Milyen lehetőségeket rejt a digitalizáció a beszerzésben?

Az idén negyedik alkalommal került megrendezésre a Beszerzői Bár névre keresztelt szakmai konferencia, amelyen lehetőségem volt kerekasztal beszélgetés moderátorként, illetve előadóként részt venni, digitalizáció témakörben. Külön örültem a felkérésnek, mert a folyamatfejlesztés nagykövetének vallom magam, amelynek egyik legjelentősebb – ha nem a legjelentősebb – tartópillére maga a digitalizáció.

Palkovits Ágnes, beszerzési szakértő, korábbi MKB Beszerzési központ vezető
Palkovits Ágnes, beszerzési szakértő, korábbi MKB Beszerzési központ vezető

Hiszek benne, hogy a jól kialakított szabályrendszerek, illetve folyamatok támogatják a munkánkat és javítják az eredményességünket. A jól automatizált/digitalizált folyamatok pedig növelik a hatékonyságunkat, amivel hosszú távon egyértelműen időt és pénzt takaríthatunk meg.

Kerekasztal beszélgető társaimmal az alábbi témákat jártuk körbe annak érdekében, hogy hasznos információval szolgáljunk azoknak is, akik még csak bontogatják a digitalizáció virágának szirmait, illetve azoknak is, akik már zászlóshajóként szelik a digitalizáció tengerének hullámait.

Mit értünk egyáltalán digitalizáció alatt?

A digitalizáció fogalma az elmúlt évek robbanásszerű informatikai fejlődésének köszönhetően átalakult. Ma már az MS Office megoldásokat nem is számoljuk ide, sokkal inkább a sharepoint, BI, ERP, eProcurement – aukció, P2P, S2P -, interface, RPA megoldásokat, valamint a mesterséges intelligenciát. Utóbbi a jövő, de a hazai beszerzési szakma még nem alkalmazza, ezért ezt a témát beszerzési digitalizáción belül nem taglaltuk.

Milyen főbb kihívásokkal nézünk szembe a folyamataink digitalizációja előtt?

Változó rendszerkörnyezet, vagyis integrálhatóság kérdése. Szemléletváltás hiánya, vagyis az újtól való félelem, annak elutasítása. Valamint a cégen belüli elégedettség kérdése, azaz a Beszerzés megítélése.

Mindezen kihívások kezeléséhez kulcs, ha hosszú távon gondolkodunk, a tervezésbe bevonjuk a releváns szakterületeket is, a folyamatokon is fejlesztünk és észszerűsítünk, illetve a jövőbeli előnyöket a lehető legtöbb platformon népszerűsítjük.

E-Beszerzési rendszer kiválasztás kritériumai és a rendszer bevezetés sikertényezői

Tedd meg!

  • Kérj részletes pályázói demót és személyes beszélgetéseket.
  • Vond be az Informatikai szakterületet a kiválasztásba és későbbi üzemeltetésbe.
  • Hagyj elegendő időt az implementálásra (nem vártra is).
  • Jelölj ki projektmanagert és projekt csapatot (!) is.
  • Készíts előre részletes ütemtervet (bit szinten, felelősökkel).
  • Ismertesd meg a bevezető partnerrel a beszerzési folyamataitokat, közös upgrade legyen a cél a jó eredmény érdekébe – ahol szükséges (!).
  • Mindenképpen számolj rendszer supporttal (!).
  • Tarts élő demós oktatásokat, amik videóanyagát elérhetővé, visszanézhetővé teszed.
  • Végeztess rendszer auditot bizonyos időközönként (2-3 évente).

Kerüld el!

  • Ne a tender scope megírásán spórolj időt – gondos tervezés és specifikáció fontossága.
  • Ne hagyd ki a tenderből az egyéb releváns szakterületeket.
  • Ne sajnáld az időt a tendereztetésre – az ördög a részletekben rejlik.
  • Ne válassz olyan implementáló partnert, aki a beszerzésben nem feketeöves.
  • Ne rövidtávon gondolkozz – válassz fejlődő rendszert és gondolj a későbbi szükséges interface-ekre is.
  • Ne a jelenlegi folyamataidat akard implementálni egy az egyben (!).

A konferenciát megelőző gyors, kérdőíves felmérés válaszadóinak 70%-a használ a cégénél legalább e-Aukciós megoldást, illetve ennek a bázisnak 49%-a alkalmaz további e-Beszerzési modulokat is. Bíztatok mindenkit a rendelkezésre álló rendszer lehetőségek bővítésére a folyamatok fejlesztésével együtt.

Mi is az az RPA és hogyan támogathatja a munkánkat?

Az RPA – Robotic Process Automation – szoftveres folyamat automatizációt jelent. Napjainkban egyre többen, de még mindig nem elegen ismerik az ebben rejlő lehetőségeket. A konferenciát megelőző kérdőíves felmérés válaszadóinak 14%-a használ a cégénél valamilyen folyamat robotizációs megoldást – főként számviteli területen.

A robotok megbízhatóak, megállás nélkül futnak, hibamentesek, villámgyorsak. Időt és értékes munkaerőt szabadíthatnak fel. Robotizálható minden olyan folyamat, ahol a végrehajtás lépései standardok, az üzleti szabályok definiálhatóak, strukturált elektronikus adatok rendelkezésre állnak,

nagyfokú a manualitás és/vagy magas a tranzakciószám, magas előfordulási gyakoriság jellemző, illetve az üzleti kivételek száma alacsony. Mindenkit biztatok rá, hogy ezen szempontok mentén gondolja végig (beszerzési) tevékenységét – jó eséllyel automatizálható folyamatokra fog bukkanni!

RPA szempontból leginkább automatizálható beszerzési folyamat példák

  • Szállítói előminősítéshez táblázatok gyártása több adatbázisból, egyszerű kiértékelése;
  • Döntéselőkészítő sablon elkészítése eProc rendszerből;
  • BMIG (és TIG, MIGO) / PO keletkeztetése – kevesebb licence;
  • Szállítótörzs és/vagy anyagcsoport szinkronizáció eProc és ERP rendszerek között;
  • Sablonizált szerződéses metaadatok adatbázisba rendelése (OCR, UIPath motor, stb), nyilvántartása;
  • Áram és gázbeszerzés – árfigyelés, alert küldés;
  • Riporting, dashboardok – akár ERP-ből, vagy máshonnan -, kiküldés, adatbázisba töltés, stb.

A fenti best practise-ek figyelembevételével arra sarkallok minden kedves Kollégát, hogy lépjen rá a digitális fejlődés útjára, vagy menjen tovább az úton, ha már elindult rajta, hiszen ez ma már a hatékonyan managelt vállalkozások egyik elengedhetetlen sikertényezője.

Szerző: Palkovits Ágnes, beszerzési szakértő, korábbi MKB Beszerzési központ vezető

Címlapfotó: cottonbro studio