Beszerzés NOW

Szeptember elején rendezték meg Siófokon az SAP éves konferenciáját, amelynek egyik szekciója a beszerzés és a digitalizálás kapcsolatát járta körül.

Mi a Következő Nagy Dolog a beszerzésben?

A beszerzés nagy hatással van a cégek életére, még sincs a helyén kezelve, az igazi „sztárok” más területeken dolgoznak – kezdte előadását Bárány Zsolt, az SAP Ariba üzletágának vezetője. Egyre több cég van ugyanakkor, amely stratégiai területként kezeli a beszerzést. Sok vállalatnál van CPO [Chief Procurement Officer, beszerzési vezető], de az ő címűkben a „C”-t még legtöbbször kis betűvel írják. „Azon dolgozunk, hogy nagybetűssé váljon…”- mondta.

Bárány Zsolt az SAP Ariba és a Würzburg-Schweinfurt egyetem közös, „Mi a Következő Nagy Dolog a beszerzésben?” című kutatásának eredményeit mutatta be. A több mint 450 vállalat megkérdezésén alapuló felmérés résztvevőinek 83 százaléka vélekedett úgy, hogy a digitális átállás nagyobb hatással lesz – többek között – a beszerzésre, az ellátási láncra és a pénzügyre 2018-ban, mint 2017-ben volt. Ennek némileg ellentmond, hogy a felmérés idején mindössze 5 százalékuk rendelkezett magasan automatizált beszerzési rendszerekkel/folyamatokkal. A legalacsonyabb fokú automatizáció – némileg meglepő módon – a pénzügyi, valamint a kiskereskedelmi szektort jellemzi. A jövőben ez az arány feltehetően gyors növekedésnek indul, a cégek 63 százaléka ugyanis rendelkezik automatizálási ütemtervvel, van tehát egy elképzelésük, miként használják ki a beszerzés területén is a digitalizáció adta lehetőségeket.

(Forrás: SAP)

Jelenleg a leggyakrabban használt digitális technológia az Internet of Things (IoT) és a robot-alapú folyamatautomatizálás (Robotic Process Automation, RPA). A jövő technikáit firtató kérdésre a legtöbben az RPA-t, a mesterséges intelligencián (AI) alapuló alkalmazásokat nevezték meg – az IoT a negyedik helyre szorult –, de a terület szakértői szerint a chatbotok, a blockchain is szerepet kap majd a beszerzési folyamatok automatizálásában.

(Forrás: SAP)

A legnagyobb kihívásokat a törzsadatok minősége és az analitika jelenti. A szállítói kör folyamatos elemzése elengedhetetlen feltétele a megalapozott stratégiai döntéseknek, ez pedig nagyon nehéz feladat, ha nem állnak rendelkezésre egységes, jó minőségű adatok. A fejlesztés másik nagy korlátját a pénzügyi keretek szűkössége jelenti, sok cég van, amely nem a beszerzésre, inkább más üzleti területekre összpontosítja a forrásait. Pedig ezek a befektetések is megtérülnek, az SAP Ariba szakemberei szerint akár 12–18 hónapon belül.

A jövő sikereinek másik záloga a megfelelő szakembergárda, ezen a téren is akad tennivaló: a felmérés résztvevőinek 30 százaléka szerint a belső know-how és a tehetség hiánya gátolja a szervezet hatékonyabbá tételét, 63 százalékuk pedig nem rendelkezik a beszerzés területén tehetségkezelési stratégiával. (A beszerzéssel foglalkozók jó része „véletlenül” kerül ide, közülük azonban sokan gyorsan megszeretik a területet – osztotta meg személyes tapasztalatait Bárány Zsolt.)

Melyek a beszerzés sikerét jelző legfontosabb KPI mutatók? A felmérés szerint a legfontosabb a megtakarítás, a költségelkerülés és a törvényi megfelelés. Változás akkor várható, amikor a repetitív feladatokat sikerül automatizálni, a beszerzéssel foglalkozó szakemberek pedig elsősorban a stratégiai kérdésekre koncentrálhatnak és jobban meg tudják érteni a céges folyamatokat – vélekedett Bárány Zsolt. A jövőben a hagyományos mérőszámok mellett nagyobb hangsúlyt kapnak azok is, amelyek azt mutatják, hogy a terület mekkora hozzáadott értéket termel a szervezet számára.

(Forrás: SAP)

 

Beszerzési teljesítményértékelés felmérés: mi változott 2015 óta? Hogyan tovább?

Werle Zoltán, az IFUA Horváth & Partners 2017-es, 11 iparágat átfogó felmérésének eredményeit mutatta be. A kérdések hat témakört fogtak át:

  • beszerzési stratégia
  • kategória-menedzsment
  • beszerzési szervezési folyamatok
  • munkatársi kvalitások
  • szállító- és kockázatmenedzsment
  • teljesítménymérés

A kérdőívet kitöltő vállalatok 64 százaléka a hatékonyságot nevezte meg mint a beszerzési stratégiára épülő működés legfontosabb szempontját – ez az arány két évvel korábban „mindössze” 20 százalékot kapott. Hasonlóan megnőtt a kockázatkezelés jelentősége is, a „minőség” és az „innováció” súlya ugyanakkor alig változott.

A legnagyobb kockázat mindkét felmérés szerint az áringadozás volt, némi változást jelez, hogy a vállalati csődöktől 2017-ben többen tartottak, mint két évvel korábban.

A fejlődést több tényező is akadályozza. A 2017-es felmérés szerint a beszerzési stratégiát a megkérdezett cégek több mint ötöde nem kommunikálja a vállalaton belül, és több mint 50 százalékuk nem rendelkezik beszerzési stratégiai térképpel. A vállalatok 38 százaléka nem használ elektronikus rendszereket sem a tenderek lebonyolításához, sem az automatikus rendelés-feldolgozáshoz, 69 százalékuk nem rendelkezik digitális roadmappel sem.

A „beszerzés 4.0” négy pillérét az IFUA szerint a felhőalapú megoldások, a mobil technológiák, a riporting 2.0 és a Big Data alkotja. A felhőalapú megoldások előretörését jelzi, hogy a megkérdezettek csupán 36 százaléka válaszolta azt, hogy a saját szerver használatát preferálja – elindult tehát a paradigmaváltás. A Big Data & Advanced Analytics lehetőségeit ugyanakkor a vállalatok meglehetősen alulértékelik.

Az IFUA szerint a beszerzés jövőjét tehát az alábbi trendek befolyásolják:

  1. Erősödik a beszerzési funkció szerepe a vállalati értékteremtésben.
  2. Erősödik a folyamatokra kiterjesztett automatizáció.
  3. Csökken a beszerzési funkcióra fordított költség.
  4. A beszerzési funkció „rétegekben” valósul meg.
  5. A beszerzés erősíti a partnerséget a szállítókkal és a belső ügyfelekkel.
  6. Erősödik a „data driven operation” iránti igény.

 

Balról jobbra haladva: Bárány Zsolt, Werle Zoltán és Pásztor Dávid – (Forrás: SAP)

 

Kihívások és megoldások a spot buy területén

Ürge András, a Mercateo Magyarország Kft. regionális igazgatója előadásának elején a vállalatok spot buy terület kihívásait tekintette át. A nem megtárgyalt és előre nem tervezett, ún. peremtermékek beszerzése értékét tekintve csupán a vállalati beszerzések töredékét adja, a folyamatköltsége azonban – többek között a tranzakciók nagy száma miatt – rendkívül magas. Nehézséget okoz, hogy a folyamatköltségekről nem állnak rendelkezésre megfelelő adatok, a számlák feldolgozása nem automatizált, ugyanazon cikkekre több beszállítót is igénybe vesznek, ráadásul az ár-összehasonlítások filléres cikkek esetében is sok időt vesznek igénybe.

Ürge András (Forrás: Mercateo)

Ezekre a problémákra kínál megoldást a Mercateo vállalati ügyfeleket célzó online beszerzési platformja, amely Európában több, mint 86 millió, Magyarországon 4 millió terméket kínál vállalati ügyfeleinek. A Mercateo 2017-ben írt alá stratégiai megállapodást az SAP-vel, amelynek eredményeként Európában az Mercateo biztosítja az SAP Ariba Spot Buy funkciójának hátterét.

Ürge András vállalati példákkal illusztrálta, hogy a digitalizálás miként csökkentheti jelentősen – akár 40 százalékkal – a spot beszerzés költségeit. A német RWE közüzemi óriáscég számára például a több ezer beszállító, a túl sok beérkező számla, az országonként eltérő fizetési határidők és a szabadszöveges megrendelések támasztották a legnagyobb nehézségeket, a bútoriparban működő BSH Hausgeräte GmbH az automatizálás és a transzparencia hiányával küzdött, a vegyipari termékeket forgalmazó Lehmann & Vossnál pedig a rejtett költségek, a kalóz-beszerzések és az e-számla hiánya.

A megoldás valamennyi cég esetében egy digitális beszerzési platform bevezetése volt (a rendelések egy OCI interfészen keresztül bonyolódnak), emellett akadt vállalat, amely a keretszerződéseit is digitalizálta, vagy éppen önszámlázásra állt át.

 

SAP Ariba Sourcing bevezetés – Tapasztalatok

Schmidt Péter, a Doqsys Business Solutions Zrt. műszaki igazgatója az SAP Ariba rendszerének bevezetését tekintette át. A Doqsys 2009 óta az SAP partnere, 2015 óta Aribára szakosodott partner, elsősorban a sales, a presales, valamint a lokalizáció területen. Az utóbbi természetesen többet jelent a megfelelő felületek magyarra fordításánál – hangsúlyozta a szakember, a lokalizálás legfontosabb területeként a közbeszerzéseket nevezve meg.

A Doqsys által előnyben részesített sztenderd megoldások előnye, hogy azonnal elérhetőek, és tartalmazzák a nemzetközi legjobb gyakorlatokat. Tipikus kihívás, hogy a felhasználók ragaszkodnak a papír alapú megoldásokhoz és a szervezetenként eltérő beszerzési rendszerekhez.

A Doqsys első javaslata mindig az, hogy térképezzék fel a saját folyamataikat, rendszereiket, és ebből az információhalmazból készítsék el egy saját beszerzési stratégiájukat, a megfelelő beszerzési rendszert ugyanis csak a hosszú távú tervek ismeretében lehet kiválasztani.

Az interfészek és az integrációs pontok tipikus előnyt jelentenek – emelte ki Schmidt Zoltán, megemlítve az SAP Aribát, amely az SAP rendszereihez több mint 190 interfésszel csatlakozik (amellett, hogy más vállalatirányítási rendszerekhez is kapcsolódik).

Egy beszerzési rendszer bevezetése nem csupán egy beszerzési folyamat – hangsúlyozta Schmidt Péter. Emiatt a felkészülésbe valamennyi érintett „stakeholdert”be kell vonni.

Egy új rendszer bevezetésénél kulcsfontosságú a célkitűzések helyes megválasztása – olyan megoldással kell kezdeni, amely a lehető legnagyobb hozzáadott érték mellett, sztenderd folyamatként bevezethető –, a tervezés és az előkészítés, a tudásátadás és a képzés, valamint a tesztelés.

(Forrás: SAP)

 

Automatizáció, vizualizáció és beszerzés: hol, mit, miért?

Miért fontos beszélni digitális átalakulásról és az automatizációról a beszerzések területén? – tette fel a kérdést Pásztor Dávid, az IFUA Horváth & Partners Kft. tanácsadója. A szakember a Deloitte, illetve az SAP friss felméréseit idézte, amelyek szerint

  • a vállalatok mindössze 5 százaléka rendelkezik magas szinten automatizált beszerzési rendszerekkel/folyamatokkal;
  • a CPO-k 63 százaléka számára az automatizáció annyira fontos, hogy a vállalati roadmap részét képezi;
  • a beszerzési vezetők 51 százaléka szerint a szervezetükben nincs elegendő, megfelelő kompetencia a beszerzési stratégia megvalósításához;
  • a CPO-k 54 százaléka úgy véli, hogy a jövőben az analytics megoldások gyakorolják a legnagyobb hatást a szervezeti teljesítményre.

A prediktív S2C, illetve automatizált P2P folyamatoknak, valamint a proaktívvá váló szállítómenedzsmentnek köszönhetően a különböző digitális technológiák implementálása hatékonyabb beszerzést, magasabb beszerzési teljesítményt eredményez – hangsúlyozta Pásztor Dávid, aki a „mit adhat az automatizálás a beszerzésnek” kérdésre az alábbi felsorolással válaszolt:

  • növekszik a beszerzési folyamat transzparenciája,
  • csökkennek a folyamati szűk keresztmetszetek,
  • sikerül kiváltani a hosszadalmas és nehézkes manuális tevékenységeket,
  • szűrhetővé válnak a szállítók, növekszik a koncentráció, javul az együttműködés,
  • létrejön a központi törzsadatkezelés,
  • a beszerzői szakértelem a speciális/stratégiai beszerzésekre összpontosulhat,
  • standardizálódnak a folyamatok, csökkennek az emberi hibák.

Az automatizációt célzó megoldások három fő csoportra oszthatók. Jelenleg a legelterjedtebb a klasszikus automatizáció (amilyen pl. az SAP Ariba), amely vagy end-to-end módon vagy részleteiben (P2P, S2C) fedi le a beszerzési folyamatokat. Számos – jellemzően közepes bonyolultságú – területen, funkcióban megjelent már az RPA, amelynek szervezeten belüli hatása a 2017-ről 2018-ra megduplázódott.

Az adat-vizualizációt új technológiák támogatják, ilyenek például a dashboard megoldások, amelyeknek segítségével dinamikusan, valós időben adható áttekintés a legfontosabb információkról, amelyek „úgy szűrnek, ahogy szeretnénk”, és amelyek tetszőleges felületre optimalizálhatók. Dashboardok segítségével tudunk az adatokból a legstrukturáltabb, legérthetőbb és legdinamikusabb formában információkat közölni, az IFUA ezért egyértelműen a dashboardokat javasolja. A beszerzési teljesítmény áttekintésére jó lehetőséget nyújt például az SAP S/4HANA Fiori felület – jelezte előadása végén Pásztor Dávid.

(Szponzorált tartalom)

Hirdetés