Mire való a teljesítésigazolás?

Szolgáltatások beszerzésekor használjuk ezt a fontos dokumentumot.

Nem szabad erről elfeledkezni, mert sok kellemetlenségtől kíméli meg mind a beszállítót, mint pedig a megrendelőt! Ez a dokumentum a teljesítésigazolás.

1. Véd a vevői reklamációktól

Egy aláírt teljesítésigazolás a beszállítót védi az esetleges számlakiállítást követő reklamációktól. Lehetővé teszi a számla kiállítását, és még a számlázás előtt felfedi a problémákat.

Miért hasznos ez?

Ha a számla kiállítása után derül ki, hogy a vevő mégsem volt elégedett a teljesítéssel a következő időhatékonyságot rontó és költségnövelő eseményekkel kell szembenéznie a szolgáltatónak:

  • A vevő lehet, hogy nem szól, de nem fogja kifizetni a számlát, amíg nem rendezzük a problémát. Ez azt jelenti, hogy ha a szolgáltató csak a számla lejárta után kezd érdeklődni, akár heteket is veszíthet rajta, és ennyivel később jut a pénzéhez.
  • Ha nem tudjuk hiányosságot pótolni, vagy a hibát javítani lehet, hogy új számlát kell kiállítani, ami további időkiesést és költségeket okoz.
  • A vevő rossz esetben akár élhet a kötbér lehetőségével is.
  • A szolgáltatónak a számlázást követően ÁFA befizetési kötelezettsége keletkezik, attól függetlenül, hogy kifizették-e.
  • Rombolja a két fél közötti kapcsolatot a hiányos kommunikáció.

2. Bizonyítja az elszámolt költségek jogosságát

NAV ellenőrzés esetén a vevőnek bizonyítania kell, hogy a szolgáltatást valóban igénybe vette és ez a szolgáltatás a cég működéséhez szükséges volt. Ha nincs szerződés, és nincs teljesítésigazolás ezt nem lesz egyszerű bizonyítania.

Érdemes egy belső nyomtatványt rendszeresíteni erre a célra, így nem kell minden egyes esetben újra és újra megalkotni a dokumentumot, elég lesz csupán a fő adatokat kicserélni.

 

Németh Eszter

Beszerzésfejlesztési tanácsadó

 

Hirdetés