Coupa-sorozat: A beszerzéstől az AP megoldásig (2. rész)

Mielőtt elmélyülnénk a Coupa számlakezelési szoftverekkel kapcsolatos megközelítésének elemzésében, érdemes megnézni a P2P szoftver prioritások helyét a Coupa teljes rendszerében. Miközben a 2012-es év fejlesztéseinek fő irányvonala az elektronikus számlázási képességekre fókuszált, a 2013-as évben is folytatódik a termékfejlesztés ezen a területen, annak ellenére, hogy mára már az erre specializálódott gyártók termékeivel közel egyenértékű alkalmazással bírnak.

Mindemellett a meghatározó hangsúlyok az e-számlázásban a 2013-as prioritásokban is megjelennek, mégpedig a Coupa felhő alapú platformján keresztüli számos új termékfejlesztésben, mint például a társadalmi/közösségi szemléletű képességek, amelyek a hírek szerint a soron következő Inspire konferencián kerülnek bejelentésre.

Az aktuális általános fejlesztések a Coupa 9. kiadásában (2013. áprilisától érhető el) a kiterjesztett mobil képességek, a megerősített katalógus feltöltési lehetőségek, a több-beszállítós rendelési listák, az ütemezett rendelések, egy új felmérési/kérdőíves képesség, prezentációs/interfész trükkök (pl. összecsukható ablakokat/képernyőket a legutóbbi aktivitásokhoz kapcsolódóan) és további/kiegészítő dashboardok is éppúgy, mint a számlázáshoz kapcsolódó széleskörű moduláris bővítés (amihez néhány pillanat múlva el is érkezünk), valamint a T&E. Az új T&E támogatás például új lehetőségeket tartalmaz a napidíj mennyiségek beállításához, szélesebb körű kereshetőséget a “tárcában” és az API-ban (alkalmazásprogramozási felület), lehetővé téve ezáltal a külsős utazási beszállítókkal történő integrációt.

A Coupa 2012-es számlázási adottsági között találunk egy számlakészítő API-t (alkalmazásprogramozási felületet), ennek segítségével a beszállítók szerződésen kívüli, vagy nem megrendeléshez kötött számlákat is tudnak küldeni a Coupa beszállítói hálózatán keresztül, lehetővé tesz továbbá különböző helyszínekre történő kifizetéseket, új engedélyezési/közvetítési folyamatokat, ami által áthidalható az engedélyezési lánc, illetve nagyobb toleranciát enged a rugalmasságnak és a konfigurálhatóságnak, az adózás támogatásnak, és egyéb képességeknek, ami az AP-alapú konfigurációhoz, menedzsmenthez, jelentésekhez és jóváhagyásokhoz szükséges.

A demonstrációnk idején a Coupa felhívta a figyelmet arra, hogy a 9. kiadás e-mail alapú beszállítói sorrend kialakítását fogja felajánlani, illetve új számla-alapú dashboard-okat és KPI-ket (fő teljesítménymutatók) a jelentésekhez, osztott képernyőt az adatbevitelhez és további olyan, ehhez kapcsolódó adottságokkal fog bírni, amelyek még versenyképesebbé teszik az automatizált számlakészítő programok gyártóival. Teljesen egyértelműen látható a Coupa fejlesztési tempójából az, hogy a termékfejlesztésben az e-számlázás mekkora prioritással bír.

Akármennyire is nem ismerik el a beszerzési oldalról, az e-számlázás és az AP (accounts payable) automatizálás nem egy egyszerű téma. Komoly vita folyik arról – és ez valószínűleg azoknak a véleményével egyezik meg, akiknek van tapasztalata e-Beszerzési eszköz telepítésében vagy tulajdonlásában és ráadásul AP kiterjesztett szoftverekkel kapcsolatosan – hogy egy teljesen automata számlázó program hatékony telepítése egy bizonyos szintű munkafolyamatot, konfigurálást és definíció menedzsmentet igényel (nem beszélve a katalógus menedzsmentről, a beszállítók kezeléséről stb.) és egyedül ez teszi egyszerűvé a rendszer használatát. A beszállítók engedélyezésére és az e-számlázásra a Coupa létrehozott egy megoldást, ami a kereskedői kapcsolatok működtetését több eszközön keresztül is lehetővé teszi, olyan elektronikus sztenderdek alapján, mint a cXML, a CSN és az EDI, éppúgy, mint a szkennelési/digitalizálási partnerekén, mint pl. a Kofax és ScanOne. Az automatizált számlázás azon múlik, hogy mennyire képes meghatározni a számlák toleranciáit és a határértékeket, ami divíziónként, kategóriánként és egyéb vállalat-specifikus struktúráktól és demográfiától függően más és más lehet. A Coupa rendszerrel a felhasználók könnyen meghatározhatják az automatizált folyamathoz tartozó mezők toleranciaértékeit, mint ahogyan azt is, hogy ne lépjenek át bizonyos összegeket, mennyiségeket.

A jóváhagyási folyamatra vonatkozó konfigurációs adottságok integráltan összekapcsolódnak a Coupa egyéb moduljaival, ide tartozik többek között a követeléskezelés és a kiadási jelentések készítése. A konfigurációs folyamatban például a felhasználók választhatnak, hogy követik ugyanazt az eljárást minden területen vagy modultól és adottságtól függően saját konfigurációt végeznek. Példának okáért egy csoportvezető választhatja azt az opciót, hogy meghatároz egy közös eljárást a jóváhagyásokra a menedzsmenti hierarchia alapján vagy speciális engedélyezési láncokat ad meg az igénylésekhez és az e-számlázáshoz, de úgy is dönthet, hogy hozzájárul az önengedélyezéshez egy adott összeghatár alatt, miközben felhasználja annak a lehetőségét, hogy “megfigyelőket” adjon hozzá bizonyos műveletekhez (pl. olyan számláknál, amelyek meghaladnak bizonyos toleranciát az ár vagy számlagyakoriság tekintetében ugyanannál a kereskedőnél).

Maradjanak velünk, mert az elemzésünk hamarosan folytatódik.

Forrás: www.streamline.hu

Eredeti cikk: Spend Matters, 2012.01.23. Jason Busch

Hirdetés

Ez a weboldal az Akismet szolgáltatását használja a spam kiszűrésére. Tudjunk meg többet arról, hogyan dolgozzák fel a hozzászólásunk adatait..