Gondolt már arra, hogy ellenőrizze üzleti partnerét?

Egy vállalat életében nélkülözhetetlen a partnerek megfelelő módon történő kiválasztása. A jelenlegi helyzetben, a fizetőképesség szempontjából különösen fontos a leendő vevők vizsgálata is, ráadásul a kellő körültekintésnek különös jelentősége van, akár a végül esetlegesen behajthatatlanná vált követelések áfa visszaigénylésénél. Adózási szempontból azonban leginkább a beszállítók monitorozása kerül a fókuszba. Az ajánlatok beérkezésekor nem szabad elfelejteni az árak mérlegelése közben a potenciális partnerek átvilágítását sem. Elsőre adminisztrációs tehernek tűnhet egy ilyen folyamat, azonban ennek hiánya olykor jelentős kockázatokhoz, sőt akár bírságokhoz is vezethet. A következőkben a MAZARS tájékoztatója hívja fel a figyelmet a partnerellenőrzés fontosságára, valamint bemutatja a lehetséges módszereket, mérlegelési pontokat.

A partnerek ellenőrzése nem egy egyszeri folyamat, hiszen már az ajánlatadási, szerződéskötés előtti szakaszban is szükséges ugyanúgy, mint a számla befogadásakor, számla kiegyenlítésekor, illetve mindaddig, amíg az üzleti kapcsolat fennáll.

„Minél korábbi fázisban el kell kezdeni a partnerek ellenőrzését, ugyanis a leendő partner cég kiválasztásakor a vállalatnak is kiemelt érdeke, hogy olyat válasszon, aki megbízhatóan teljesíti majd a szolgáltatásokat vagy termékértékesítéseket. A kezdeti partnerátvilágítást követően javasolt bizonyos időszakonként (a vállalati szektortól, piactól függően) rendszeresen ellenőrzést tartani. Érdemes több platformon utánanézni az ügyfélnek, hiszen minél szélesebb körben, módon dokumentáljuk a folyamatot, annál nagyobb eséllyel tudjuk kiszűrni a megbízhatatlan, esetlegesen adókijátszásban résztvevő társaságokat.” – javasolta H. Nagy Dániel, a MAZARS adóigazgatója.

Az üzleti ellenőrzési eljárás fogalmát az általános forgalmi adóról szóló törvény is hangsúlyozza, mind a számla kibocsátása, mind a befogadása során. Ugyanis biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, adattartalmának sértetlenségét és olvashatóságát a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig. A számlán minden esetben ellenőrizni kell, hogy a feltüntetett szolgáltatás, termékértékesítés kapcsán megfelelő mennyiséget és minőséget jelöltek-e meg, továbbá számla befogadásakor, kiegyenlítés előtt a fizetési igényt és a bankszámlaszámot is érdemes ellenőrizni. A számla áfa szempontból való kezelésekor pedig ellenőrizni kell a számla tartalmi elemeit is.

A partnerek átvilágításához elérhető, ingyenes adatbázisok is rendelkezésre állnak, amelyek segíthetnek az ellenőrzési folyamatok végrehajtásához, íme pár javaslat, hogy hol és mit érdemes ellenőrizni:

  1. e-cégjegyzékben vagy egyéni vállalkozói nyilvántartásban a vállalkozás hivatalos létezéséről győződhetünk meg, főbb adatait ellenőrizhetjük;
  2. az adóhatóság adatbázisaiban további lényegi információk, adatok ellenőrizhetők, néhány példa az adatbázisok közül:
    • megbízható adózók nyilvántartása,
    • adóalanyok lekérdezése,
    • adóhiányosok, hátralékosok, végrehajtás alattiak,
    • törölt adószámok,
    • alkalmazottakat bejelentés nélkül foglalkoztatók,
    • köztartozásmentes adózók,
    • nyomdai sorszámintervallumok igénylése és lekérdezése,
    • jövedéki engedéllyel rendelkezők,
    • reklámadó nyilvántartás stb.;
  3. adószámok ellenőrzése, hogy valós, érvényes adószámot adott-e meg részünkre a partner, különösen közösségi ügyletek esetében az áfa szabályokban bekövetkezett változások kapcsán is létfontosságúak;
  4. milyen tevékenységei vannak a vállalkozásnak, van-e elegendő létszámú alkalmazottja, képes-e a vállalt szolgáltatás, termékértékesítés teljesítésére;
  5. az online számla rendszerben a számlák hitelességének ellenőrzése – az adatszolgáltatás azokra a számlákra kötelező jelenleg, amelyek áfa tartalma legalább 100 ezer forint (ez a kör hamarosan bővül), – a partner online adatszolgáltatási gyakorlatának, esetleges adatszolgáltatási hiányosságainak észlelése;
  6. beszámolók közzététele, beszámolókban szereplő adatok ellenőrzése;
  7. partner ellenőrző weboldalakon elérhetők a társaság kapcsán az esetleges negatív események listája is (különösen hasznos, hiszen itt látható, ha bármilyen eljárás, végrehajtás van esetleg folyamatban, vagy történt a múltban a céggel kapcsolatban).

A fentiekre tekintettel érdemes átgondolni, hogy a vállalat jelenleg rendelkezik-e partnerellenőrzési folyamatokkal, azok belső szabályzatban rögzítve vannak-e, a folyamatok dokumentálása megtörtént-e.

„Az elvárt körültekintés bizonyítása kulcsfontosságú lehet egy adóellenőrzésben, vagy akár egy nyilatkozattételre való felszólítás során. A partnerellenőrzés dokumentálása ilyen esetekben alátámaszthatja a társaságunk jóhiszemű magatartását.” – hívja fel a figyelmet H. Nagy Dániel, a MAZARS adóigazgatója.

MAZARS