A karbantartási szolgáltatások beszerzésére a vállalatok sok esetben nem fordítanak kellő figyelmet. Miért gond ez?
Berendezésekkel kapcsolatos karbantartási szolgáltatások költségelemeiről, és a karbantartási szolgáltatások beszerzésének specifikumairól tudhat meg többet az alábbi sorokat olvasva, Nagy Péter tollából.
Ahhoz, hogy a nagy értékű termelésben használt, vagy termeléshez indirekt módon kapcsolódó berendezések megfelelően működjenek, biztonságosan szolgálják a termelést és a beruházás során elvárt teljesítményt folyamatosan hozni tudják, azok karbantartása elengedhetetlen.
A tervezett teljes életciklus alatt a karbantartási kiadások tekintélyes költséggel járhatnak, éppen ezért már a beszerzéskor célszerű odafigyelni a karbantartási költségekre, gyakoriságra, az eladó szervizhátterére, szerviz technikusainak elérhetőségére és az alkatrész ellátottságra a potenciális kiadások és veszteségek csökkentése érdekében.
Az üzemeltetési és karbantartási- elmélet szerint 4 fő üzemeltetési és karbantartási stratégia van:
- Meghibásodásig történő üzemeltetés
- Kötött üzemidő szerinti üzemeltetés – TMK
- Megbízhatósági szint szerinti üzemeltetés
- Jellemző paraméter szerinti üzemeltetés
A fentiek a klasszikus típusokat alkotják, de az elmélet óta sokat fejlődött ez a terület is, így jelenleg a karbantartás csúcsa a TPM — Total Productive Maintenance – Teljeskörű Hatékony Karbantartás / Termelékenység Központú Karbantartás új stratégiaként is értelmezhető. Ebben az esetben a rendszer célja a veszteségforrások felmérése és azok megelőzése, amire a későbbiek során a teljes karbantartási terv fel lesz építve.
Egy jó beszerző véleményem szerint nemcsak a jó ár-érték arányú beszerzésekért felelős, de az innováció és a folyamatos fejlődés iránti igény és törekvés is az aktív beszerzői munka részét képezi. Éppen ezért a karbantartás is TCO (Total Cost of Ownership / Teljes Költség) és maximális ROI (Return on Investment / Beruházás megtérülés) mellett kezelendő, ugyanis a legnagyobb haszon folyamatos termelés, maximális kiszállítási mutatók és minimális átállás, karbantartás mellett érhető el.
A legmegfelelőbb karbantartási szolgáltatás tartalom meghatározásáért a műszaki specialisták felelősek, de a beszerzés feladata a műszaki elvárások menedzselése a teljes életciklus időtartam alatti karbantartással és hibajavítással kapcsolatos kiadások optimalizálásával.
Véleményem szerint már a berendezés beszerzésekor figyelmet kell fordítani a karbantartással kapcsolatos költségekre, így a berendezések beszerzési költségeinek értékelésekor célszerű indikációt kérni a következőkre:
- tartalék alkatrészek, melyet a teljes berendezés beszerzési költsége tartalmaz
- garanciális időn belüli és azon túli karbantartási gyakoriság és annak költségei berendezéstől függően pl. 1, 3, 5 évre (inflációt figyelmen kívül hagyva) vetítve
- karbantartási szolgáltatás és anyag tartalom: éves x alkalmas karbantartási díj kiszállással, rezsi anyagok, melyek a karbantartási díjban benne foglaltatnak
- hibajavítás esetén kiszállási reakcióidő, kiszállási díj és javítási óradíj
- alkatrészellátás – fontos kopó alkatrészek kiszállítása megrendeléstől számított hány órán belül, estlegesen nyitott-e a partner helyi konszignációs raktár kialakítására
Amennyiben ilyen szempontok szerint építjük fel egy berendezés beszerzését, és akár a szállító kiválasztásakor a szerződésben ezek a szempontok megfelelően dokumentálva szerepelnek, a legnagyobb biztonsággal választunk és szerződünk.
Fontos megjegyezni, hogy a berendezéseket értékesítő cégek többségének fontos a karbantartási szerződések megkötése, mert a szerviz-technikusok fenntartásához fix és kiszámítható bevételek kellenek, melynek tetemes részét a karbantartási szerződések adják, így még ha nem is úgy tűnik, de az Eladóknak elemi érdekük ennek megkötése.
Sokszor szoktak azzal előállni a gyártók, hogy a garanciavállalás feltétele a karbantartási szerződés megléte, de még a beszerzések előtt célszerű bekérni a karbantartásra jogosult cégek listáját, hogy némi rugalmasságot tartsunk a rendszerben.
A berendezések beszerzésekor a beszerzési ár csökkentésének egyik módja is lehet akár karbantartási szerződés vállalása (persze ez hosszú távon költségesnek tűnhet, de a berendezés teljes életciklus költsége csak így optimalizálható).
Már meglévő berendezések karbantartási szerződésének előkészítésekor is ugyanezen paraméterek szerint kell az ajánlatkérést és a szerződést is kialakítani, mint:
- karbantartási gyakoriság és költség / karbantartás vagy költség / év
- alkatrészek költségei – hány % kedvezmény jár a listaárból a karbantartási szerződésért cserébe
- hibaelhárítás standard reakció ideje (extra igény esetén felára), kiszállási és javítási óradíja
- garanciavállalás karbantartásra és hibajavításra
Fontos még, hogy szükség esetén kérjünk általános és szakmai felelősségbiztosítást a karbantartási tevékenységre és akár az azt követő időszakra, mely olyan esetekre nyújt fedezetet, hogy ha a karbantartás alatt vagy annak nem megfelelő minősége végett bármilyen anyagi kár keletkezik, úgy a Szolgáltató/Karbantartó cég helyett a biztosítója is helyt tud állni a kárigények rendezése terén.
Nagy Péter
Category Buyer, Indirect Procurement
LEGO Manufacturing Kft.
A szerzőről:
2001-ben végeztem a Szegedi Egyetem Élelmiszeripari Főiskolai Karán élelmiszeripari technológus mérnökként, majd 2006-ban fejeztem be a posztgraduális közgazdász képzést a BGF Külkereskedelmi Főiskolai Karán nemzetközi marketing és TQM szakirányon.
Több multinacionális cégnél (Mars, FrieslandCampina Hungária Zrt, LEGO Manufacturing Kft.) dolgoztam különböző direkt és indirekt beszerzési területeken, mint alap- és csomagolóanyag, műszaki, szolgáltatás beszerzés.
Aktívan vettem részt beszerzési oldalról a Mars Magyarország Kisállateledel Gyártó Kft. kapacitásbővítési projektjeiben, a Piros Pöttyös és Milli márka termékeinek bevezetési és költségcsökkentési projektjeiben és regionális csomagolóanyag beszerzést csináltam magyar és erdélyi/román üzemekre cégcsoporton belül, majd később a LEGO Manufacturing Kft. beszerzési folyamatainak átdolgozását végeztem és a 2014-ben átadott új gyár beruházásában láttam el komoly beszerzési feladatokat.
Van tapasztalatom VMI rendszerek kialakításában, csomagolóanyagok és élelmiszeripari adalékanyagok, illetve szolgáltatások, energia, valamint beruházásokkal kapcsolatos beszerzésekben, a beszerzés különböző területeire dolgoztam ki szerződéstípusokat jogászokkal a gyakorlati tapasztalatok alapján. Közvetve és közvetlenül foglalkoztam regionális (CEE) és Európai beszerzési stratégiák kialakításával.
