Hogyan kezeld, tárgyalj a beszállítóval, ha éppen nem te vagy a beszerzési vezető, azaz, ha nem te vagy a döntéshozó?
1. rész
Képzéseinken gyakran hallom azt a panaszt, hogy könnyű tárgyalni egy beszerzési vezetőnek, könnyű neki kérni a beszállítóktól: ő a döntéshozó, ő a vezető, naná, hogy komolyabban veszik őt a beszállítók.
Ezzel szemben egy beosztott beszerzőnek (akár operatív, akár stratégiai) jóval nehezebb dolga van. Mit lehet ilyenkor tenni? Milyen eszközök vannak a kezünkben, amire esetleg nem gondolnánk? Hogyan lehet egyszerre motiválni, ill. nyomást alatt tartani a beszállítót a jobb teljesítmény érdekében?
Lássunk pár olyan konkrét ötletet, amelyet én magam is alkalmaztam már beszerzési asszisztens, aztán később “normál” beszerzői koromban, és láss csodát: beváltak! Mindegyikhez szükséges lesz, hogy valamilyen mértékben változtass a jelenlegi tárgyalási stílusodon, munkavégzéseden – hiszen abból indulunk ki, hogy ez eddig nem volt elég…. – azaz próbálj ki új technikákat! Minél – számodra meglepőbb – dolgot próbálsz ki, annál kisebb az esélye, hogy ezzel már találkozott a beszállítód, azaz annál nagyobb hatást tudsz rá gyakorolni!
Alapvetően két főbb tárgyalási, ill. beszállító menedzselési stratégiát kell alkalmazni:
- Motiválnom kell a beszállítót, jóban kell lennem vele, és segíteni, ha tudok (még ha ez esetleg plusz munkával is járhat nekem)
- Ezzel egyidejűleg, ellenőriznem kell a tevékenységét, azaz egyre fokozódó módon éreztetni kell vele, hogy én vagyok a “VEVŐ” (Tudod, mint az Összeomlás című filmben : ) De aztán, ha megnézted, gyere vissza hozzánk, érdemes : )). Ha a pozíciómnak nem adja meg a kellő tisztelet, akkor adja meg a mögöttem lévő cégnek, a megrendelés értékének, a beszerzési folyamatainknak, aminek a végén akár ki is kerülhet a cégünktől!
Arra gondolj, hogy ha egy beszállító nem együttműködő veled, akkor egyrészt ennek rengeteg olyan vélt vagy valós oka lehet, amit jó vele tisztázni (hátha valamelyik kollégád – vagy éppen a beszerző elődöd… – bántotta meg őt valamivel), másrészt, az ő negatív hozzáállása lehet, hogy nem is neked szól személy szerint, hanem egyszerűen a “vevői oldalnak”; őneki ilyen a hozzáállása más beszerzőkkel is. Ez természetesen nem menti fel az ilyen beszállítókat, csak megmagyarázza a cselekvésüket : )
Az alábbi lépéseket érdemes megtenned:
- Gyűjts információt!
- Építsd fel a magad, a szakmai renoméd!
- Segítsd a beszállítót!
- Legyél benne az információ áramlásban!
- Mérd a teljesítményét (akár saját hatáskörödben, magadnak), jelezz neki vissza proaktívan!
- Alkalmazd a szükséges tárgyalási taktikákat.
Cikksorozatunk első részében az első két akcióra térünk ki.
- Gyűjts információt! Mielőtt bármit is teszel, legyél képben, tudd meg:
- Milyen a beszállító jelenlegi teljesítménye, és hogyan tudod ezt bizonyítani?
- Milyen vevők vagytok, miket hibáztatok esetleg a beszállítóval kapcsolatban? Vajon tud-e is erről a beszállító? Hogyan élte meg?
- Mi motiválja a beszállító kapcsolattartóját? Szereti a munkáját, vagy sem? Elvárják tőle a meglévő ügyfelek megfelelő kiszolgálását (pl. KAM munkakör), vagy az új ügyfeleket értékelik? Mennyire ért a szakmájához? Kivel van jóban a saját cégén, és a ti cégeteken belül? Milyen juttatási/motivációs rendszerben dolgozhat? Hogy milyen információkat érdemes még összegyűjteni a beszállítóról? Írj nekem közvetlenül és elküldöm!*
- Építsd fel magad. Éreztesd a beszállítóval, hogy nem magánemberként tárgyalsz vele, hanem egy céget, egy vezetőséget képviselsz:
- Készíts egy látványos, színes-szagos prezentációt a beszerzési folyamataitokról! Nem kell hosszút, de legyen benne, hogy mi alapján kerül be egy beszállító, hogyan értékelitek őket, és mi alapján kerülhet ki egy beszállító. Ha legközelebb találkozol vele vetítsd le! Ha nem találkoztok, akkor küldd el neki emailen, és utána beszélj neki róla telefonon! Az apropó az legyen, hogy szeretnéd áttekinteni vele a kapcsolatotokat…Ha kell egy jó prezentációs minta szerkeszthető (ppt) formátumban, akkor szívesen elküldöm a sajátomat. Írj nekem*!
- Ugyanilyen prezentációt érdemes készítened (ill. biztos már van is ilyen valahol) a cégetekről: mekkora méret, hány ország, stb. Térj ki arra is, hogy bár a beszállítónak lehetnek jó kapcsolatai a társosztályokkal, neked ők mégis csak a kollégáid, akikkel napi szintű kapcsolatban vagy, riportolsz neki, javaslatokat tehetsz, stb.
- Ha nem vagy döntéshozó, akkor DÖNTÉSELŐKÉSZÍTŐ vagy!! Ez nagyon fontos feladatkör, tudjuk jól – vagy majd meg tudja tőled a beszállító – hogy a döntéselőkészítők “jól oda tett”, objektív javaslatait a döntéshozók 80-90%-ban meg szokták fogadni. Tudjál pár konkrét példát mondani a beszállítónak (természetesen bizalmas információk nélkül), hogy higgyen neked. Tipp a merészeknek: a cégkultúrát figyelembe véve, ne hivatalos módon említsd a vezetőséget, hanem “lazán”, spontán módon, mint akinek kitűnő emberi kapcsolatai is vannak velük : )
- Térj ki arra, hogy miben vagy jó, például, hogy korábban hol dolgoztál, mi a feladatköröd.
- Közöld az elvárásaid a beszállítóval!
Cikkünk második részében a többi eszközzel folytatjuk.
Addig is, ha szeretnél még hatékonyabb tárgyalni a beszállítókkal, akkor csatlakozz hozzánk febr 24-25-én a Beszerzési tárgyalástechnikai workshop-on.
Ha meg szeretnél további beszállító menedzsment, beszállító értékelő tippeket kapni, akkor nagyon hasznosnak fogod találni a Beszerzési kategória menedzsment képzést (2016.03.02-03.)
Házon belül szeretnéd erősíteni a tekintélyed, szeretnél gyorsabban előrébb jutni? Szeretnéd jobban kezelni az embereket? Erre van a Beszerzési marketing képzésünk (2016.05.19.)
* ha tudok segíteni, akkor nyugodtan írj nekem (kattints ide), szívesen teszem. Tanácsadók kérem kíméljenek! : ) Köszönöm!
Südy György
beszerzési oktató, és tanácsadó
Teljes képzési naptár:
