Szolgáltatások beszerzésekor használjuk ezt a fontos dokumentumot.
Nem szabad erről elfeledkezni, mert sok kellemetlenségtől kíméli meg mind a beszállítót, mint pedig a megrendelőt! Ez a dokumentum a teljesítésigazolás.
1. Véd a vevői reklamációktól
Egy aláírt teljesítésigazolás a beszállítót védi az esetleges számlakiállítást követő reklamációktól. Lehetővé teszi a számla kiállítását, és még a számlázás előtt felfedi a problémákat.
Miért hasznos ez?
Ha a számla kiállítása után derül ki, hogy a vevő mégsem volt elégedett a teljesítéssel a következő időhatékonyságot rontó és költségnövelő eseményekkel kell szembenéznie a szolgáltatónak:
- A vevő lehet, hogy nem szól, de nem fogja kifizetni a számlát, amíg nem rendezzük a problémát. Ez azt jelenti, hogy ha a szolgáltató csak a számla lejárta után kezd érdeklődni, akár heteket is veszíthet rajta, és ennyivel később jut a pénzéhez.
- Ha nem tudjuk hiányosságot pótolni, vagy a hibát javítani lehet, hogy új számlát kell kiállítani, ami további időkiesést és költségeket okoz.
- A vevő rossz esetben akár élhet a kötbér lehetőségével is.
- A szolgáltatónak a számlázást követően ÁFA befizetési kötelezettsége keletkezik, attól függetlenül, hogy kifizették-e.
- Rombolja a két fél közötti kapcsolatot a hiányos kommunikáció.
2. Bizonyítja az elszámolt költségek jogosságát
NAV ellenőrzés esetén a vevőnek bizonyítania kell, hogy a szolgáltatást valóban igénybe vette és ez a szolgáltatás a cég működéséhez szükséges volt. Ha nincs szerződés, és nincs teljesítésigazolás ezt nem lesz egyszerű bizonyítania.
Érdemes egy belső nyomtatványt rendszeresíteni erre a célra, így nem kell minden egyes esetben újra és újra megalkotni a dokumentumot, elég lesz csupán a fő adatokat kicserélni.
Németh Eszter
Beszerzésfejlesztési tanácsadó
