A munkaruha bérlés tendereztetésekor nem elegendő kizárólag a heti bérleti díjakat összevetni. A szolgáltatás tartalma, a beszerzés, a mosás, a javítás, a logisztika, a digitális nyomon követés és a szerződés esetleges lezárásakor felmerülő költségek egyaránt befolyásolják, melyik ajánlat jelenti hosszú távon a legjobb választást. Gilányi Balázst, a Lindström értékesítési és üzletfejlesztési igazgatóját kérdeztük a munkaruha-szolgáltatási tenderek legfontosabb szempontjairól.
Mire kell figyelni egy munkaruha-bérlési tender összeállításakor?
Gilányi Balázs: A legfontosabb, hogy a beszerző ne csak a ruhadarabok heti bérleti díját, hanem a szolgáltatás teljes tartalmát vizsgálja. A munkaruha bérlés része lehet a méretvétel, a mosás, a javítás, a cserék kezelése, a szállítás, a készletgazdálkodás és az adminisztráció is. Az ajánlatok csak akkor hasonlíthatók össze megfelelően, ha ezek a feladatok és a hozzájuk kapcsolódó költségek minden szolgáltatónál egyértelműen láthatók.
Milyen információkat érdemes megadni az ajánlatadóknak?
Gilányi Balázs: A tenderben célszerű megadni a munkaruhát viselő dolgozók számát, a telephelyek elhelyezkedését, az egyes munkakörök ruházati igényeit és a szükséges cseregyakoriságot. Fontosak a higiéniai, munkavédelmi és védelmi követelmények is. Minél pontosabban ismeri a szolgáltató a használati körülményeket, annál reálisabb és jobban összehasonlítható ajánlatot tud készíteni.
Mennyire részletesen kell meghatározni a munkaruhák kialakítását?
Gilányi Balázs: A kötelező szabványokat és védelmi képességeket pontosan rögzíteni kell, a ruhák minden apró formai részletét azonban nem feltétlenül érdemes előírni. A túl részletes specifikáció indokolatlanul leszűkítheti a megfelelő megoldások körét. Célszerűbb a funkcionális elvárásokat meghatározni, majd kollekciótervet és mintadarabokat kérni a munkaruha szolgáltatóktól.
Milyen költségek maradhatnak rejtve egy munkaruha-bérlési ajánlatban?
Gilányi Balázs: Az árképzés szolgáltatónként eltérhet. Külön díjként jelenhet meg például a szállítás, a szekrényhasználat, az emblémázás, a méretcsere, az online ügyfélfelület vagy bizonyos javítások költsége. Előre tisztázni kell az elveszett ruhadarabok, a kilépő dolgozók ruhái és a szerződés végén fennmaradó készlet elszámolását is. Ezek jelentősen módosíthatják a munkaruha bérlés teljes költségét.
Miért fontos a munkaruha maradványérték vizsgálata?
Gilányi Balázs: A szerződés megszűnésekor előfordulhat, hogy a megrendelőnek meg kell vásárolnia a használatban lévő ruhák egy részét. A maradványérték számítási módja szolgáltatónként eltérő lehet, ezért már a tenderben érdemes egységes számítási példát kérni. Így láthatóvá válik, hogy egy kedvezőbb heti díjhoz társul-e jelentős többletköltség a szerződés lezárásakor.
Hogyan mérhető fel a szolgáltató működési biztonsága?
Gilányi Balázs: Érdemes megvizsgálni a szolgáltató mosodai és logisztikai kapacitását, a szolgáltatás folytonosságát, a ruhák utánpótlásának gyorsaságát, valamint a minőségirányítási és fenntarthatósági tanúsítványokat. Fontos szempont az is, hogy rendelkezik-e digitális ügyfélfelülettel és RFID-alapú nyomon követéssel. Ezek segítségével átláthatóbbá válhatnak a készletek, a rendelések és a ruhadarabok mozgása.
Mi alapján érdemes végül dönteni?
Gilányi Balázs: A jó döntéshez a munkaruha bérlés teljes birtoklási költségét, vagyis a TCO-t kell vizsgálni. Ebbe nemcsak a bérleti díj, hanem a mosás, a javítás, a szállítás, a készletkezelés, az adminisztráció és a szerződés lezárásának költségei is beletartoznak. A legjobb ajánlat ezért nem feltétlenül a legalacsonyabb egységárat, hanem a legátláthatóbb és legjobban tervezhető, minőségi szolgáltatást jelenti.
Útmutató munkaruha-bérlési tender összeállításához
A Lindström részletes tenderkiírási útmutatót készített, amely összefoglalja a munkaruha bérlés beszerzésekor vizsgálandó legfontosabb szakmai, szolgáltatási és pénzügyi szempontokat.
A Munkaruha-bérlési tenderkiírási útmutató INNEN letölthető.
Az útmutató RFI- és RFQ-folyamatok előkészítéséhez is használható, és segít abban, hogy az ajánlatok átláthatók és valóban összehasonlíthatók legyenek.
