A beszerzés az egyik legösszetettebb és legsokoldalúbb tevékenység egy cégen belül. A szakmai felkészültség mellett fejlett kommunikációs készséget és nem utolsó sorban jó emberismeretet követel.
Mire számítson még ezeken kívül az, aki jó beszerző akar lenni?
1. Türelem rózsát terem!
A türelem az egyik legfontosabb tulajdonsága minden beszerzőnek. A sokszor türelmetlen, sürgős anyagigénnyel jelentkező munkatársak ugyancsak próbára teszik a beszerző idegeit. Azoknál a cégeknél, ahol nincs megfelelő beszerzési rendszer ez a türelmetlenség és kapkodás csak fokozódik. A pontos folyamatleírások és természetesen ezek betartása, nagyban hozzájárulhat ahhoz, hogy ne kapkodásból álljon a beszerzés.
A türelem kérdése nemcsak a saját munkatársakkal kapcsolatban merül fel, hanem a beszállítókkal történő napi kapcsolatban is. Nem hívnak vissza, nem küldenek ajánlatot határidőre, pedig már tizedszer hívod fel őket és még mindig nincs itt az áru, pedig tényleg sürgős lenne? Ezek sajnos nem ritka jelenségek.
2. Adminisztráció hegyek
Rossz hír azoknak, akik kacérkodnak a beszerzői hivatással, de nem szeretik az adminisztrációt, hogy ennek a munkakörnek ez sajnos elengedhetetlen része, ráadásul nem is kis része.
Elég csak az ajánlatkérések elkészítésére és kiértékelésére, a megrendelések megírására, vagy a számlák ellenőrzésére és igazolására gondolni. A pontos, precíz papírmunka kikerülhetetlen.
A beszerzésnek nem csak az ártárgyalás és a beszállítókkal való kommunikáció a része, hanem a közvetlen beszerzési dokumentumok elkészítése és a vezetőség által előírt, elvárt statisztikák nyomon követése.
Jó hír viszont, hogy általában a cégméret növekedésével a cégvezetés többnyire kénytelen beruházni valamilyen vállalatirányítási vagy ügyviteli szoftverbe. Ezek a szoftverek rendelkeznek beszerzési modullal is, ami bizonyos folyamatokat képes automatizálni és így a beszerzés adminisztratív terheit csökkenteni. Internetböngészővel is stabilan működő, felhasználóbarát elektronikus beszerzési rendszerek is elérhetők ma már, melyek komplex beszerzési problémákra nyújtanak átfogó megoldásokat (pl.: teljes P2P és jóváhagyási folyamatok lefedése, stratégiai beszerzés, 100% költésmenedzsment és szerződésmenedzsment rendszerek).
Németh Eszter
Beszerzésfejlesztési tanácsadó
