Változik a világ, változik a beszerzés is

Az idén negyedik alkalommal megrendezett Beszerzői Báron több mint 200-an vettek részt a legkülönbözőbb iparágakból, összefoglaltuk az általuk kiemelt legfontosabb változásmenedzsmenttel kapcsolatos meglátásaikat. Gonda Gréta tollából.

Südy György, a Beszerzői Bár alapítója és házigazdája

A jelenlegi kihívásokkal teli környezetben az a legnehezebb, hogy a beszerzők azokra a tényezőkre fókuszáljanak, amikre ráhatásuk van – mondta Südy György, a beszerzes.hu alapítója. Hozzátette, a geopolitikai helyzet, az árfolyam-ingadozások, a világpiaci alapanyagárak, az energia- és üzemanyagárak bármilyen meghatározó tényezők, ezeken változtatni nem tudnak a vállalati szakemberek. A kérdés most már inkább az, hogy saját kereteiken, hatókörükön belül mekkora mozgásteret tudnak maguknak megteremteni – ez jórészt személyes vezetői készségek, tárgyalási technikai tudáson és elemző, analitikai képességeken múlik. Jól látszik, hogy ezek a típusú tréningekre van nagy igény most a Beszerzői Bárt szervező beszerzes.hu kínálatában is.

A beszerzés szerepe a jelenlegi helyzetben elkezdett átalakulni: a végrehajtás mellett a beszerzés alapvető szerepet kap a tervezésben is – emelte ki Gyömbér Tamás, a MOL Csoport beszerzési igazgatója. Hozzátette, az ellátási lánc határozza meg sok esetben az outputot, amivel tervezni lehet, és a mai világban rendkívül fontos az ellátásbiztonság, azonban szinte az összes beszerzővel előfordul manapság, hogy egy-egy PO kiadása után derül ki, hogy valamelyik termék nem elérhető – ezt a korábbinál jóval hamarabb kell előre jelezni, és alternatívákat keresni rá. A teljes ellátási láncot fel kell térképezni, és a tier-1 beszállítón is túl is szükséges ismerni azt. Emellett fontos a beszállítókkal való kommunikáció, és az önköltségi ár ismerete a tárgyalás során.

Ezzel egyet ért Palya Tímea, a Continental beszerzési vezetője, aki arról beszélt, hogy miként lehet növelni a beszerzés elismertségét a cégen belül. Elmondta, már nem igaz az, hogy a beszerzés a blokkoló tényező, vagyis az a szervezet, aki megállítja, vagy akadályozza a céget az előrelépésben. Ennek a hiedelemnek szerinte egyrészt az az oka, hogy az igények nincsenek egyértelműen megfogalmazva, emellett az elvárások tisztázása sok esetben hiányzik, vagyis a beszerzés nem tudja, mit várnak el tőle, emellett maga a beszerzés sem mindig közli a többi társosztállyal a saját elvárásait. Segít az elvárások tisztázása, a felső vezetői támogatás, illetve az, ha érti a beszerző, hogy mit szerez be, tudja, hogy mit kérdezzen, ezzel a tiszteletet is elnyeri. A kulcsszó a proaktivitás: a beszerzés szervezhet tréningeket, szakmai napokat, roadshow-kat.

Giltán Tivadar, a Fundamenta beszerzési igazgatója hozzátette, a vezetőnek fontos szerepe van a csapat tagjainak a kiválasztásakor. A szakmai és emberi felmérés mellett nagyon fontos az, hogy olyan embert vegyenek fel, aki a csapatba beleillik. Ráadásul a jelölt felmérése mellett a vezetőnek az is a feladata, hogy eladja magát a céget. Ez esetben nem veszítik el a jelöltet egy konkurens 10-20%-kal magasabb fizetés esetén sem. A beszerzési csapatba való beilleszkedés után pedig a motiváció fenntartása a következő fontos feladat, ebben segítenek például a különféle mentorprogramok, az elvárások számszerűsítése, mérése és az erről való visszajelzés. A beszerző helyzete egyébként azért speciális a vállalaton belül, hiszen mindenkivel kapcsolatban van, ezáltal egy-egy terület szakértőjévé válik, ez azt is eredményezi, hogy a beszerző karrierútja rendkívül szerteágazó lehet – emelte ki Azurák Zsolt, az Euronics beszerzési igazgatója.

Azonban nehézségek adódnak bőven: rendkívüli a humán kockázatok mértéke manapság Pécs László, a 2009-es év Beszerzési Menedzsere szerint: megemelkedik a félelem, a fluktuáció, az egészségkárosodás, a bizonytalanság, a motiválatlanság. Ezt orvosolva mindenekelőtt ismerni kell a kockázatelemzés folyamatát, ezek után a változásokra fel kell készíteni a munkavállalókat, hiszen az éli túl a változásokat, aki a legjobban alkalmazkodik. A kockázat mértéke egyébként szektorfüggő, azonban mindenhol az első lépés az, hogy beazonosítsuk a kockázatokat, amelyek jócskán akadnak a humán faktor mellett más területen is. Ezek közül pedig Pécs László szerint a magas kockázatokra kell fókuszálni, ezek például az árfolyam-, és az infláció, a szállítási idő meghosszabbodása, alapanyaghiány, a nemzetközi politika, hiszen ezek egymást erősíthetik, így egy láncreakció alakulhat ki.

A beszerzők más területen is sok kihívással néznek szembe: tapasztalataim szerint mindig arra törekednek, hogy megtalálják azokat a szolgáltatókat, akik az elvárt minőséget tudják nyújtani úgy, hogy beleférjenek a megadott keretbe, azonban sokszor előfordul, hogy nem kapnak meg minden információt, arról, hogy milyen veszélyei lehetnek az őrzési és takarítási területeken tevékenykedő szolgáltatók kiválasztásának – tette hozzá Polgár Lajos, az egyik gyémánt szponzor, a LángVéd Kft. értékesítési vezetője. Egyrészt elfordul olyan eset, hogy a szolgáltató trükközik, alvállalkozókat foglalkoztat – a NAV ebben a szegmensben kiemelten keresi a trükközőket és egyik pillanatról a másikra zárolhatja a számlákat, így az őrök és takarítók nem kapnak fizetést és egyik napról a másikra ott maradhat a megbízó szolgáltatás nélkül. Másrészt gyakori probléma a szakmaiság hiánya, vagyis az, amikor a szolgáltató csak „letámasztja” a munkavállalókat és nem foglalkozik velük, csak akkor járnak a megbízóhoz, amikor a teljesítés igazolást vagy a számlát viszi leadni.

Polgár Lajos, a LángVéd Kft. értékesítési igazgatója

Jó hír, hogy van olyan is, ami nagyban segítheti a beszerző munkáját: ezek a digitális változások– hangsúlyozta Palkovits Ágnes, beszerzési szakértő. Kiemelte, a rendszer kiválasztása és bevezetése is kihívásokkal járhat, ennek egyik oka a változó rendszerkörnyezet, és a rendszer integrálhatósága. Az is fontos, hogy ne próbáljuk a folyamatainkat teljes mértékben implementálni, hiszen erre nincsen lehetőség, viszont egy, a rendszerbe implementálható folyamat update segítheti és jóval hatékonyabbá teheti a működést.

Mindent összevetve, változik a világ, változik a beszerzés is, így érdemes a sablonos gondolkodást elkerülni – tette hozzá Gulyás János, a Südy Consulting tanácsadási üzletágvezetője. Globálisan a politika beleszól a beszerzők munkájába, teljesen átszervezi az üzleti környezetet. Azonban mostani piaci helyzetben sok üzletágban a jelenlegi ár többszörösét takaríthatja meg a beszerző, ha kelet felé fordul. A beszerzőknek jelenleg az alapos, és hiteles forrásokból való tájékozódás segíthet a leginkább: érdemes keleti, távol-keleti, kínai, koreai sajtót olvasni, emellett fontos a világméretű piackutatás, a potenciális szállítókutatás, az előminősítéses rendszerek fejlesztése is.

A változáshoz hozzátartozik napjaink egyik legégetőbb témája, a fenntarthatóság is. „A fenntartható beszerzés az a beszerzés, amely a legpozitívabb környezeti, szociális, és gazdasági hatással bír a teljes életciklus tekintetében”- ismertette Fertetics Mandy, az Alternate Consulting ESG szakértője az ISO20400 definícióját. Felhívta a figyelmet, hogy bár számos eszköz van már ennek eléréséhez, mégsem tartunk még ott, ahol lehetne, egyelőre sokan csak kísérletezgetnek még.

A negyedik Beszerzői Báron több mint 200-an vettek részt a legkülönbözőbb iparágakból, jól lefedve szinte a teljes magyar gazdaságot. Autóipari beszállítók, energia- és bankszektor, gyógyszeripar, FMCG. Ennyi magyar beszerzési döntéshozó még soha nem volt egy helyen. Elképesztő volt az érdeklődés, várólistáról tudtak csak bejutni az utolsó a résztvevők, megdupláztuk a tavalyi létszámot – mondta el Südy György. Hozzátette, a Beszerzői Bár hangulatát egy szuperhős menedékének terveztük ebben az évben, hiszen olyan elképesztő nyomás alatt vannak az elmúlt hónapokban a beszerzők, amely még a covidos idők stressz szintjét is felülírja. Lehetetlen küldetéseket kell teljesíteniük nap mint nap az akadozó ellátási láncok, az elszabadult árak és a munkaerőhiány miatt. Ezen az egy napon megtapasztalhatták a résztvevők: nincsenek egyedül, a jó gyakorlatok hozzáférhetőek és kooperációval szinte minden helyzet megoldható. A rendezvény ereje, hogy a szokatlan dramaturgiai elemek révén rendkívüli őszinteséggel és nyitottsággal tudnak egy asztalhoz ülni a legkülönbözőbb területekről érkező beszerzési döntéshozók.

Gonda Gréta