Az előző részben a vállalat tulajdonosi hátterét, a cég történetét és a pénzügyi helyzetét, valamint szervezeti felépítésének lehetséges gyenge pontjait vizsgáltuk meg.
Árajánlatkérés előtt érdemes a beszállítókat előminősíteni, illetve időnként az ellenőrzést megismételni. A feltárt adatok alapján nagyobb valószínűséggel hozunk jó döntést, illetve csökkenthetjük a beszerzési kockázatokat. Milyen tényezőket vizsgálhatunk egy ilyen ellenőrzés alkalmával? Erről szól ez a 3 részes sorozat.
Ebben a részben egy a beszállító belső folyamatainak nézünk utána. Ezt a részét az ellenőrzésnek, már csak azért sem érdemes kihagyni, hiszen ezen áll vagy bukik, hogy a megrendelt termék vagy szolgáltatás a megfelelő minőségben és időben álljon majd rendelkezésünkre.
Belső folyamatok
Manapság a legtöbb komoly vállalkozás rendelkezik valamilyen ISO tanúsítvánnyal. Érdemes azonban odafigyelni arra, hogy a tanúsítvány megléte önmagában még nem feltétlenül jelenti azt, hogy a folyamatok tökéletesen működnek. Éppen ezért jobb, ha vevőként ezt magunk is ellenőrizzük. A legjobb, ha személyesen elmegyünk és megnézzük, de ha erre nincsen időnk, legalább a legfontosabb folyamatleírásokat, dokumentumokat kérjük el, hiszen a cég belső folyamatai biztosítják az alapot a vevők gördülékeny kiszolgálásához.
- Minőségügyi tanúsítványok megléte/ hiánya
- melyik szabvány szerint tanúsított a cég
- mikor volt a tanúsítás
- melyik tanúsító cég végezte
- szükséges-e megújítás rövid időn belül
- milyen észrevételeket, javaslatokat fogalmaztak meg az auditorok a legutóbbi audit során
- Dokumentumkezelés menete, erre vonatkozó szabályok előírások
- Dokumentum sablonok (ajánlat, szerződés, stb.) megléte/hiánya, forrása
- Adatkezelés (személyes, bizalmas, hírlevél szolgáltatás, stb.)
- Szabályzatok megléte/hiánya
- Munkaköri leírások megléte/hiánya, tartalma, frissessége
- Ügyviteli rendszer van-e, melyik, mióta, és mennyire használják ki annak előnyeit
- Beszerzés hatékonysága (beszállítók száma, szerződések kora, árak, folyamat, stb.)
- Hulladékkezelésre vonatkozó belső előírások, veszélyes hulladék kezelése
- Milyen módon győződnek meg a saját termékeik minőségének megfelelőségét és milyen gyakorisággal ellenőrzik, erről milyen dokumentumok készülnek
- vevői és beszállítói reklamációkezelés menete
- Milyen lehetőséget biztosít a cég a belső, munkatársi javaslatok ösztönzésére
Számtalan apró pont, aminek a szabályozása, a munkatársak ez irányú képzése, majd a szabályok betartásának ellenőrzése, és a szabálykövetés jutalmazása azt eredményezi, hogy első ránézésre két hasonló kaliberű cég termékei és szolgáltatásai között ég és föld lesz a különbség.
Südy György – Németh Eszter
