A beszerző mint magánnyomozó

A karácsonyi roham közeledtével egyre többször jelennek meg olyan híradások, hogy a megrendelt árukat nem kapjuk meg, vagy helyette értéktelen dolgokat küldenek a webshopok.

Miután érezzük már a bajt rendszerint semmilyen jogorvoslati módszer nem áll rendelkezésünkre, a legtöbb esetben bottal üthetjük a pénzünket. Bizton állíthatom, hogy kellő odafigyeléssel, körültekintéssel ezek a fiaskók teljesen elkerülhetőek lennének.

Szerencsére az iparban az ilyen szintű csalások meglehetősen ritkák, és csak szórványosan fordulnak elő. ennek az egyik fontos oka, hogy a beszerző társadalom, sokkal elővigyázatosabb, a legkisebb „lyukba is belenéz”, hogy biztonságban tudja a vállalat pénzét.

A cikk szerzője: Holczmann Balázs

A beszerzési folyamatok egyik legjelentősebb mozzanata, a beszállító értékelés és előszűrés, kifejezetten akkor, amikor egy új együttműködés van kibontakozóban. Biztosan stabil partnerre leltem? Hogyan deríthetném ki a beszállító állapotát, esetleges potenciális gyengeségeit, mit tegyek annak érdekében, hogy biztosítsam az egészséges üzleti kapcsolat lehetőségét már a kiválasztás folyamata alatt? Ugyan nagy titkok nincsenek, de szeretnék egy csokor jótanácsot átnyújtani, ami segíthet olyan mankót adni, melynek segítségével meglehetősen biztosak lehetünk abban, hogy a beszállítóink milyen aktuális formában vannak.

Az egyik leggyakrabban használt monitorozási fortély a nyílt cégadatok lekérése. Ez azt gondolom annyira belépő szint egy beszerző életében, hogy sok szót nem is érdemes ráfecsérelni (igazságügyi Minisztérium cégnyilvántartása, NAV listák, stb.). Mindezt a kutakodást könnyen átugorhatjuk, ha valamelyik nagy minősítő/céginformációs vállalat rendszerét használjuk. Az adatokat látva könnyen felmérhető egy gazdasági társaság pénzügyi stabilitása, alkalmazottainak létszáma, tulajdonosi köre. Fontos és érdemes elidőzni a kapcsolati háló kiértékelésével, mert így egy teljesebb képet kaphatunk a tulajdonosi kör üzleti tevékenységeiről. A cégadatok mélyebb analitikája ugyan sokkal pontosabb információhoz juttathat minket (erről majd egy későbbi cikkben részletesebben is írok), de az alapszintű adatokat kötelező ellenőrizni.

Butaság lenne azonban azt gondolni, hogy ha ennyit megtettünk, akkor biztosak lehetünk abban, hogy körültekintően jártunk el. Kis értékű beszerzéseknél talán elég is ennyi, de amennyiben a volumen nagysága megkívánja, nem hagyhatjuk annyiban az adatgyűjtést, akkor innen indul csak igazán a nyomozási tevékenység. Nem kell azonban Ace Ventura-ként álruhát öltenünk, mert a keresett információk minden esetben könnyen elérhetőek, csak tudnunk kell hol keressük.

Ezt a tevékenységet OSINT-nak (Open Source Intelligence) nevezzük és annyit takar, hogy a nyilvánosan elérhető adatbázisok felhasználásával próbálunk a vállalkozásról, tulajdonosairól információhoz jutni.

Mik is ezek a források? Talán túl triviálisnak tűnik, de tulajdonképpen a legkönnyebben elérhető adatbázisok a közösségi hálók. Elég csak felmenni a Facebookra, LinkedIn-re, és könnyen ellenőrizhetjük a partnereink tevékenységet. Ha azt látjuk például, hogy drága nyaralásokról, autókról, luxus életről posztol egy cégtulajdonos, akkor biztosak lehetünk abban, hogy némi saving elérésének biztosan lesz helye az adott vállalkozásnál (itt azonban érdemes visszaemlékezni a cégadatokból kinyert kapcsolati hálóra, mert könnyen előfordulhat, hogy egy-egy cégtulajdonos amennyiben több cégben is érdekelt, nem feltétlen a nekünk beszállító cégből szerzi a vagyona javát.) Fontos, hogy a bejegyzések hitelesek legyenek és összhangban legyenek a cég értékeivel. Ha nem így történik, az minimum gyanakvásra kell, hogy okot adjon.

Szintén fontos a Google maps gyakori használata is. Javasolt a partner székhelyét, telephelyeit a térképen ellenőrizni, minden esetben használva a street view-t is. Ezáltal adat nyerhető a gazdálkodó szervezet ingatlanjairól, és esetleg az is kiszúrható, hogy milyen más cégek léteznek még szintén azon a címen, illetve egyáltalán létezik-e valamilyen épület ott ahol lennie kellene.

Az OSINT természetesen nem a szent Grál a Beszerzők kezében, de a használatához szintén kell a „józan paraszti ész”. Arra is gondolnunk kell, hogy a nyíltan elérhető adatok manipulatívak is lehetnek. Arra nincs garancia, hogy amit találunk az igaz-e. Elég ha csak az Insta celebekre gondolunk, biztos vagyok abban, hogy a bemutatott életük alacsony százalékban találkozik a valósággal.

Különösen nagy volumenek illetve speciális igények esetében azonban feltétlen szükséges a beszállító fizikai meglátogatása is. Így tudunk a legkönnyebben benyomást szerezni az általános rendezettségről, és a vállalati kultúráról. Láthatjuk a gyártó gépeket, beszélhetünk az alkalmazottakkal. Ilyen esetekben tanácsos egy kukkantást vetni a mellékhelyiségekre, és a közös terekre, úgy mint étkező, dohányzó, öltöző, stb. Ezeknek az állapota, tisztasága beszédes lehet a cégre nézve. Speciális esetekben, amikor például céges szervereinknek keresünk külső szolgáltatót, szintén kötelező a személyes ellenőrzés, hisz adataink biztonságához az is hozzá tartozik, hogy -fizikálisan is- idegenek számára megközelíthetetlennek kell lennie. Ha tehát azt látjuk, hogy a szerverszoba ajtaján még zár sincs, biztosan jobb döntés lesz más partnert keresni.

Sokan hajlamosak a mai Covid-os világban elhanyagolni a személyes jelenlét fontosságát, de csak képzeljünk abba bele, hogy egy frappáns profin összeállított weblapot manapság bárki tud készíteni, lehet jól szerkesztett ajánlatot küldeni. Rendben lehetünk cégadatok szintjén is, ám ezek mind virtuális adatok, melyet bárki bármikor kis túlzással előállíthat. Azonban szervezetet, gyárat, munkatársakat, berendezéseket nem lehet varázsolni, ha ezek jelen vannak akkor a beszállító biztosan végez tevékenységet a való életben is.

Különös esetekben érdemes még mélyebbre ásni, és nem szentségtörés, ha akár az ingatlan tulajdoni lapját is lekérjük. Ekkor látható lehet, hogy a cég tulajdonosa-e az ingatlannak, milyen terhelések, követelések vannak bejelentve, stb.

A fenti alapvető praktikák természetesen nem adnak teljes metszetet az adatgyűjtés teljeskörű folyamataiba, bár azért az jó közelítéssel állítható, hogy ha a fenti adatszerzés után a lehetséges partnerünk még mindig fényesen tündököl, nem fogunk nagyot hibázni, ha üzleti kapcsolatra lépünk. Látható, hogy „az információ hatalom” frázist bár közhelyként használjuk, továbbra is érvényes megállapítás az egyre digitalizált világunkban is. Ám annyiban még szerencsésnek is mondhatjuk magunkat, hogy a digitalizáció elterjedésével, még több és még könnyebben elérhetőek adataink. Mi is a beszerző legjobb barátja? Tehetnénk fel a kérdést, és bár a válaszok széles spektrumon mozognának, a legfontosabb tényező továbbra is az INFORMÁCIÓ.

Holczmann Balázs