Az idén negyedik alkalommal került megrendezésre a Beszerzői Bár névre keresztelt szakmai konferencia, amelyen lehetőségem volt kerekasztal beszélgetés moderátorként, illetve előadóként részt venni, digitalizáció témakörben. Külön örültem a felkérésnek, mert a folyamatfejlesztés nagykövetének vallom magam, amelynek egyik legjelentősebb – ha nem a legjelentősebb – tartópillére maga a digitalizáció.
Hiszek benne, hogy a jól kialakított szabályrendszerek, illetve folyamatok támogatják a munkánkat és javítják az eredményességünket. A jól automatizált/digitalizált folyamatok pedig növelik a hatékonyságunkat, amivel hosszú távon egyértelműen időt és pénzt takaríthatunk meg.
Kerekasztal beszélgető társaimmal az alábbi témákat jártuk körbe annak érdekében, hogy hasznos információval szolgáljunk azoknak is, akik még csak bontogatják a digitalizáció virágának szirmait, illetve azoknak is, akik már zászlóshajóként szelik a digitalizáció tengerének hullámait.
Mit értünk egyáltalán digitalizáció alatt?
A digitalizáció fogalma az elmúlt évek robbanásszerű informatikai fejlődésének köszönhetően átalakult. Ma már az MS Office megoldásokat nem is számoljuk ide, sokkal inkább a sharepoint, BI, ERP, eProcurement – aukció, P2P, S2P -, interface, RPA megoldásokat, valamint a mesterséges intelligenciát. Utóbbi a jövő, de a hazai beszerzési szakma még nem alkalmazza, ezért ezt a témát beszerzési digitalizáción belül nem taglaltuk.
Milyen főbb kihívásokkal nézünk szembe a folyamataink digitalizációja előtt?
Változó rendszerkörnyezet, vagyis integrálhatóság kérdése. Szemléletváltás hiánya, vagyis az újtól való félelem, annak elutasítása. Valamint a cégen belüli elégedettség kérdése, azaz a Beszerzés megítélése.
Mindezen kihívások kezeléséhez kulcs, ha hosszú távon gondolkodunk, a tervezésbe bevonjuk a releváns szakterületeket is, a folyamatokon is fejlesztünk és észszerűsítünk, illetve a jövőbeli előnyöket a lehető legtöbb platformon népszerűsítjük.
E-Beszerzési rendszer kiválasztás kritériumai és a rendszer bevezetés sikertényezői
Tedd meg!
- Kérj részletes pályázói demót és személyes beszélgetéseket.
- Vond be az Informatikai szakterületet a kiválasztásba és későbbi üzemeltetésbe.
- Hagyj elegendő időt az implementálásra (nem vártra is).
- Jelölj ki projektmanagert és projekt csapatot (!) is.
- Készíts előre részletes ütemtervet (bit szinten, felelősökkel).
- Ismertesd meg a bevezető partnerrel a beszerzési folyamataitokat, közös upgrade legyen a cél a jó eredmény érdekébe – ahol szükséges (!).
- Mindenképpen számolj rendszer supporttal (!).
- Tarts élő demós oktatásokat, amik videóanyagát elérhetővé, visszanézhetővé teszed.
- Végeztess rendszer auditot bizonyos időközönként (2-3 évente).
Kerüld el!
- Ne a tender scope megírásán spórolj időt – gondos tervezés és specifikáció fontossága.
- Ne hagyd ki a tenderből az egyéb releváns szakterületeket.
- Ne sajnáld az időt a tendereztetésre – az ördög a részletekben rejlik.
- Ne válassz olyan implementáló partnert, aki a beszerzésben nem feketeöves.
- Ne rövidtávon gondolkozz – válassz fejlődő rendszert és gondolj a későbbi szükséges interface-ekre is.
- Ne a jelenlegi folyamataidat akard implementálni egy az egyben (!).
A konferenciát megelőző gyors, kérdőíves felmérés válaszadóinak 70%-a használ a cégénél legalább e-Aukciós megoldást, illetve ennek a bázisnak 49%-a alkalmaz további e-Beszerzési modulokat is. Bíztatok mindenkit a rendelkezésre álló rendszer lehetőségek bővítésére a folyamatok fejlesztésével együtt.
Mi is az az RPA és hogyan támogathatja a munkánkat?
Az RPA – Robotic Process Automation – szoftveres folyamat automatizációt jelent. Napjainkban egyre többen, de még mindig nem elegen ismerik az ebben rejlő lehetőségeket. A konferenciát megelőző kérdőíves felmérés válaszadóinak 14%-a használ a cégénél valamilyen folyamat robotizációs megoldást – főként számviteli területen.
A robotok megbízhatóak, megállás nélkül futnak, hibamentesek, villámgyorsak. Időt és értékes munkaerőt szabadíthatnak fel. Robotizálható minden olyan folyamat, ahol a végrehajtás lépései standardok, az üzleti szabályok definiálhatóak, strukturált elektronikus adatok rendelkezésre állnak,
nagyfokú a manualitás és/vagy magas a tranzakciószám, magas előfordulási gyakoriság jellemző, illetve az üzleti kivételek száma alacsony. Mindenkit biztatok rá, hogy ezen szempontok mentén gondolja végig (beszerzési) tevékenységét – jó eséllyel automatizálható folyamatokra fog bukkanni!
RPA szempontból leginkább automatizálható beszerzési folyamat példák
- Szállítói előminősítéshez táblázatok gyártása több adatbázisból, egyszerű kiértékelése;
- Döntéselőkészítő sablon elkészítése eProc rendszerből;
- BMIG (és TIG, MIGO) / PO keletkeztetése – kevesebb licence;
- Szállítótörzs és/vagy anyagcsoport szinkronizáció eProc és ERP rendszerek között;
- Sablonizált szerződéses metaadatok adatbázisba rendelése (OCR, UIPath motor, stb), nyilvántartása;
- Áram és gázbeszerzés – árfigyelés, alert küldés;
- Riporting, dashboardok – akár ERP-ből, vagy máshonnan -, kiküldés, adatbázisba töltés, stb.
A fenti best practise-ek figyelembevételével arra sarkallok minden kedves Kollégát, hogy lépjen rá a digitális fejlődés útjára, vagy menjen tovább az úton, ha már elindult rajta, hiszen ez ma már a hatékonyan managelt vállalkozások egyik elengedhetetlen sikertényezője.
Szerző: Palkovits Ágnes, beszerzési szakértő, korábbi MKB Beszerzési központ vezető
Címlapfotó: cottonbro studio
