Partnerünkkel, a Prizma Csoporttal együttműködve szeretnénk Nektek néhány figyelemreméltó „trükkel” szolgálni a létesítménygazdálkodási (FM) beszerzések sikeres és hatékony előkészítéséhez, lebonyolításához.
A költséghatékonyság rövid távon megoldás lehet az előttetek álló kihívásokra, de nem feltétlenül szolgálja egy vállalkozás hosszú távú céljait. Az „okosan” beszerzett szolgáltatás mindkét fél számára komfort érzetet teremt, akár hosszú távon is. No, de lássuk, mik is azok a gyakorlatban is jól használható tippek, amiket összegyűjtöttünk számotokra.
A cikksorozattal az a célunk, hogy felhívjuk figyelmeteket erre a sokszor méltatlanul mellőzött szakterületre, amelynek jelentősége a fenntarthatóság és környezettudatosság korában egyre inkább növekvő.
1. Szánj megfelelő időd a pályázók kiválasztására!
A nem megfelelő körültekintéssel kiválasztatott pályázók nehezíthetik, meghosszabbíthatják a beszerzési folyamatot és nem feltétlenül a vállalat számára kívánt eredményt hozhatják. Az előszűrésre, referenciák vizsgálatára, a pályázók megismerésére fordított idő többszörösen megtérül és segít elkerülni a nem tervezett meglepetéseket a későbbi együttműködés során.
2. Válassz megfelelő időtávot!
Nagyon fontos az együttműködés időbelisége, mert bár szolgáltatásról van szó, itt is felmerülnek kezdeti beruházási költségek, van tanulási-felállási folyamat és a szolgáltató oldal tapasztalatai szerint három évnél rövidebb szerződések esetén mindezek nem térülnek meg, illetve csak részben érzékelhetőek a jó szolgáltatás eredményei.
3. Tedd rugalmassá a szerződést objektív módon!
A szolgáltatási árak egy együttműködésben tekinthetők rögzítettnek vagy alkalmazható valamilyen indexálási módszer. Ha az utóbbi mellett döntenétek, akkor azt javasoljuk, olyan mutatószámot alkalmazzatok, amelynek alakulása leképezi az adott szolgáltatás költségeinek változását. Még mindig gyakori jelenség a KSH fogyasztói árindex alkalmazása valorizációs záradékként, e mögött azonban egy olyan fogyasztói kosár van, amelyben a legnagyobb súllyal a tej-kenyér és lapos TV árának változása szerepel, nem pedig a szakképzett személyzet bérköltségének vagy a felhasznált anyagok, alkatrészek árának alakulása.
4. Egyértelműsítsd a szerződés teljesítésének feltételeit!
A szerződés teljesítésének kritérium rendszerét, azaz az SLA-t, pontosan szükséges meghatározni minden feladat típus esetén, amely minimum a következőkre kell kiterjedjen FM beszerzések esetén:
- rendelkezésre állás „munkaidőn” belül és azon kívül,
- ügyfélszolgálat módja,
- melyek a szolgáltató feladatai és ezeknek mi a határideje.
5. Ne büntess, inkább motiválj!
Az SLA-k megvalósulásának, illetve nem megvalósulásának következménye lehet a teljesítési kötbér érvényesítése a szolgáltatóval szemben. A kötbér rendszere, mérése és főként gyakorlati alkalmazása legyen igazságos, átlátható és még épp olyan mértékű, ami jobb teljesítményre sarkall – ha nem az, sajnos, a szolgáltató az extra kockázatot be fogja árazni.
5+1 Azt vedd, amire szükséged van és ne azt, amire vágysz!
Ezt a mondatot leggyakrabban aggódó férjektől hallhatjuk mielőtt feleségük shoppingolni indulna, de teljesen megállja a helyét esetünkben is. Fontos, hogy a beszerzendő szolgáltatás mennyiségével – például, hány órában van szükségünk karbantartóra – és minőségével – például a hibajavítás megkezdésének szükséges határidejével – egyaránt tisztában legyünk. Ne vásároljunk többet, sem mennyiségben, sem minőségben, mint amire valóban szükségünk van: például üzemidőn kívül csökkentsük a személyzeti igényt és ne soroljunk minden „csipp-csupp” ügyet a havaria események közé.
Ha érdekesnek találtátok ezt a cikket, kérjük kövessétek nyomon a következő részeket is, amelyekben az egyes FM szakág specialitásaival fogunk foglalkozni.
További hasznos beszerzési tippek:
(Szponzorált tartalom)
