Coupa-sorozat: A beszerzéstől az AP megoldásig (3. rész)

A számlázásra és más területekre vonatkozó Coupa modulokkal a konfigurációs folyamat során a felhasználók meghatározhatnak szabályokat bizonyos kereskedőket illetően, vagy akár speciális lépéseket is.

Példaként a Coupa megosztott mintaszabályokat az MRO-ra (operatív működéshez szükséges anyagok beszerzése) vonatkozó számlákhoz vagy az irodaszer kereskedőkre vonatkozóan (valószínűleg SKU-változás vagy -helyettesítés alapján) szintúgy, mint egyéb mintaszabályokat a csekkigénylésekhez, nagy beszerzésekhez és különleges típusú szolgáltatások beszerzéséhez, számlázáshoz. Nyilvánvalóan csak a csillagos ég a határ az ilyen típusú konfigurációknál, de éppen ez az összetett egyszerűség, mélység és adottság az, ami – az implementációs folyamat során (vagy akár már működés közben) egy nem informatikus beállítottságú felhasználó számára is biztosítva a szabályalkotást – a Coupát kimagaslóvá teszi.

Ez tartalmaz például egy nagyon részletes számlaengedélyezési munkafolyamatra vonatkozó fejlesztést – bizonyos kiválasztott mezőkhöz rendelt prioritási szintek megadásával – ami bármilyen tényező alapján variálható, mint pl. beszállítók, SKU szám (beszállító), cikkszám (ERP), adószámítási különbségek, hozzáadott díjak, áruosztályozás, szállítási státusz, számlázási típus, PO vagy szerződéses alapú beszerzés, és így tovább…Arra is van lehetőség, hogy feltételes szabályokat hozzanak létre arra az esetre, ha több tényező teljesül egyidejűleg. Az adminisztrátorok kereshetnek szövegalapú keresővel és menüvezérelt rendszeren keresztül is a létező szabályok között különféle alapon: nevek, prioritási szint, típus, stb.

Az egyik legnagyobb ereje az integrált alkalmazásnak éppen az, ahogyan a Coupa megközelíti a feladatot: amint a rendszer telepítésre kerül, a modulok azonnal elkezdenek együttműködni. Egyetlen feladat is képes arra, hogy gyorsan összehasonlítson egy számlát nem csak a PO-val, de a szerződési feltételekkel is, ami aztán elindít bizonyos munkafolyamatokat is. Más integrált megoldások hasonló kikereséssel és integrációs adottságokkal bírnak, de ami a Coupa-t megkülönbözteti a többiektől, az a könnyedség, amivel az információt a megfelelő időben és mértékben prezentálja és ennek következtében éppen a megfelelő lépések követik egymást.

Egy felhasználó, például feltölthet csak azért egy számlát, hogy azonnal meg is jelölje különböző okokból (speciális beszállítói megjelölés, összeghatár túllépés, felár), de ugyanekkor ez megjelenik egy grafikus munkafolyamatként is, jelezve a manuális engedélyezési folyamat szükségességét, ugyanúgy, mint ahogyan azt is, hogy kik kapnak erről értesítést és kik felügyelhetik a folyamatot. Az a képesség, hogy manuálisan (önkiszolgáló módon) szerkeszthető legyen a számla már az ismertető anyagunk után került a rendszerbe.

A teljes átláthatóság érdekében az adminisztrátorok (beszerzési, AP – accounts payable – és egyéb) számára gyorsan kereshetőek és megtalálhatóak a számlák, a navigáció alapja lehet bármely mező, feltétel vagy szabadszavas keresés. Keresni lehet státusz (engedélyezett, vitatott, visszatartott) vagy más mezők alapján. A dashboard és a jelentések oldaláról a Coupa e-számlázás nem sokban különbözik az aktuális jelentéstípusoktól (pl. időbeli kifizetések, számla státusz, kedvezmény-lehetőségek, munkaterhelés, elkészítési metódusok: EDI, XML, CSN, belső), de sokkal inkább alkalmas a különböző információtípusok közötti navigációra és az adatok kontextusban történő kezelésére.

Például, egy költésért felelős személy betekintést kaphat egy nagy volumenben teljesítő MRO beszállító anyagába, megnézheti a teljes PO költést, amit ennél a kereskedőnél realizáltak, az aktuális számlaösszegeket, a megtakarításokat (az alapként megadott számok, illetve a legutóbbi megállapodásban rögzített SKU árazás alapján), a szerződés lejáratát/időtartamát és a speciális számlázási riasztásokat – és mindezt egy helyen. A Coupa ereje ennél a kérdésnél/elvárásnál nem szükségszerűen az alkalmazások közötti összefüggésekre vonatkozó jelentésekre vonatkozik, mint ahogyan ezt más alkalmazások is képesek produkálni. Itt a lényeg abban a könnyedségben rejlik, aminek következtében az összes információ átszűrődik egyetlen magas színvonalon használható, egyszerűen kezelhető grafikus környezeten, ami ki-be kapcsoló gombokon alapul és különböző modulokat használ.

Kiderült, hogy a Coupa alapvetően a felhőalapú platform kiépítésére törekszik 2013-ban, beleértve a közösségi együttműködést és az ehhez kapcsolódó adottságokat, ezáltal a márkaérték sokkal erősebbé válik, még akkor is, ha egy-egy részegység önállóan nem is feltétlenül ér fel a versenytársak megoldásaihoz. Emellett ha a Coupa képes olyan termékelemeket szállítani, mint a részletes beszállítói tevékenység áttekintése közösségi együttműködési struktúra alapján, stratégiai források, érdeklődési körönkénti közösségek és valós idejű belső együttműködés és tudásmegosztás az igénylési pontokon, akkor a dolgok még érdekesebben alakulhatnak.

Eredeti cikk: Spend Matters, 2013.01.28. Jason Busch

Hirdetés

Ez a weboldal az Akismet szolgáltatását használja a spam kiszűrésére. Tudjunk meg többet arról, hogyan dolgozzák fel a hozzászólásunk adatait..