Mire való a beszerzési szabályzat?

Mi értelme van a beszerzési szabályzat készítésének, ami miatt kisebb cégeknél is hasznos lehet? Nyilván nem a felesleges papírgyártás!

Nagyvállalatoknál, multiknál nem újdonság, hogy beszerzési szabályzatot készítenek. Ez a dokumentum, tartalmazza azokat a legfontosabb irányelveket, eljárásokat, amiknek a figyelembevételével a beszerzőknek dolgozniuk kell, illetve amit a termelő területeknek a beszerzési folyamatról tudniuk érdemes.

1. Pontosan leírja a beszerzési folyamat menetét

Ki, mikor, mit és milyen sorrendben csináljon. A beszerzés azért folyamat, mert van kiinduló pontja (területek anyagigénye) és célja (az optimális ár-érték arányú áru határidőre történő beszerzése). Ráadásul egyáltalán nem mindegy, hogy az egyes folyamatrészeket milyen sorrendben csináljuk. Ha előbb rendelünk, és csak utána kérdezzük meg az árat, vagy a fizetési határidőt biztosan rosszabbul járunk, mintha előbb letárgyaltuk volna a feltételeket.

Ha a termelő terültek tisztában vannak vele, hogy milyen adatokat, információkat kell leadniuk a beszerzésnek az anyagigényléskor, sokkal gyorsabban és hatékonyabban fog működni a beszerzés, mintha a beszerző azzal tölti az idejét, hogy pontosítja az igényt.

2. Egyértelműek a felelősségi körök

Azok a folyamtok, ahol nem pontosítják, hogy ki melyik feladat elvégzéséért felelős, egyszerűen nem működhetnek hatékonyan. Éppen ezért a beszerzési szabályzatban rögzíteni kell azt is, hogy a folyamatban szereplő melyik feladat tartozik a beszerző, melyik a területek munkatársaihoz, vagy éppen a pénzügyhöz. Ezzel elkerülhető az, hogy bizonyos feladatokat duplán, vagy egyáltalán nem végeznek el. Az előző pazarláshoz, míg a második eset reklamációkhoz vezet.

3. Támpontod ad a beszerzőknek, hogy milyen esetben hogyan járjanak el

Mikor hány ajánlatot kell bekérni? Milyen nyilvántartásokat kell vezetni? Mikor kell reklamációs levelet írni és az mit tartalmazzon? Ki, mekkora összegig írhat alá megrendeléseket? Milyen esetekben kell szerződést kötni és milyen kötelező mellékletei vannak a cégnél?

Csak néhány példa arra, hogy milyen szempontokat érdemes végiggondolni a beszerzési szabályzat elkészítésekor. A kevesebb azonban sokszor több. Nem érdemes kisregényt írni. Még egy közepes méretű vállalatnál is elkészíthető ez a dokumentum maximum 4-5 oldalban, folyamatábrák segítségével, amik gyorsan megérhetők és könnyen követhetők.

 

Németh Eszter

Beszerzésfejlesztési tanácsadó

 

Hirdetés