Volt szerencsém (vagy szerencsétlenségem…) eltölteni egy szemmel jól látható időt egy startup cég életében beszerzési vezetőként, és megtapasztaltam annak minden jó és rossz oldalát…
Egy nagyon kellemes korai őszi napon sétáltam be a fancy irodaház kapuján azzal a reménnyel, hogy egy világmegváltó szabadalommal rendelkező startup cég beszerzéseit fogom rendbe rakni. A cég a covid előtt rettentő sikeres volt, és az újabb egetrengető sikerek előtt szerették volna szabályozni a beszerzéseket, mert korábban a csúcson ellátási nehézségeik voltak, nem is bírtak minden megrendelést kiszolgálni, és persze nem biztos, hogy a legjobb áron vették az anyagokat.
A tanulság: a beszerzés egy rettentő hasznos kontrolling funkció bármilyen startup életében
A cég az alapítás után felépítette a gyártási funkciót, induláskor a baráti és ismeretségi, beszállítói körökből összeszedték az olyan embereket, akik hajlandóak voltak beszállni egy garázscég életébe és funkcionálisan képesek voltak ellátni a feladatukat, hiszen le tudták gyártani időre, megfelelő minőségben a termékeket. Természetesen a beszállítói kör is az ismeretségi körből kerül ki ilyen esetben, – hozzáteszem egy induló cég esetében én is az ismerőseimmel kezdenék el együtt dolgozni – akik úgy szintén remekül ki tudták szolgálni a céget az induláskor szükséges szinten.
De elkezdett növekedni a cég, miközben cipelik tovább magukkal a milliárdos bevétel mellett is ezeket a cégeket. Befektetői nyomásra elkezdik a garázs-állományt összeereszteni a corporate világból érkező managerekkel. Abban a pillanatban üt be a káosz, amikor a korábbi szokásokat elkezdik terhelni olyan kérdések, hogy megfelel-e a szabványoknak a beszállított áru, termék? Milyen dokumentációkkal rendelkezünk a különböző beépítésre kerülő alkatrészek kapcsán, munkavédelem, ISO, GMP, stb., stb. És mindenki egymásra mutogat…
Mit tesz ilyenkor a beszerzés?
Ebben a helyzetben egy tapasztalt beszerzési vezető, (beszerzes.hu-s) tanácsadó a sok éves tapasztalatával képes átlátni a helyzetet és rendezni a kapcsolatot a beszállítóval, vagy meg tudja találni azokat a beszállítókat, akik képesek kiszolgálni a megfelelő szabványok, dokumentációs kívánalmak mentén a céget, és stabilitást tud hozni az alapanyagbeszerzésbe.
Majd tovább haladva képes feltárni az olyan szokásokat, hogy miért a termelési adminisztrátorok járnak heti több alkalommal kávét, higipapírt, írószert beszerezni és a tail spend esetében miért van 3 millió forint kiadásra 82 beszállító és 450 számla. Vagy miért van a gyártásban dolgozó 12 kollégán 12 különböző típusú munkavédelmi cipő. Vagy a corporate világból érkező kollégák miért szeretnének 10 milliós tanácsadói szerződéseket kötni arra, hogy egy külső cég ellása azokat a feladatokat, amire ők lettek alkalmazva.
Beszerzőként szemléletet tudunk adni a cégnek, hogy kezdjenek el adat alapon gondolkodni, hogy a karbantartási anyagokat ne bemondás alapján szerezzük be sok tízezer eurós készleteket polcon tartva, hanem egy historikus adatokat vizsgáló karbantartási terv alapján határozzák meg a minimum készleteket. De ilyen lehet az is, hogy a cég elkezdjen TCO-ban gondolkodni a legolcsóbb ár, vagy a legszebb baráti ígéret helyett.
Azt gondolom, hogy a startup cégek életében egy átfogó kontroll funkciót tud megvalósítani egy beszerző jelenléte és szakértelme, akivel olyan felesleges kiadásokat lehet elkerülni, amelyek hosszú időn keresztül terhelnék a cég cash flowját, vagy csak pusztán felesleges adminisztrációval és eltöltött idővel járnak.
Ezért mondjuk mindig, hogy startupok és felnövő KKV-k életében is hasznos meglátásokat tud adni akár csak egy konzultáció keretében foglalkoztatott beszerzési szakértő.
A cikk szerzője: Silye Zoltán beszerzési szakértő.
Címlapfotó: Alena Darmel
Többek között erről a témáról is fogunk beszélgetni a Beszerzői Bár 4.0-án is! Hozzátennéd a nézőpontod? Írd meg nekünk véleményed a beszerzes@beszerzes.hu címre!
