek értékelésekor célszerű indikációt kérni a következőkre:

  • tartalék alkatrészek, melyet a teljes berendezés beszerzési költsége tartalmaz
  • garanciális időn belüli és azon túli karbantartási gyakoriság és annak költségei berendezéstől függően pl. 1, 3, 5 évre (inflációt figyelmen kívül hagyva) vetítve
  • karbantartási szolgáltatás és anyag tartalom: éves x alkalmas karbantartási díj kiszállással, rezsi anyagok, melyek a karbantartási díjban benne foglaltatnak
  • hibajavítás esetén kiszállási reakcióidő, kiszállási díj és javítási óradíj
  • alkatrészellátás – fontos kopó alkatrészek kiszállítása megrendeléstől számított hány órán belül, estlegesen nyitott-e a partner helyi konszignációs raktár kialakítására

Amennyiben ilyen szempontok szerint építjük fel egy berendezés beszerzését, és akár a szállító kiválasztásakor a szerződésben ezek a szempontok megfelelően dokumentálva szerepelnek, a legnagyobb biztonsággal választunk és szerződünk.

Fontos megjegyezni, hogy a berendezéseket értékesítő cégek többségének fontos a karbantartási szerződések megkötése, mert a szerviz-technikusok fenntartásához fix és kiszámítható bevételek kellenek, melynek tetemes részét a karbantartási szerződések adják, így még ha nem is úgy tűnik, de az Eladóknak elemi érdekük ennek megkötése.

Sokszor szoktak azzal előállni a gyártók, hogy a garanciavállalás feltétele a karbantartási szerződés megléte, de még a beszerzések előtt célszerű bekérni a karbantartásra jogosult cégek listáját, hogy némi rugalmasságot tartsunk a rendszerben.

A berendezések beszerzésekor a beszerzési ár csökkentésének egyik módja is lehet akár karbantartási szerződés vállalása (persze ez hosszú távon költségesnek tűnhet, de a berendezés teljes életciklus költsége csak így optimalizálható).

Már meglévő berendezések karbantartási szerződésének előkészítésekor is ugyanezen paraméterek szerint kell az ajánlatkérést és a szerződést is kialakítani, mint:

  • karbantartási gyakoriság és költség / karbantartás vagy költség / év
  • alkatrészek költségei – hány % kedvezmény jár a listaárból a karbantartási szerződésért cserébe
  • hibaelhárítás standard reakció ideje (extra igény esetén felára), kiszállási és javítási óradíja
  • garanciavállalás karbantartásra és hibajavításra

Fontos még, hogy szükség esetén kérjünk általános és szakmai felelősségbiztosítást a karbantartási tevékenységre és akár az azt követő időszakra, mely olyan esetekre nyújt fedezetet, hogy ha a karbantartás alatt vagy annak nem megfelelő minősége végett bármilyen anyagi kár keletkezik, úgy a Szolgáltató/Karbantartó cég helyett a biztosítója is helyt tud állni a kárigények rendezése terén.

Nagy Péter

Category Buyer, Indirect Procurement

LEGO Manufacturing Kft.

 

A szerzőről:

2001-ben végeztem a Szegedi Egyetem Élelmiszeripari Főiskolai Karán élelmiszeripari technológus mérnökként, majd 2006-ban fejeztem be a posztgraduális közgazdász képzést a BGF Külkereskedelmi Főiskolai Karán nemzetközi marketing és TQM szakirányon.

Több multinacionális cégnél (Mars, FrieslandCampina Hungária Zrt, LEGO Manufacturing Kft.) dolgoztam különböző direkt és indirekt beszerzési területeken, mint alap- és csomagolóanyag, műszaki, szolgáltatás beszerzés.

Aktívan vettem részt beszerzési oldalról a Mars Magyarország Kisállateledel Gyártó Kft. kapacitásbővítési projektjeiben, a Piros Pöttyös és Milli márka termékeinek bevezetési és költségcsökkentési projektjeiben és regionális csomagolóanyag beszerzést csináltam magyar és erdélyi/román üzemekre cégcsoporton belül, majd később a LEGO Manufacturing Kft. beszerzési folyamatainak átdolgozását végeztem és a 2014-ben átadott új gyár beruházásában láttam el komoly beszerzési feladatokat.

Van tapasztalatom VMI rendszerek kialakításában, csomagolóanyagok és élelmiszeripari adalékanyagok, illetve szolgáltatások, energia, valamint beruházásokkal kapcsolatos beszerzésekben, a beszerzés különböző területeire dolgoztam ki szerződéstípusokat jogászokkal a gyakorlati tapasztalatok alapján. Közvetve és közvetlenül foglalkoztam regionális (CEE) és Európai beszerzési stratégiák kialakításával.

Hirdetés