Top 5+1 hasznos tipp takarítási szolgáltatások beszerzéséhez

A létesítménygazdálkodási szakágak közül a takarítás piaca a legösszetettebb, azaz számos kisebb-nagyobb szolgáltató közül választhattok a beszerzés során, akik tudván, hogy rengetegen vannak, sokszor erős árversenyt generálnak.

Az alacsony ár csábító, de ez sokszor azt eredményezi, hogy nem az elvárt szolgáltatási szintet kapjátok. A Prizma Csoport szakértőivel karöltve összegyűjtöttünk néhány hasznos tanácsot, a hatékony takarítási szolgáltatás beszerzések érdekében.

1. 2 in 1!

A takarítási szolgáltatás beszerzését érdemes összevonni olyan egyéb szakágakkal, amelyek személyzetben, feladatban átfedésben lehetnek a tevékenységgel. Jellemzően ilyenek az udvarosi feladatok, a hó- és síkosságmentesítés, a zöld területek karbantartása, beltéri növényzet gondozása vagy a hulladékkezelés. 

2. Minőség-ellenőrzés kell, de mikor?

A takarítási szolgáltatás a minőség-ellenőrzés szempontjából egy rendkívül érzékeny terület, tekintve, hogy a vágyott tisztaság csak a takarítás elvégzését követően közvetlenül ellenőrizhető. Sajnos igen rövid idő is elegendő lehet, hogy szennyeződés kerüljön a tisztított felületre és ez bizony konfliktust szülhet a megrendelő és a szolgáltató között, mert nem lehet kideríteni utólag, hogy a takarítás az elvárt minőségben megtörtént-e vagy sem. Mindenképpen javasoljuk olyan minőség-ellenőrzési, és ennek alapján teljesítményértékelési rendszer bevezetését, amely biztosítja, hogy a feladat elvégzése objektíven mérhető legyen. Erre számos megoldás létezik már, a papír alapú ellenőrzési laptól a korszerű digitális QR kód alapú rendszerekig.

3. Takarítani mindenki tud?

A professzionális takarítási szolgáltatás sokkal összetettebb szaktudást igényel, mint azt laikusként gondolnátok. Nagyon fontos a különböző takarítási technológiák, vegyszerek-gépek alapos ismerete, megfelelő használata, de legalább ennyire nélkülözhetetlen, hogy a szolgáltató munkatársai rendelkeznek-e a megfelelő vezetői kvalitásokkal, képesek-e kezelni a személyzettel kapcsolatosan kialakuló problémás helyzeteket. Ezeket a képességeket csak a referenciák pontos felmérése, ellenőrzése révén lehet beazonosítani, de nagyobb megbízás esetén egy referencia telephelyen tett látogatás, a szolgáltató mindennapi munkájáról szerzett személyes benyomások is segíthetnek a helyes döntésben.

4. Lassítsd az árversenyt!

A már említett erős árverseny miatt Talán ebben a szakágban a legfontosabb, hogy az igényelt szolgáltatás közelítő piaci árát meg tudjátok határozni a beszerzést megelőzően. Az áron alul beszerzett szolgáltatás minősége biztosan el fog maradni az elvárásoktól. A megelőző költségbecslés készítésére vannak pontos és nagyvonalú számítási módszerek. A minimum, amit megtehettek, hogy indikatív ajánlatokat kérhettek be, vagy felkértek egy külső szaktanácsadót.

5. A takarítás a karbantartás része

A műszaki elvárások megfogalmazása során ne feledkezzetek meg arról a tényről, hogy a helyesen végzett takarítás hosszú távon hozzájárul létesítményetek állagának megőrzéséhez. Számtalan olyan felület típus van, ami érzékeny az alkalmazott technológiára – például mészkő alapú felületeket nem szabad savas tisztítószerrel kezelni, illetve bizonyos burkolatok esetén a garancia megőrzésének feltétele lehet a megfelelő eljárás kiválasztása – például a gyönyörű Milliken szőnyegeket a garanciális feltételek alapján száraz-poros technológiával javasolt mélytisztítani.

5+1. Ezt ne hagyd ki!

A takarítási munka a pontosan tervezhető tevékenységek közé tartozik, éppen ezért, ha kellően részletes adatok szerepelnek a pályázati felhívásban, a lehetséges szolgáltatók egyrészt korrekt árajánlatokat tudnak készíteni, másrészt nem keresnek majd a kérdéseikkel. Lássuk, mi nem maradhat ki egy pontosan előkészített pályázati anyagból:

1. Általános cégadatok: Mivel foglalkozik a cégetek? Mi a takarítandó terület címe? Hány fő dolgozik a telephelyen és milyen munkarendben? Ha a munkarendhez igazodva van elvárásotok a takarítási időbeosztásra, azt mindenképpen rögzítsétek.
2. Milyen a takarítandó telephely megközelíthetősége? Az ipari parkok esetén sok esetben problémás a tömegközlekedés. Ha van például shuttle busz szolgáltatás a cégeteknél, lehetőleg ne zárjátok ki a szolgáltatót és munkavállalóit annak használatából, mert felesleges árfelhajtó tényező lesz!
3. Van-e elvárás a szakemberek és a fizikai dolgozók tekintetében, vagy csupán a szolgáltatás teljesítése a lényeges szempont részetekről? Szükségetek van nappalos-ügyeletes takarítóra? Van-e megkötés a munkaruha minőségére vonatkozóan – például ESD területek esetén –, és azt a szolgáltató kell-e biztosítsa.
4. Szükséges megadnotok egy helyiséglistát, amely minimálisan a következő adatokat tartalmazza: helyiség funkciója, alapterülete, burkolata (szőnyeg, járólap, PVC stb.), elvárt takarítási gyakorisága, illetve, ha valamilyen speciális takarítást igényel (ESD felület takarítása, tiszta tér, alpin technika, száraz-poros szőnyegtisztítás) az adott terület, akkor annak a feltüntetése.
5. A helyiségek funkcióját érdemes néhány kategóriába soroltan megadni, például: iroda, közlekedő, gyártási terület, vizes helyiségek, teakonyha, stb. Ezekhez a helyiség funkciókhoz tartozó elvárt feladatokat kell felsorolás jellegűen összeírni, illetve kitérni a nagytakarításkor elvárt feladatokra.
6. Pontos adatok szükségesek az üvegfelületekre vonatkozóan is: mekkora a tisztítandó felület, csak belső vagy belső-külső tisztítást kértek, illetve utóbbi esetén fontos tudni, hogy a külső felületek tisztításához szükség van-e állványzatra vagy alpintechnikára.
7. Ha elvárás a függönyök, árnyékolók mosása, szükséges valamilyen mennyiségi adat megadása, például kg-ban vagy m²-ben.
8. Amennyiben higiéniai anyagok beszállítása része a feladatnak, akkor az ezzel kapcsolatos követelményeket egészen pontosan meg kell határozni, így például fontos, hogy a papíráruból hány rétegű terméket kértek és milyen adagoló rendszerekkel rendelkeztek (a pontos típus megjelölést egy fotó remekül helyettesíti. Sokszor előforduló probléma, hogy nem egyértelmű például, hogy fertőtlenítő kézmosót vagy fertőtlenítő hatású kézmosót igényeltek. Míg előbbi teljes spektrumban pusztítja a baktériumokat, vírusokat és gombákat, addig utóbbi csak részleges védelmet biztosít.
9. A hulladékgyűjtéssel kapcsolatosan pontosítani kell, hogy van-e telephelyeteken szelektív hulladékelszállítás és amennyiben van, a szolgáltató feladata-e a szétválogatás.
10. A takarítás során is előfordulhatnak havária helyzetek, ami lehet valamilyen műszaki probléma – például csőtörés, vízbetörés – eredménye, de igen jellemző a hirtelen jött havazás is. Rögzítsétek, milyen reakció időt vártok el a szolgáltatótól.

Bízunk benne, hogy tippjeink között találtatok új és a gyakorlatban is hasznosítható információt. Ha a takarítási szolgáltatás beszerzésével kapcsolatosan további kérdésetek vagy véleményetek merül fel, akkor azt írjátok meg, és szívesen válaszolunk rá szakmai partnerünk segítségével. Minél több sikeres beszerzést kívánunk Nektek!

(Szponzorált tartalom)