Fizetési feltétel, avagy az új prioritás?

Bacsó Ádámmal, az Avon Cosmetics Közép-Európáért felelős indirekt beszerzési csoportvezetőjével beszélgettünk a fizetési feltételek jelentőségének alakulásáról így a koronavírus okozta gazdasági krízishelyzetben. Ádám 2015-ben csatlakozott az Avonhoz 4 ország és egy kisebb csapat beszerzési vezetőjeként, a tavalyi évben sikerült fentebb lépnie a ranglétrán. 15 éves beszerzői tapasztalattal rendelkezik, melyet az Avon előtt nagyrészt a Nokia és az Opel regionális központjaiban szerzett.

Südy György: A fizetési feltételeket tűztük ki virtuális beszélgetésünk témájaként így a Covid válság idején. Milyen fizetési feltételek vannak a gyakorlatban?
Bacsó Ádám: Több dolgot érdemes figyelembe vennünk a fizetési feltételek definiálásakor. Első körben érdemes tisztázni a viszonyítás alapját. Jellemzően ez a számla dátumához kötött, de lehet a beérkezés vagy elektronikus pénzügyi rendszerbe történő feltöltéshez mérten is megállapítani. Tapasztalataim alapján jellemzően fix (pl. 8 napos) feltételt szabnak meg a cégek, de adott naptári naphoz is lehet igazítani (pl. számla dátumához számított második hónap második banki napján történő fizetés). A multi cégeknél a leggyakoribb kérés a 30 vagy 60 nap. Úgy gondolom, hogy egyébként ez nemcsak „úri szokás”, hanem egyrészt a cégcsoport egységes pénzügyi politikája, cash-flow fókusza, másrészt SSC-kből történő egységes utalás és kezelés, bonyolult jóváhagyási folyamatok miatt alakulhatott ki.

SGY: Hallani lehet 90-120-180 naptári napos feltételekről is, mi szabhat gátat ezeknek?
BÁ: Érdemes tudni, hogy létezik egy 2003-mas Európai Uniós direktíva (2003/361/EC), mely ajánlást ad a maximum használható fizetési feltételekre, illetve megkülönbözteti, hogy az adott partnerek milyen méretű cégként állnak egymással szemben. Ez az úgynevezett „SME User Guide” 4 fajta cég méretet definiál: mikro- kis- közepes vagy nagy vállalatot, mindezt az alkalmazotti létszám és az árbevételek alapján. Amennyiben a beszállítóm – a direktívában meghatározott szabályrendszert figyelembe véve – pl. közepes vállalatnak, az általam képviselt cég pedig nagynak minősül, akkor a fizetési feltétel maximum 60 nap lehet. Két nagy cég esetében 120 nap is megfelel az ajánlásnak. Az EU direktívára számos ország jogszabályrendszere építkezik, illetve részletesebb ajánlásokat vagy törvényi rendelkezéseket ír elő. Magyarországon a Ptk. alapján a 60 napnál hosszabb határidőt meghatározó szerződési feltétel támadható, bár két cég jó együttműködése esetén nyilván kétséges, hogy ilyet bárki indítana a gyakorlatban. Ennél sokkal markánsabb a lengyel példa, ahol a helyi törvény nagy mértékben szigorít a direktívára alapozva és komoly bírságokat róhat ki a cégekre 2021-től, monitorozza a számlafizetéseket 2020 januárjától, a helyi hatóságok reportokat kérhetnek, valamint a cégeknek deklarálniuk kell, hogy mely SME kategóriába esnek.

SGY: Nem gondolod, hogy a koronavírus helyzet miatt pont ellenkező elmozdulások lennének, gondolok itt az előrefizetésre?
BÁ: Nyilván vannak olyan „monopol” szituációban lévő szállítók, akik előre fizetést kérhetnek, de véleményem szerint ez ideiglenes, pár hónapig tartó helyzet. Maszkból, kesztyűből és fertőtlenítő szerekből is kezd megtelni a piac, egyre nagyobb kínálattal szembesülök a kezdeti készlethiány után. Jellemzően, ha a beszállítómnak előleget kell fizetnie az alvállalkozója felé, akkor legalább egy részét kéri előre. Ilyen esetekben akár részteljesítés és számlázás is javasolható kompromisszumos megoldásként.

SGY: Ha egy tárgyalás megakad, akkor milyen lehetőségek vannak még a vevő által kért fizetési feltétel elérésére?
BÁ: Ott kezdeném, hogy nagy szükség van a nyitott és konstruktív gondolkodásra a felek között. Ha ez megvan, akkor át lehet gondolni a különböző pénzügyi eszközöket, finanszírozási lehetőségeket (pl. skonto, faktoring, bankgarancia, vevő bankjának finanszírozása, P-card rendszere). Beszerzési oldalon érdemes árbontást nézni, TCO alapú számítást végezni.

SGY: Beszerzőként mire érdemes szerinted figyelni, ha a beszállító elfogadta a hosszabb pl. 60 napos feltételt?
BÁ: Úgy gondolom, hogy egy nagyon erős kooperáció szükséges a pénzügyi és igénylő osztályokkal, hogy tartani tudjuk a vállalt határidőket. Pályám során nem egyszer szembesültem már egy-egy szerződés újratárgyalásakor, hogy akadályokba ütközünk pont amiatt, hogy nem megfelelő a fizetési morál. Itt lép előtérbe a beszállítói kapcsolatok megfelelő menedzselése, legalább a top, stratégiai vendor szinteken, a megfelelő kommunikáció, a gyors eszkaláció és megoldás keresése.

SGY: Mennyire fontos, hogy a szállítók elfogadják a vevők által kért fizetési feltételeket?
BÁ: Én a másik oldalon állva biztosan felvenném a telefont és nyiltan tárgyalnék erről a beszerzővel. Sokszor ez belépőnek, egy pályázat előzetes kapujának minősül, így ha egy szállító teljesen elhatárolódik ettől, akkor azonnal ki is eshet. Ne feledjük, hogy a beszerzőnek is meg lehet kötve a keze, az eltérést például csak monopol szituációban, készlethiány miatt vagy nagy árkülönbségek esetén javasolhatja belsőleg. Még ilyen esetben is lehet, hogy „visszapattan” a javaslat egy felsőbb szintről vagy mátrix szervezetben és megy az időhúzás a döntéshozatalban. Lehet, hogy már régen mehetne a megrendelés, indulhatna a teljesítés, de több hét is eltelik megbízás nélkül, mely a szállítói oldalon is okozhat üzleti veszteségeket.
Ha azonban a vevő cégnél egy kalkulációs modell alapján történik a döntés, akkor beszállítóként bátran ajánlhatunk rövidebb határidős opciókat, például 30 nap helyett 15 napos határidő elfogadása esetén valamilyen kedvezményt.

SGY: Nézzünk egy konkrét példát. Ha én szájmaszkot ajánlok és eddig – a példa kedvéért – 30 napos fizetési feltétellel dolgoztunk, de most előreutalást kérek, ja és nyilván nem tudnál mástól rendelni, akkor mi lenne a válasz?
BÁ: Nyilván megpróbálnálak meggyőzni, hogy folytassuk a már meglévő feltételek alapján, (nevet) és örülnék, hogy meglévő beszállítóként nem kellene új vendort nyitnom a rendszereinkben.

SGY: A krízishelyzet jelent-e elmozdulást a beszerzők életében?
BÁ: Itt meg kell különböztetnünk a direkt és indirekt vonalat. A direktes kollégák sok esetben alapanyaghiánnyal, kapacitás kihívásokkal, országhatár lezárásokkal küszködnek. Jelenleg húzó ágazatokban nem tudnak elég alapanyagot beszerezni, fokozódnak a szűk keresztmetszetek, a termelés nem tudja kiszolgálni az értékesítési csatornákat. De még mindig jobban járnak ezek az ágazatok.
Sajnos a cégek többsége az értékesítés kisebb-nagyobb, vagy egészen drámai visszaesésével szembesülnek. Indirekt oldalon nagy fejtörés a logisztika biztosítása és a cash flow fenntartása. A fizetési feltételek kitolása, halasztás, „payment holiday” szavak csak úgy repkednek, első számú prioritássá válhatnak. A kihasználatlan területeken pl. irodabérlés vagy az ottani napi takarítás tekintetében pedig kedvezményeket próbálhatunk kiharcolni. Most nem a klasszikus tendereknek van itt az ideje, hanem a napi eredményeknek. Nagyban függ ez a cégek beszerzési politikájától, a válság okozta visszaesési görbe alakjától, az alkalmazkodó képességtől, a vállalat társadalmi felelősségvállalásától, utóbbira még nagyobb szükség van, mint „békeidőben”. Sok vállalatnál könnyítéseket látok, szép példák születnek ha kisebb vállalkozóknak új feladatokat tudnak biztosítani, vagy a felszabadult kapacitás / munkaerő közvetítése jön létre a szükséges irányba. Sok ilyen erőfeszítésre, összefogásra lenne szükség.

SGY: Érdekes, hogy említetted az alkalmazkodóképességet, mondanál pár példát?
BÁ: Engedd meg, hogy hozzak egy személyes példát és szeretnék megemlíteni pár céges, fantasztikus kezdeményezést is. Úgy gondolom, hogy mindegyikből sokat lehet tanulni. Szombatonként gyakran vásárolok a közeli piacon, megvannak a kedvenc árusaim. Az egyik ilyen családnál már-már törzsvásárlónak számítok és amikor beütött a „maszkhelyzet” telefonszámot cseréltünk. Az első két hétben csak annyit mondtak, hogy ők nem jönnek tovább, félnek, megpróbálják az egyik önkormányzatnak önköltségi áron leadni az árut. Próbáltam rábeszélni őket, köztes megoldásokat felvázolni pl. átvevőpont, de mind hiába. Pár nap múlva kaptam egy telefonhívást, hogy átváltanak házhozszállításra, sőt végül kérésre olyan termékeket is tudtak hozni, amiket alap esetben nem árultak korábban. Mostmár újra kinyitnak, de az utolsó kiszállításnál említette az Úr, hogy nagyon sok családdal még jobban megalapozták a bizalmat, megerősítették a vevői kapcsolatot. Ezt nevezem én igazi alkalmazkodó képességnek.
Szép céges példának gondolom a MOL Lub fertőtlenítő folyadék gyártására való átállást, az Avon higéniai termékfelajánlásait és elköteleződését a családon belüli erőszak áldozatainak segítésére, a beszerzés.hu csapatának a szájmaszk importjában vállalt szerepet és a Color Pack Nyomda arcpajzs gyártását valamint azzal kapcsolatos donációit is.

SGY: Örülök, hogy beszélgethettünk! Vegyük vissza a szájmaszkot : )))
BÁ: Köszönöm a lehetőséget! :¤

beszerzés.hu