A műszaki üzemeltetési szolgáltatás bonyolult munkafolyamatok összessége, amelyek alapvetően hatással vannak egy létesítmény hosszú távú és hatékony működésére, az üzemmenet folytonosságára és végül, de nem utolsó sorban a jogszabályi követelményeknek való megfelelésre. Mostani cikkünkben a Prizma Csoport szakértőivel együttműködve összegyűjtöttük a legfontosabb szempontokat, amelyeket ennek a szolgáltatásnak a beszerzése során érdemes szem előtt tartani.
Fontos a jó előkészítés!
A sikeres beszerzés az alapos előkészítésen is múlik! Lássuk, mi nem hiányozhat a pályázati információkból:
- A létesítmény működésének rendje: azaz mely napokon és milyen órákban folyik irodai és/vagy üzemi munka a területen,
- A létesítmény működésének specialitásai: ide tartozhat például a ki- és belépés rendje vagy például az elvárt formaruha,
- Kommunikációs és dokumentációs elvárások megfogalmazása: milyen nyelven, milyen platformo(ko)n elvárt a felek közötti információ csere. Rendelkeztek saját CAFM rendszerrel vagy szívesen használnátok a szolgáltató által kínált megoldást? Elfogadjátok az elektronikus munkalapot?
- A szolgáltatás tárgyát képező eszközök és berendezések listája, pontos típusa és teljesítmény adataik, ezekre vonatkozóan elvárt karbantartási gyakoriságok, garancia fenntartási vagy hatósági kötelezettségek feltűntetésével,
- Ha konkrét elvárás van a személyzet létszámát és munkaidejét illetően, akkor azt nyilván közölni kell, ugyanakkor érdemes a szolgáltatók tapasztalataira hagyatkozni és megvizsgálni az általuk javasolt megoldásokat is, hiszen Nektek pont erre van szükségetek: azonos minőség a korábbinál alacsonyabb áron vagy magasabb minőség azonos árszinten,
- A hibajavítási tevékenységek során elvárt reakcióidők, lehetőleg több kategóriába sorolva az egyes esemény típusokat (figyelem! az indokolatlanul elvárt havaria reagálás sok esetben felesleges költséget is indukál és árt az előre tervezett munka hatékonyságának! csak indokolt esetben alkalmazzátok!)
- Elszámolások rendje: a telepített személyzettel megvalósuló projektek esetén a leggyakoribb kérdés, hogy mely feladatok után jár a szolgáltatónak az átalánydíj felett eseti díj, például egy hibajavítási munkáért. A legegyszerűbb megoldás, ha előre rögzítésre kerül, hogy mely speciális szakágak esetén (például: felvonó, tűzjelző, stb) terhelhető ki díj a hibajavításért vagy adott feladat esetén milyen felmerülő munkaóra mennyiség felett lehet díjat kiterhelni,
- A szerződéses feltételek, akár egy teljes szerződéstervezet előzetesen kerüljön összeállításra, hogy minden közvetett paramétert és költséget ismerjenek az ajánlattevők. Gyakran előfordul, hogy a megrendelők túlzott biztosítékokat kérnek, például 10-50 millió euró fedezeti értékű felelősségbiztosítást, ám sajnálatos módon a magyar fm piac nem tesz szükségessé ilyen mértékű biztosításokat. Az ilyen és ehhez hasonló közvetett költségeket a szolgáltatók be fogják árazni, így csak akkor érdemes feltételként ezeket kérni, ha az valóban indokolt,
- Érdemes előzetesen kalkulálni a szolgáltatás piaci értékét, ami kiváló alapul szolgál pályázat során használandó árazó táblához is, amely nélkülözhetetlen az ajánlatok összeállításához.
- A pályázaton résztvevők köre ésszerű előszűréssel – például referencia adatok bekérésével és azok ellenőrzésével – tehető optimálissá.
Tipikus félreértések
Mint szolgáltató azt tapasztaljuk, hogy van néhány tipikus kérdés, amit talán a megrendelők tévesen azonosítanak a „jó szolgáltató” ismérveivel, ilyenek például:
- „Az alvállalkozók aránya legyen minél alacsonyabb!”– ez természetesen lehet elvárás, de gyakran vannak olyan speciális kompetenciát igénylő feladatok (lift karbantartás) vagy jogszabályban előírt kötelező felülvizsgálatok (villám-és érintésvédelem), melyeknek a gyakorisága nem teszi lehetővő a saját állománnyal történő gazdaságos megvalósítást. Az FM szolgáltató arra és olyan mennyiségben vesz igénybe alvállalkozót, amit a leghatékonyabb megoldásnak tart, ezt a döntést nyugodtan rábízhatjuk.
- „Mutassa be a feladat megvalósításában részt vevő személyeket!” – természetesen ebben a körben a szolgáltató be tudja mutatni szakmai menedzsmentjének érintett tagjait, de nem képes például a telepített személyzetet előre felvonultatni. Ennek oka, hogy egyrészt az FM piac rendkívül hatékony működést vár el, tehát felesleges kapacitást senki nem tart fenn, másrészt szolgáltatót kerestek nem pedig munkaerőkölcsönzőt! Az FM szolgáltató egy koncepciót egy megoldást kínál, amit új és régi munkavállaló egyaránt elsajátíthat.
- „Nem tudjuk a választ! Nem rendelkezünk információval! Ez a szolgáltató felelőssége…” a kockázatok túlzott átterhelése az ajánlati árak indokolatlan emelkedésével fog járni, illetve a hazardőrök kerülnek verseny előnybe, ami nem célja a megrendelőnek.
Reméljük, hasznosnak és érdekesnek találták a Prizma Csoport beszerzési tippjeit. Ha további kérdéseitek lennének, forduljatok bizalommal szakembereikhez. Az a tapasztalatunk, hogy jó szakmai beszélgetés mindkét félnek sokat segíthet a sikeres megoldások felépítésében. Következő cikkünkben a takarítási szolgáltatások sajátosságaival fogunk jelentkezni, számítunk szíves érdeklődésükre.
(Szponzorált tartalom)
